Vyvarujte sa a znižujte náklady - správa nákladov -

Zhromažďujte a vyhodnocujte informácie o nákladoch

Ktoré náklady sú v skutočnosti nadbytočné? Ktoré je možné znížiť? Na zodpovedanie týchto otázok je potrebné zhromaždiť a vyhodnotiť údaje a informácie o nákladovej situácii. Ďalej uvádzame niektoré oblasti, ktoré je potrebné preskúmať podrobnejšie. To často skrýva potenciálne úspory. Aby ste ich objavili a potom sa im vyhli alebo znížili náklady, musíte vykonať analýzu nákladov. Musí byť vypracované nasledovné:

Kto alebo čo vedie k tomuto združeniu nákladov? Čo je spúšťačom?
Čo by sa stalo, keby boli vylúčené spúšťacie alebo nákladové skupiny (krátkodobé, dlhodobé)?
Čo konkrétne musíte zmeniť, aby ste znížili náklady?

Existuje niekoľko metód a nástrojov, pomocou ktorých je možné určiť, ktoré náklady sú zbytočné. Niektoré z nich sú uvedené a vysvetlené ďalej.

Skontrolujte funkcie a vlastnosti produktu

Čo vlastne zákazník potrebuje? Náklady vznikajú, keď si zákazník kúpi produkt alebo použije službu. To je dobrá vec. Zákazník ale nie vždy dostane presne to, čo potrebuje alebo čo chce. Často dostane viac - príliš veľa. Produkty majú funkcie a vlastnosti, ktoré zákazníci neocenia. Dali by sa zoštíhliť a stále by kupoval rovnaký počet zákazníkov za rovnakú cenu.

Aby bolo možné rozpoznať, ktoré funkcie a vlastnosti produktu alebo služby sú nadbytočné, je potrebné ich presne analyzovať vo vzťahu k požiadavkám zákazníka. Metódy pre:

Ako fungujú, si môžete prečítať v príslušnej kapitole manuálu.

Vyčistite portfólio produktov

Ale nielen jednotlivé funkcie alebo funkcie môžu byť nadbytočné, z programu môžu byť odstránené aj celé produkty alebo ponuky služieb bez toho, aby došlo k poškodeniu spoločnosti. Spôsobujú vysoké náklady na výrobu, skladovanie a správu a napriek tomu sa (rovnako dobré) už nepredávajú.

Ukazovatele súvisiace s výrobkom, ako napríklad:

Podiel na celkových tržbách
príspevok na úhradu
Obrat zásob

Niektoré z týchto produktov môžu zostať v programe zo strategických dôvodov. Napríklad ak sa spoločnosť v konkurencii umiestni ako poskytovateľ kompletných služieb a je ako taká zákazníkmi uznávaná a hodnotená.

Príklad: rozmanitosť výrobkov

Okrem mäsa a klobásy mäsiar Meyer predáva aj chlieb a rožky. Často zostáva večer pečivo, ktoré musí mäsiar vyhodiť. Na prezentáciu pečiva tiež potrebuje časť svojej predajnej miestnosti.

Ale vie: veľa zákazníkov si počas svojej prestávky príde kúpiť sendvič. A veľa z nich sú noví zákazníci, ktorí za ním často prichádzajú kvôli svojim mäsám a klobásam. Príspevková marža sendviča sa počíta veľmi dôsledne. Keby prestal predávať rožky a chlieb, aby ušetril náklady?

Skontrolujte zákaznícku základňu a hodnoty zákazníkov

Niektorí zákazníci sú lojálni a sú k spoločnosti pripútaní ako lopúch. To však nevyhnutne neznamená, že sú ziskové. Zákazníci musia tiež preskúmať: Zarábate so zákazníkom toľko peňazí, aby ste pokryli svoje náklady? Dôležitou metrikou, ktorá to odhaľuje, je hodnota pre zákazníka. Zákazník je atraktívny, iba ak je pozitívny a dosahuje minimálnu úroveň. Všetci ostatní zákazníci zvyčajne spôsobujú vyššie náklady, ako prinesú. Mali by ste sa s týmito zákazníkmi rozlúčiť.

Pre hodnotu zákazníka je rozhodujúci zisk alebo marža príspevku, ktorá sa u zákazníka vytvorí v priebehu jeho životnosti. Ak sú trvale negatívne alebo príliš nízke, zákazník je kandidátom na odstránenie. Môžu však existovať aj dobré dôvody na akceptovanie nízkej alebo dokonca negatívnej marže príspevku a starostlivosť o zákazníka. Napríklad, ak zákazník:

je dôležitým referenčným zákazníkom,
je nový zákazník, ktorého hodnota pre zákazníka sa môže stále zvyšovať,
je priekopnícky zákazník, s ktorým je možné vyvíjať a uvádzať na trh nové produkty,
je multiplikátor, ktorý je možné použiť na oslovenie mnohých ďalších zákazníkov resp
je otváračom trhu, prostredníctvom ktorého je možné dosiahnuť nové trhy.

Potom to napriek nízkej marži príspevku môže znamenať, že by si tento zákazník mal zostať. Musíte sa v každom jednotlivom prípade rozhodnúť, či je pre udržanie zákazníka rozhodujúci podiel predaja, ktorý vaša spoločnosť generuje so zákazníkom. Nasledujúca ilustrácia na obrázku 1 ukazuje, ako je možné zákazníkov hodnotiť podľa tržieb a marže príspevku v takzvanom portfóliu návratnosti zákazníkov.

Analyzujte procesy

Najväčší potenciál úspor spočívajú v procesoch, postupoch a činnostiach v samotnej spoločnosti, je však ťažké ich nájsť v mnohých jednotlivých procesoch a na jednotlivých pracoviskách. Na identifikáciu potenciálnej úspory nákladov je potrebné procesy podrobne skontrolovať. To môže byť veľmi náročné na čas. Je užitočné postupovať v niekoľkých fázach:

1. Skontrolujte hlavné procesy

Najskôr sa zhora nadol skontrolujú hlavné procesy. Čo by mohlo obsahovať veľký potenciál úspor?

2. Skontrolujte procesy

Potom ide do jednotlivých procesov, aby sa zistilo, čo je možné vymazať, skrátiť, štandardizovať alebo automatizovať.

3. Skontrolujte činnosti na pracovisku

Nakoniec sa skontrolujú aj jednotlivé činnosti na pracovisku: Čo je nadbytočné, pretože to nikto nepotrebuje? Alebo preto, že sa to robí dvakrát?

Na analýzu procesov môžete použiť metódy riadenia procesov. Na úrovni jednotlivých pracovísk sú všetci zamestnanci vyzvaní. Podľa filozofie Kaizen by mali neustále kontrolovať svoje úlohy a procesy, aby zistili, čo je možné vylepšiť, zjednodušiť alebo vyhnúť sa im.

Zachraňujúci personál

Kritérium testu pre analýzy je: Môžu zmeny v procese skutočne ušetriť náklady? Skutočne to zníži výdavky a výplaty? Vo väčšine prípadov to vedie k otázke: môže to ušetriť pracovný čas a urobí zamestnancov zbytočnými? Zmeny procesu majú zvyčajne za cieľ ušetriť osobné náklady. Môže mať rôzne formy:

Pozície, ktoré sa uvoľnia, sa už nebudú obsadzovať;
Zamestnanci sú presunutí na iné miesta, kde sú skutočne potrební, takže už nie sú potrební noví pracovníci;
Zamestnanci sú prepustení (s odstupným);
Pracovný čas a platy sa znižujú (napr. Aj na čiastočný úväzok).

Problém: Kontrola nákladov na pracovisku

Ak je práca zamestnanca na jeho pracovisku sledovaná počas určitého obdobia, často je rýchlo viditeľné, ktoré úlohy a činnosti je možné vynechať alebo obmedziť bez toho, aby došlo k poškodeniu inde. Problém je v tom, že zamestnanci rýchlo vidia svoje vlastné rizikové zamestnanie, a preto sa nezúčastňujú takýchto analýz. Zástupcovia zamestnancov (zamestnanecká rada) sú tiež často kritickí voči týmto kontrolným opatreniam.

Takéto organizačné a personálne zmeny zvyčajne nie sú bez trenia, a teda iba s ďalšími nákladmi. Keď sú procesy automatizované, zvyčajne to vedie k investíciám a nákladom na potrebné stroje, systémy alebo IT vybavenie. Všetky tieto náklady musia byť porovnané s ušetrenými nákladmi.

Ušetrite náklady na materiál

Okrem osobných nákladov analýza procesu a činnosti odhalí aj potenciálne úspory materiálových nákladov alebo nákladov na služby. Patria sem náklady na priestor alebo náklady na energiu. Ďalšie materiálové náklady je možné ušetriť vylepšením procesov bez toho, aby ste museli znižovať počet zamestnancov. Príklad: Cestovné náklady je možné ušetriť prostredníctvom telefónu, videokonferencie, ako aj elektronického vzdelávania.

Tip: Správne porovnajte a vyhodnotte potenciálne úspory nákladov

Úspora nákladov na jednom mieste je často spojená s ďalšími nákladmi na inom mieste. Aby ste mohli správne porovnávať a vyhodnocovať zmeny procesu, automatizáciu a dôležitosť materiálových nákladov, musíte zahrnúť všetky náklady na jednotlivé alternatívne postupy. Použite nástroje a výpočtové nástroje z manuálnych kapitol o výpočte nákladov na proces a celkových nákladoch na vlastníctvo.

Outsourcing a premiestnenie procesov

Mnoho spoločností chce ušetriť náklady outsourcingom celých procesov alebo oddelení a nákupom príslušných služieb od externých poskytovateľov. Cieľom outsourcingu je preniesť úlohy, ktoré nie sú súčasťou vášho vlastného hlavného podnikania, na špecializovaných poskytovateľov a potom ich odtiaľ nakupovať. Často to súvisí aj s presídlením do krajiny, ktorá má nižšie náklady na faktory (napríklad pokiaľ ide o personál). Príklady podnikových divízií a oddelení, ktoré sú outsourcované, sú: jednotlivé výrobné fázy z výroby, účtovníctva, vozového parku, jedálne alebo IT oddelenia.

V takom prípade by mal výpočet porovnania nákladov poskytnúť informácie o tom, či outsourcing prináša nákladové výhody. Musia sa vziať do úvahy všetky náklady súvisiace s rozhodnutím. Problémy s porovnaním nákladov sú nasledujúce:

Ak sú procesy zadávané externe, je veľmi ťažké odhadnúť veľa nákladov. Niektoré náklady je možné zmluvne dohodnúť s partnerom (a sú preto primerane vypočítateľné), iné však nie.
Služby a kvalitu partnera nie je možné vždy hodnotiť s istotou. Ak tieto požiadavky nespĺňajú, spoločnosti vzniknú ďalšie náklady, ktoré sa predtým nevypočítali; napríklad pri prichádzajúcej kontrole tovaru.
Pri rozhodovaní sa pri alternatíve „Pokračujte v tom sami“ použite na porovnanie celkové náklady; takže sa berú do úvahy všetky režijné príplatky. Ak sa však proces premiestni, neexistuje záruka, že sa tieto režijné náklady skutočne ušetria. Takto sa vkrádajú chyby pri porovnávaní nákladov.

Porovnajte náklady a služby pri nakupovaní

Náklady je možné okamžite ušetriť, ak je možné nájsť dodávateľa, ktorý ponúka ten istý produkt, rovnakú službu a rovnakú kvalitu za nižšiu cenu. Podmienkou je: Neexistujú žiadne zmluvné väzby s existujúcim dodávateľom.

Všetci dodávatelia a všetky zakúpené výrobky, materiály alebo služby by mali byť tiež pravidelne kontrolovaní ako súčasť riadenia nákladov:

Sú zakúpené diely, materiál alebo služby stále potrebné?
Ponúkajú ich iní dodávatelia za nižšiu cenu?
Sú služby možného nového a lacnejšieho dodávateľa rovnocenné alebo prinajmenšom postačujúce?
Je možné zmeniť dodávateľa?
Aké sú náklady na zmenu?
Existujú nejaké ďalšie dôvody, prečo zostať u existujúceho dodávateľa?
Existujú dôvody na zmenu dodávateľa v každom prípade (napríklad ak existuje riziko bankrotu)?

Príklad: Nevyhnutná zmena dodávateľa

Spoločnosť kupuje dôležité odliatky od dodávateľa v Maďarsku už mnoho rokov. Spoločnosť za týmto účelom sprístupnila dodávateľovi veľmi drahé nástroje, ktoré používa na výrobu odliatkov. Dodávateľ teraz stratil ďalšieho dôležitého zákazníka a je na pokraji bankrotu. Výsledkom je, že spoločnosť je nútená včas stiahnuť svoje nástroje, aby neboli zahrnuté do konkurzného konania. Musí teda tiež zmeniť dodávateľov.

Pri nákupe výrobkov a služieb je tiež potrebné zohľadniť všetky náklady spojené s rozhodnutím. Pri hodnotení existujúceho dodávateľa a výbere vhodného nového dodávateľa zohrávajú dôležitú úlohu ďalšie kritériá, ktoré sa týkajú najmä kvality výkonu dodávateľa. Týka sa to:

Kvalita dodávaných výrobkov
Manažment kvality a procesy u dodávateľa
Logistické procesy
Spracovanie objednávok
Služby
Platobné podmienky
Riziko zlyhania dodávateľa

Možno existuje aj možnosť vytvorenia produktov alebo služieb, ktoré ste si predtým kúpili sami (insourcing). Ak je to reálne, mala by sa do porovnania zahrnúť táto alternatíva. Niektoré spoločnosti opätovne integrovali procesy a oddelenia, pretože outsourcing sa ukázal ako príliš nákladný.

Tip: Ohodnoťte dodávateľov

Postup a možné aspekty a kritériá hodnotenia dodávateľov sú podrobne popísané v manuálovej kapitole o hodnotení dodávateľov a výbere dodávateľov.

Ušetrite kapitálové náklady

Spoločnosti potrebujú kapitál na investície a na prebiehajúce operácie. Poskytovatelia vlastného imania požadujú výnos (dividendu), poskytovateľom dlhového kapitálu musí byť vyplatený úrok. Aj v tejto oblasti je možné ušetriť náklady, ak dôjde k vhodnej dohode s investormi.

S bankami sa často oplatí vyjednať úrokovú sadzbu. Úvery a ich podmienky by sa mali pravidelne kontrolovať. Ak máte svoju spoločnosť pod kontrolou, čo to dáva bankám jasne najavo a môžete využiť alternatívne možnosti financovania, môžete tu dosiahnuť veľa, aby ste znížili náklady na kapitál.

Tip: znížte kapitálové požiadavky

Spoločnosti potrebujú kapitál na zaplatenie strojov, zariadení, zakúpených dielov a personálu - až kým si zákazníci nekúpia výrobky a nezaplatia účty. Za účelom zníženia množstva viazaného kapitálu v spoločnosti nájdete metódy a nástroje v manuálnej kapitole Správa pracovného kapitálu. To môže znížiť kapitálovú požiadavku.

Znížte zložitosť produktu

Analyzujte svoju škálu produktov a služieb:

Ktoré funkcie a vlastnosti produktu sú zbytočné?
Ktoré funkcie, zostavy alebo časti produktu je možné štandardizovať a zjednotiť?

Porovnajte navzájom požiadavky zákazníkov a vlastnosti produktu. Použite na to metódy a nástroje nasadenia kvalitných funkcií a hodnotovej analýzy.

Zmenšite sortiment a rozmanitosť produktov

Preskúmajte svoju škálu služieb:

Ktoré výrobky sa už ťažko predávajú?
Aké sú dôvody ich stiahnutia z ponuky?
Ktoré hovoria v prospech ponechania ich v ponuke?

Určte maržu príspevku a ďalšie dôležité kľúčové údaje o týchto produktoch - a použite ich na určenie kandidátov na produkty a ich variantov, ktoré je možné z katalógu služieb vašej spoločnosti odstrániť. Na tento účel môžete tiež použiť nasledujúce šablóny.