Z dôvodu správneho skrátenia a času použitia - kariérny časopis
Dodatočný pozdrav „pre vaše ruky“ sa často používa, keď sa má pošta dostať ku konkrétnemu príjemcovi. Populárna skratka pozdravu prevláda dodnes a v digitálnom veku sa stále používa ako korešpondencia.
Nie je však nezvyčajné, že poštu znovu a znovu otvárajú iné úrady alebo ľudia. Prečo? A ako môže byť úspešné osobné doručenie stále úspešné? Vysvetľujeme to.
Pre vašu pozornosť: význam a účel dodatočného pozdravu
Forma oslovenia v adrese sa používa hlavne pre listy v oficiálnom alebo obchodnom kontexte. Ak je v adrese uvedený doplnok „pre pozornosť“, znamená to, že tento príspevok je určený presne pre menovanú osobu.
Je bežnou praxou, že listy každého druhu sa otvárajú na internej pošte, najmä v inštitúciách, na úradoch a úradoch alebo vo veľkých spoločnostiach. Ak je však dokument určený priamo a výlučne pre konkrétnu osobu, musí byť tento zodpovedajúcim spôsobom a predovšetkým správne špecifikovaný.
Súčasné alebo dlhé zastaraný?
V 21. storočí, v dobe inteligentných telefónov, vysokorýchlostného internetu a elektronického prenosu dát, potrebujeme na komunikáciu ešte listy?
V obchodnom sektore dnes veľa spoločností uprednostňuje výmenu informácií prostredníctvom e-mailu, pretože to šetrí čas, ďalšie obchádzky a personálne kapacity. Obchodným partnerom a zákazníkom je zvyčajne možné napísať a kontaktovať priamo prostredníctvom ich osobných poštových schránok.
Z tohto hľadiska sa digitálny vek stal obzvlášť užitočným pre výmenu informácií. Napriek tomu od „staromódnej“ korešpondencie nemožno zatiaľ upustiť. Veľa vecí si vyžaduje zasielanie listov poštou. Médium písomného listu ešte nevymrelo a stále sa používa.
E-maily nie sú vždy vhodné, a preto je zasielanie dokumentov nevyhnutnosťou. Vďaka všeobecnému nariadeniu o ochrane údajov, ktoré je v platnosti od mája 2018, sa zasielanie dokumentov poštou javí ako nevyhnutnejšie než kedykoľvek predtým.
Niektoré príklady ukazujú, kde sa uprednostňuje pošta:
- Komunikácia s úradmi ako sú daňový úrad, úrad práce alebo stavebný úrad (ak sa napríklad v rámci žiadostí musia predložiť potrebné doklady)
- Komunikácia s poisťovňami (ak chcete napríklad zrušiť)
- Komunikácia so zdravotnými poisťovňami (aplikácie nemôžu regulovať všetko, ručne písané žiadosti o úhradu nákladov sa musia často predkladať s potrebnými dôkazmi)
- Spoločnosti, ktoré navzájom spolupracujú, používajú na komunikáciu aj listy
- Aplikácie pre zamestnávateľov alebo poskytovateľov personálnych služieb (online aplikácie nie sú vždy žiaduce)
- Komunikácia so súdmi alebo právnikmi (veľa listov je právoplatných iba s vlastnoručným podpisom a musia sa preto posielať poštou)
Vo väčšine oddelení inštitúcií a úradov je nespočetné množstvo úradníkov. List potom môže ľubovoľne skončiť na nejakej hore s ďalšími písmenami. Je možné, že to pošta nezoradila správne. Vzácny čas plynie, kým odosielateľ čaká na odpoveď a neprúdia žiadne informácie. Tu je veľmi užitočný konkrétny pozdravný doplnok. Poštu je možné správne priradiť oveľa rýchlejšie. Fráza „z. Hd. “Je nielen súčasný, ale aj efektívny.
Aké je právo na zastúpenie?
Pre menovanú osobu sú v zásade vždy určené písmená so špeciálnym dodatkom „z.Hd.“. To znamená, že takýto list musí byť postúpený tejto osobe na oddeleniach spoločnosti. Ako sa však správa, ak daná osoba nie je prítomná, napríklad z dôvodu dovolenky, choroby alebo pracovnej cesty? V týchto prípadoch môže poštovú zásielku otvoriť aj zodpovedný zástupca, pokiaľ interne neboli ustanovené odchylné predpisy.
Naše tipy vám ukážu najlepší spôsob doručenia pošty:
Zástupca by nemal tento post otvárať
Ak sa odosielateľ chce absolútne vyhnúť otvoreniu listu zástupcom, musí okrem pozdravu „na vašu pozornosť“ použiť okrem pozdravu aj poznámku „osobne“. Iba potom možno bezpečne predpokladať, že list ostatní v dome neotvoria. To je často prípad miezd, ktoré sa distribuujú priamo prostredníctvom internej pošty.
Poznámka: U listov, ktoré obsahujú obzvlášť citlivé údaje alebo vysoko dôverné informácie, je vždy vhodné použiť komentár „osobný“ alebo „dôverný“. Iba takto je možné skutočne chrániť dôvernosť listov.
Zástupca môže otvoriť poštu, ak nie je prítomný zodpovedný zamestnanec
Ak si chce odosielateľ byť istý, že jeho list bude spracovaný, je vhodné navyše použiť skratku „o.V.i.A.“ (alebo zástupca v kancelárii). Tento dodatok je potom priamo za menom. To dáva zástupcovi povolenie, aby sa tiež postaral o list. To môže byť obzvlášť užitočné pri komunikácii s úradmi. Zodpovední úradníci často chýbajú, vec je však urgentná.
Skratka dodatočného pozdravu sa používala správne
Dodatočný pozdrav sa zvyčajne používa ako skratka a nie je vypísaný, pretože v poli adresy nie je vždy dostatok miesta. Pri použití skratky je dôležité dodržiavať určitú formu.
Ak sú známe iba poštové adresy všeobecných alebo centrálnych poštových schránok, v predmete správy môžete použiť aj poznámku „pre vašu pozornosť“. Týmto spôsobom je možné zadanie vykonať pomerne rýchlo a správne bez toho, aby ste najskôr museli otvárať a čítať poštu.
Existuje niekoľko spôsobov, ako skratku „odovzdať“ adresu. Každá z nich je prijateľná a správna.
Podľa Dudena sú v súlade nasledujúce možnosti:
Tieto tri varianty sú správne, aj keď medzi dvoma skrátenými slovami nie sú medzery. Skratka „z. Hd. „Použite.
Ďalšie tipy:
Listy sa najskôr čítajú elektronicky na strojoch v poštových centrách. Ak je v poli adresy niečo podvádzané alebo niečo nie je správne formulované, existuje riziko, že dokument nebude možné priradiť adresátovi.
Pre polia adresy platí norma DIN. To znamená, že pri načítaní sa vyskytne menej chýb pri čítaní.
Ak čitateľ nerozpozná adresu, musí sa vykonať časovo náročná kontrola a oprava. O to dôležitejšie je pri označovaní poštových zásielok dodržiavať existujúce normy.
Ako na to: Perfektné pole adresy na hlavičkovom papieri
V rýchlo sa rozvíjajúcej spoločnosti, ako je tá naša, nie je čas na zbytočné prieťahy. Očakávame, že list sa dostane k jeho príjemcovi do jedného pracovného dňa. Sme zvyknutí osloviť našich adresátov behom niekoľkých sekúnd prostredníctvom e-mailu, SMS alebo WhatsApp. O to nepríjemnejšie je, keď sú postihnutí. Aby všetko prebehlo hladko a bez nepríjemných zastávok, je v poli adresy potrebné dodržiavať niekoľko malých, ale skvelých pravidiel. Ukazujeme ktoré.
Odbor, napr. Pozor pán/pani ...
Ulica a číslo domu
- Pozor pán/pani ...