10 zlatých pravidiel pre e-mailové správy, ktoré usporiadal Ivan Blatter
E-maily sú v dnešnom pracovnom prostredí komunikačným prostriedkom číslo 1. E-maily sa pevne zakorenili v každodennej práci a v dohľadnej dobe nezmiznú. Rovnako ako starý dobrý fax sa nedá odniesť.
Naučili ste sa tiež, ako písať správne obchodné listy v škole alebo na školení? Určite ste sa naučili, čo je správny pozdrav a samozrejme ste sa naučili pravidlá pravopisu.
Ale naučili ste sa niekedy, ako správne zaobchádzať s e-mailom? Pravdepodobne nie.
Tu je mojich 10 zlatých pravidiel pre e-mail.
Pravidlo 1: Nekontrolujte si svoj e-mail najskôr ráno.
Prvá hodina dňa a prvá hodina za stolom sú rozhodujúce: spôsob, ako strávite tieto dve hodiny, bude váš deň.
Ak najskôr skontrolujete e-maily v kancelárii, existuje veľké riziko, že sa v nich stratíte. Preskakujete z jedného e-mailu na nasledujúci a teda z jednej úlohy na ďalšiu. A zrazu je 10:00, čas na prestávku na kávu a vy ste ešte poriadne nič neurobili.
Lepšie je začať s jednou z najdôležitejších úloh dňa. Keď to urobíte, postaráte sa o svoje e-maily. Než sa teda stratíte v e-mailoch, máte niečo dôležité mimo stole.
Pravidlo 2: Každý e-mail vybavujte iba raz.
S e-mailom sa najlepšie zaobchádza ako s horúcimi zemiakmi: Beriete ho iba raz do ruky.
Realita je iná: po doručení naskenujeme e-mail. Potom si to prečítame znova neskôr, keď sa budeme motať v doručenej pošte. Potom si ju prečítame znova, keď sa odosielateľ spýta na aktuálny stav. A nakoniec si ju prečítame znova, keď ju konečne upravíme.
Urobte to inak: Po prečítaní e-mailu sa okamžite rozhodnite, čo s ním urobíte. To neznamená, že to musíte okamžite napraviť, stačí dať e-mail tam, kam patrí. S tým vám pomôže princíp LAHA.
Pravidlo 3: Krátke a sladké
Uplatňuje sa táto zásada: E-maily sa nečítajú. E-maily sú maximálne skenované.
Môžeme sa na to sťažovať, ale je to zbytočné (vyskúšal som to).
Lepšie zapadnúť a Majte svoje e-mailové správy krátke a milé.
Viac sa o tom dočítate v popise mojej päťčlennej vety.
Pravidlo 4: Dajte príjemcovi čas na odpoveď.
Neočakávajte okamžitú odpoveď na váš e-mail.
V našich zemepisných šírkach existuje odpoveď Do 24 hodín obvykle a úplne v poriadku. Iná situácia je v USA, kde sa očakáva odpoveď v priebehu nasledujúcich troch hodín.
V každom prípade sa v priebehu nasledujúcich štyroch minút neočakáva žiadna odpoveď na e-mail.
Platí samozrejme aj opačná strana: Ak nemôžete na žiadosť odpovedať do 24 hodín, pošlite odosielateľovi krátke oznámenie, napríklad:
Ďakujem za Váš e-mail! Výsledok dostanete do konca týždňa.
Pravidlo 5: Málokedy odpovie všetkým.
Predtým, ako kliknete na „Všetky odpovede“, choďte okolo svojho stola a počas toho premýšľajte, či to naozaj potrebujete.
Nedodržiavanie tohto a nasledujúcich dvoch pravidiel je jednou z najväčších príčin záplavy pošty.
Konkrétne nikdy neklikajte na položku „Odpovede na všetky“, aby ste povedali „Ďakujem“.
Pravidlo 6: Pole CC používajte striedmo.
Zdržte sa zahrnutia všetkých druhov ľudí do CC. Vynechajte najmä tie, ktoré by mohli zaujímať aj váš e-mail.
A ak skutočne chcete niekoho pridať do CC, napíšte do e-mailu prečo. Za mnou sa pod pozdravom často hovorí:
cc pre informáciu pani Meier
cc pánovi Müllerovi za distribúciu v rámci oddelenia
Atď.
Pravidlo 7: vzdať sa BCC.
Existujú užitočné e-mailové funkcie, existujú nadbytočné a je tu pole BCC.
V skutočnosti existuje iba jeden dôvod na použitie poľa BCC: a to ak pošlete e-mail mnohým príjemcom, ktorí sa navzájom nepoznajú a nechcete distribuovať e-mailové adresy niekoho iného.
Inak nie je dôvod používať BCC. Hlavne neukázať napríklad svojmu nadriadenému, že niečo robíš.
Pravidlo 8: E-mailové adresy sú virtuálne písmená.
E-maily - názov hovorí za všetko - sú elektronické listy. Aj keď boli ustanovené nové formálne pravidlá, uplatňujú sa určité pravidlá ako v prípade písmen:
- The pravopis, pravopis platí. Písanie všetkého s malými písmenami v celom texte sa zrazu nestane správnym a bežným v e-maile.
- Napíš normálny, slušný Pozdrav.
- Zabudni to pozdrav Nie.
V zásade: E-maily tiež zastupujete seba a svoju spoločnosť. Poskytujete určitý obraz. Konajte teda podľa toho.
Pravidlo 9: E-maily potrebujú dobrý predmet
Ak je to možné, predmet by mal zhrnúť e-mail, aby príjemca vedel, o čo ide. Predmety ako „informácie“ alebo „sedenie“ sú zbytočné a sťažujú príjemcovi viac, ako je potrebné.
Všetci prechádzame témou, aby sme sa rozhodli, ktoré e-maily sú zaujímavé a čítame. Dobrý predmet je ako dobrý názov knihy a vďaka nemu bude váš e-mail vyčnievať z radu.
Pravidlo 10: Nekričte dookola v e-mailoch.
E-MAIL NEPÍŠTE VEĽKÝMI PÍSMENAMI. Nie je potrebné kričať. Ak chcete niečo zdôrazniť, napíšte to tučným písmom alebo kurzívou.
A držte prsty mimo výkričníka. To nejde dobre.