4 kancelárske úlohy, kde softvér sevDesk robí prácu za vás
Ako start-up máte v účtovníctve dve možnosti: urobte si to sami alebo si to nechajte urobiť. Zatiaľ čo prvá možnosť trvá drahocenný čas, účtovník na plný úväzok stojí peniaze. Oba zdroje sú pre zakladateľov zvyčajne obmedzené. Na druhej strane, čo možnosť, ktorá vám môže ušetriť čas a peniaze?
Softvér na digitálne účtovníctvo, ako je sevDesk, vás podporuje vo všetkých fázach začatia podnikania a môže vás natrvalo zbaviť nepríjemnej kancelárskej práce. Ako to funguje podrobne, vysvetľujú tvorcovia servera sevDesk pomocou každodenných úloh účtovníctva v kancelárii.
Cesta od klasického k digitálnemu účtovníctvu ...
Predtým, ako si ukážeme, ako by malo účtovníctvo vyzerať dnes, sa rýchlo pozrite dozadu. Pamätáte si ešte, ako sa pred niekoľkými rokmi viedli účtovníctvo? Papierové účtenky boli uložené v notoricky známom priečinku s kyvadlom. Digitálne faktúry sa vytlačili a skončili v rovnakom priečinku. To musel byť účtovník k dispozícii najneskôr do konca štvrťroka, ktorý zasa digitalizoval dokumenty a preniesol ich do vlastného IT systému spoločnosti. Až potom prebehla obchodná analýza dát, na základe ktorej bolo možné prijímať obchodné rozhodnutia.
Dnes sa tento obraz zmenil. Digitalizácia zmenila účtovníctvo. Nielen digitálny, ale aj automatizovaný - to je budúcnosť a na niektorých miestach už aj súčasnosť. Softvér pre digitálne účtovníctvo od sevDesk je vašim každodenným pomocníkom v kancelárii, uľahčuje niektoré nepríjemné úlohy a úplne vás zbavuje ďalších zbytočných stratových času.
1. príprava cenových ponúk a faktúr
Ponuka, objednávka a nakoniec faktúra - zjednodušeným a idealizovaným spôsobom by komunikácia medzi vami a vašimi zákazníkmi mala prebiehať na účtovnej úrovni. Najskôr sa vytvorí ponuka, ktorú zákazník potvrdí objednávkou. Zákazník potom obdrží výrobok alebo službu a faktúru súčasne. So sevDeskom získate softvér, ktorý vám uľahčí prácu v tomto procese. Časy, keď sa ponuky a faktúry museli vytvárať manuálne pomocou programu MS Excel alebo Adobe InDesign a potom zasielať ručne, sú preč.
Takto funguje citačný nástroj
Pomocou sevDesku trvá vytváranie a odosielanie ponúk len s trochou rutiny pár sekúnd. Ak boli vopred vytvorené príslušné textové šablóny (text hlavičky s pozdravom a text päty s uzatváracím vzorcom), musíte iba vybrať zákazníka a príslušné produkty z integrovanej databázy. SevDesk sa postará o zvyšok a automaticky vytvorí ponuku, ktorú môžete poslať poštou alebo e-mailom alebo jednoducho vytlačiť a stiahnuť. Po prijatí objednávky zákazníka je možné ponuku priamo previesť na faktúru. Pomocou aplikácie sevDesk (pre Android a iOS) možno ponuky a faktúry ľahko vytvárať a odosielať na cestách.
Potom vytvorte faktúru
V modernom účtovníckom softvéri je modul pre faktúry nepostrádateľný. So sevDeskom je fakturácia intuitívna a ľahká. Ak faktúra aj tak nebola prevedená z ponuky, stačí vám tu pár sekúnd. Faktúry sa vytvárajú rovnakým spôsobom ako ponuky. Vyberte si zákazníka a produkt, hotovo. V závislosti od umiestnenia zákazníka existujú aj šablóny faktúr v 6 rôznych jazykoch. Môžete buď nahrať vlastné rozloženia a jednotlivé písacie potreby sami, alebo ich vytvoriť tím sevDesk. Po vytvorení faktúry máte niekoľko možností. Faktúry je možné zaslať zákazníkovi e-mailom alebo priamo zo systému poštou za 0,89 EUR. Ak je tento proces pre vás príliš automatizovaný, môžete si vytvorenú faktúru stiahnuť tradičným spôsobom alebo ju vytlačiť a manuálne preposlať zákazníkovi.
Užitočnou doplnkovou funkciou pri vytváraní faktúry je pridanie individuálneho QR kódu. V prípade faktúr zasielaných poštou majú vaši zákazníci možnosť naskenovať kód pomocou svojho smartfónu a digitálne preniesť faktúru na svoj mobilný telefón. QR kódy je možné vytvárať na všetkých dokumentoch sevDesk (vrátane ponúk alebo upomienok) a vždy posielať ďalej do príslušnej digitálnej verzie.
# 2 rozpoznávanie potvrdeniek a bankové rozhranie
Skúsení podnikatelia budú určite až príliš dobre rozumieť tomu, aké zdĺhavé môže byť zhromažďovanie dokumentov v priečinku. Ale tento postup je minulosťou.
Automatické rozpoznanie dokladu
Pomocou sevDesku je možné digitálne zhromažďovať potvrdenia a došlé faktúry. Zodpovedajúce dokumenty sa do programu vkladajú z počítača pomocou funkcie drag & drop. Ak má váš e-mailový program rozhranie nastavené v sevDesku, dokumenty sa dokonca preposielajú automaticky. Po zavedení do softvéru sa dokumenty analyzujú pomocou takzvaných algoritmov strojového učenia (umelá inteligencia). Výsledkom analýzy je kategorizácia kombinovaná s automatickou rezerváciou. Praktické je, že sa systém učí. Čím viac dokumentov sa zaznamená, tým spoľahlivejšie sevDesk klasifikuje dáta budúcich dokumentov.
A čo sa stane s papierovými zmenkami? Aj tu má SevDesk riešenie. Pomocou aplikácie sevDesk je možné ľahko fotografovať účtenky. Celá vec sa volá sevScan a zaisťuje, že faktúry sú digitalizované a vďaka automatickému rozpoznávaniu textu sú správne zaznamenané a zaúčtované.
Papierové účtenky je možné vyfotografovať pomocou sevScan a nahrať ich do účtovníckeho softvéru (zdroj obrázkov: sevDesk).
Integrované online bankovníctvo
Prepojenie sevDesku s bankovým účtom uľahčuje účtovný proces niekoľkými spôsobmi. Na jednej strane vám táto digitálna forma účtovníctva ušetrí nutnosť ručného prevodu splatných faktúr. Môžete platiť automaticky a v prípade potreby dokonca určiť platobný termín. Takto je možné požadovať zľavy alebo zľavy od jednotlivých dodávateľov alebo obchodných partnerov. Nielen platby sú však automatické.
SevDesk samozrejme registruje aj prichádzajúce platby. Softvér pomocou príslušnej faktúry alebo referenčného čísla zmení stav príslušnej odchádzajúcej faktúry z dôvodu na zaplatenú. Zároveň sa zverejní zodpovedajúce číslo zákazníka. Automatizované vklady a výbery ukončili časovo náročný proces kontroly bankových výpisov. SevDesk vám na prvý pohľad ukáže, ktoré došlé faktúry ešte treba zaplatiť a ktoré odchádzajúce faktúry boli uhradené opačne. Bankové rozhranie je v súčasnosti možné nastaviť pre viac ako 3 000 bánk. Jednou z nich je určite aj vaša banka.
# 3 Denné vyhodnotenia a automatické upozornenie na DPH vopred
Ako zakladateľ musíte robiť rozhodnutia každý deň. V ideálnom prípade sa to nerobí z vnútorností, ale na základe interných štatistík. sevDesk je účtovnícky softvér, ktorý vám poskytne príslušné informácie na striebornom podnose.
Vyhodnotenia presné pre daný deň
Na základe došlých a odoslaných faktúr sa vytvárajú denné vyhodnotenia. Ukazujú vám váš zisk buď na základe EÜR (účet prebytku a zisku) alebo na základe výkazu ziskov a strát (výkaz ziskov a strát). Na základe toho máte väčší krátkodobý priestor na konanie a rozhodovanie. So sevDeskom vám bude ľahšie udržať si svoju podnikateľskú víziu.
Na základe výpočtu prebytku príjmov budete dostávať denné hodnotenia (Zdroj obrázku: sevDesk).
Koniec trvalých predĺžení funkčného obdobia
Ako nový podnik budete konfrontovaní s trvalým predĺžením lehoty na podanie preddavkového daňového priznania k DPH. Aj to sa končí sevDeskom. Vytvorte jednorazové údaje týkajúce sa dane z obratu v softvéri, sevDesk sa postará o zvyšok za vás. V jednoduchom jazyku to znamená: Predbežná registrácia k DPH sa automaticky vytvorí z príjmov a výdavkov a je možné ju kliknutím odoslať priamo na daňový úrad.
Predbežné priznanie k DPH sa vytvára automaticky so sevDesk (Zdroj obrázku: sevDesk).
# 4 Rozhranie pre daňového poradcu
Komunikácia s daňovými poradcami môže byť tiež nervozitou stratou času, najmä na konci obchodného roka. Neefektívnosť prepravy dokumentov k daňovému poradcovi podľa priečinkov alebo ich sprístupňovania vo vlastnej spoločnosti je ťažko vysvetliť podrobnejšie. sevDesk uľahčuje tento proces niekoľkými spôsobmi. Na jednej strane sú všetky údaje dostupné digitálne. Na druhej strane postačuje zodpovedajúce rozhranie dôveryhodnému daňovému poradcovi a už je možné určiť, ktoré dokumenty sa majú poradcovi zaslať.
Všetky prichádzajúce a odchádzajúce faktúry sa prevádzajú do kompatibilného exportu DATEV, ktorý môže akýkoľvek daňový úrad importovať do svojho systému. Vďaka zjednodušenej komunikácii šetríte drahocenný čas. A váš daňový poradca má menej práce, pretože údaje sú pripravené v správnom formáte. Prípadne môžete dokonca nechať svojho daňového poradcu pracovať priamo v sevDesku. Stačí ich pozvať e-mailom a pomocou autorizácie definovať, ktoré údaje je možné zobraziť a zmeniť. Účinnej a jednoduchej spolupráci nič nestojí v ceste.
So sevDeskom máte možnosť nechať svojho externého daňového poradcu pracovať priamo v účtovníckom softvéri (zdroj obrázku: sevDesk).
Záver - softvér sevDesk šetrí čas a peniaze
Vedenie účtovníctva je pre mnohých zakladateľov nevyhnutné zlo. Musí sa to urobiť, ale veľmi málo ľudí si to užíva. So sevDeskom získate po svojom boku softvér, ktorý túto nemilovanú úlohu výrazne uľahčuje. Ušetrí vám to nielen čas a peniaze, ale umožní vám to v budúcnosti sa viac sústrediť na svoje hlavné podnikanie.