5 krokov pri príprave a plánovaní úspešného podujatia vysvetlených medzinárodným expertom
Aby bola akcia úspešná a hostia si mohli vychutnať jedinečný zážitok, nemal by sa zanedbávať žiadny aspekt. Odborníčka na strategické plánovanie udalostí Kelly Freeman verí, že pri plánovaní udalostí:
„Je potrebné preskúmať všetky prvky programu, skontrolovať otázky týkajúce sa infraštruktúry, logistiky, stravovania, dopravy, rečníkov, potvrdení prijatých od účastníkov vrátane predpovede počasia“.
Kelly Freeman podporí 7. novembra v Bukurešti pokročilé školenie v oblasti strategického riadenia udalostí určené pre profesionálov v oblasti organizácie podujatí.
5 základných krokov, ktoré musí plánovač podujatia dodržať pri plánovaní a realizácii podujatia, je stanovenie dátumu a trvania, rozsahu podujatia, miesta konania, dodávateľov a vyhodnotenie úspešnosti podujatia.
Dátum udalosti
Každá udalosť musí mať svoj účel a sledovať jasné ciele. Po určení účelu udalosti je ďalším krokom nastavenie dátumu, času a času konania udalosti. Vo fáze plánovania a prípravy musí plánovač udalostí skontrolovať kalendárne udalosti daného obdobia, sviatkov, sviatkov, aby si bol istý, že bude mať očakávaný počet hostí.
Veľkosť a partneri
Ďalším krokom je stanovenie rozsahu podujatia tak, aby bol zabezpečený zisk, pričom je dôležitý počet hostí, ktorí prinesú očakávaný efekt. Táto analýza je nevyhnutná na to, aby bolo možné odhadnúť požadovaný rozpočet. V závislosti od veľkosti, typu podujatia a prideleného rozpočtu je možné optimalizovať náklady pomocou partnerstiev a sponzorov. „Partneri vám prinášajú viditeľnosť a reklamu na podujatie a sú dôležitým nástrojom pri šírení vašich správ,“ hovorí Kelly Freeman. Musia byť vybrané tak, aby zodpovedali posolstvu a cieľom podujatia a značke.
umiestnenie
Z hľadiska umiestnenia to môže byť hotel, konferenčné centrum, vonkajší priestor, v závislosti od zvolenej témy a počtu hostí, ktorí sa zúčastnia. Výber miesta je dôležitý z pohľadu hostí a ich potrieb. „Lokalita by sa nemala zakladať bez kvalitnej dokumentácie. Odporúča sa navštíviť požadované miesto a zistiť, či je pre vás logistika priaznivá “, dodáva odborník na organizáciu podujatí. Zvolená farebná paleta musí obsahovať farbu loga spoločnosti, čím vytvára jemné prepojenie medzi správami a značkou.
stravovanie
Ďalším dôležitým krokom pri príprave podujatia je výber cateringovej spoločnosti. Osobitná pozornosť sa musí venovať kvalite a spôsobu doručovania pozvánok. Organizátori podujatí im tiež musia poskytnúť všetky informácie, ktoré majú o hosťoch, ako sú diéty, alergie, diéty a kultúrne návyky. Poradca, ktorý organizátor podujatia ponúka, je „Vyjednávať o všetkom! Zmluvy musia byť jasné, úplné a s podmienkami ukončenia vo váš prospech. ““.
spätná väzba
Poslednou fázou akcie je vyhodnotenie jej priebehu, vyžiadanie a prijatie spätnej väzby od hostí a zaslanie tohto vyhodnotenia klientovi, pre ktorého sa akcia konala. Diskusie po udalosti by sa mali konať čo najskôr po jej ukončení. Spätnú väzbu je možné získať rôznymi spôsobmi, od e-mailu, cez telefonát alebo dokonca natáčaním na mieste konania akcie.
Pokiaľ ide o malú pozornosť ponúknutú účastníkom, môžu to byť perá, diáre, suveníry označené logom spoločnosti alebo udalosť. „Čím ste vynaliezavejší, tým úspešnejší budete,“ dodal tréner.
Kelly Freeman, odborníčka na strategické plánovanie udalostí, ktorá má viac ako 25 rokov skúseností v štyroch vládnych ministerstvách a ministerstvách, sa vráti do Bukurešti 7. - 9. novembra, aby absolvovala tri pokročilé kurzy komunikácie a organizácie podujatí.