Ako vytvoriť rozbaľovacie zoznamy v programe Excel

rozbaľovacie

Obrázok: „AdrenalinaLibre Breaking limits“ od Adrenalina Libre. Licencia: CC BY 2.0

Kedy by sa mal použiť rozbaľovací zoznam?

Jedna dôležitá otázka - kedy a prečo by ste mali tento nástroj vôbec použiť? V zásade sú rozbaľovacie zoznamy vždy vhodné, ak chcete použiť presne definované predvolené hodnoty pre konkrétnu bunku. To znamená minimálne dve možnosti. Počet položiek rozbaľovacej ponuky nie je obmedzený maximálnym počtom. Kvôli prehľadnosti odporúčame použiť najviac 10 - 15 rôznych prvkov.

Ak na to nezabudnete, tento nástroj ponúka mnoho výhod - vrátane značného zjednodušenia zadávania. Namiesto toho, aby ste sami písali príslušnú hodnotu, jednoducho vyberte záznam. To vždy zaručuje platnú odpoveď, aj keď používateľ nástroja ešte presne nevie požadovaný výsledok. Vyhnete sa tak zbytočným chybám.
Ďalšia výhoda: Neskôr môžete priradiť určité hodnoty rôznym možnostiam, ktoré sa dajú použiť na ďalšie spracovanie.

Príklad rozbaľovacieho zoznamu.

Pokyny: Možnosti vytvorenia rozbaľovacieho zoznamu

Ak chcete vytvoriť rozbaľovací zoznam, program Excel ponúka niekoľko spôsobov. Teraz vám ich predstavíme individuálne. Presné informácie sa týkajú verzie programu Excel 2013. V starších verziách existujú malé odchýlky, ktoré však nie sú relevantné pre uplatnenie týchto pokynov.

Možnosť 1: Priamy vstup

V tomto najjednoduchšom variante označíte v pracovnom hárku programu Excel bunku, ktorá je určená pre tento zoznam. Potom prepnite na paneli s ponukami na kartu „Údaje“ a v časti Dátové nástroje vyberte možnosť „Kontrola údajov“.

Otvorí sa vyskakovacie okno. Na karte „Nastavenia“ teraz nájdete sekciu „Kritériá platnosti“. Tu si môžete zvoliť rôzne možnosti. Ak chcete vytvoriť rozbaľovací zoznam, vyhľadajte položku „Zoznam“. Potom sa zobrazí pole „Zdroj“. Tam zadáte všetky hodnoty oddelené bodkočiarkou, ktoré chcete v zozname nájsť. Ak teraz potvrdíte pomocou OK, váš prvý rozbaľovací zoznam už bol vytvorený v programe Excel.

Ako je možné vytvoriť zoznam pomocou priameho vstupu.

Možnosť 2: Zadávanie možností prostredníctvom samostatného zoznamu

Tento variant má výhodu: Hodnoty môžete ľahko použiť pre niekoľko rozbaľovacích ponúk. Ak potrebujete vykonať následnú zmenu, stačí upraviť záznam v pôvodnom zozname. Program potom aktualizuje všetky rozbaľovacie zoznamy, ktoré sú s ním vytvorené.
Najskôr si hodnoty zapíšte do stĺpca pod sebou alebo do riadkov vedľa seba, ideálne niekde do pracovného hárka programu Excel. Dávajte pozor, aby ste medzi položkami nenechali prázdne bunky. Potom vyberte bunku, ktorú ste určili pre rozbaľovací zoznam. Teraz postupujte podľa popisu vyššie v časti „Možnosť 1“. Po aktivovaní poľa „Zdroj“ zadajte znamienko rovnosti (=). Teraz označte prvý záznam vo svojom dokončenom zozname. Názov bunky sa automaticky prijme do poľa „Zdroj“. Tam si za to vložil dvojbodku. Potom kliknite na poslednú hodnotu vo vašom zozname a stlačte OK - hotovo!
Môžete však tiež jednoducho označiť celú oblasť svojho zoznamu. To sa tiež automaticky prenesie do poľa „Zdroj“. To vám ušetrí kliknutie myšou.

Vstup zo zoznamu v rovnakom pracovnom hárku.

Možnosť 3: Určte hodnoty výberu pomocou samostatného hárka

Máte tiež možnosť použiť iný pracovný hárok s rôznymi kritériami výberu. Váš zoznam sa potom už nebude zobrazovať v skutočnom dokumente. V takom prípade musíte zoznamu dať názov pre ďalšie použitie. Táto úloha je tiež veľmi jednoduchá. Za týmto účelom jednoducho označte príslušné bunky myšou. Ak kliknete na túto oblasť pravým tlačidlom myši, zobrazí sa kontextové menu s označením „Definovať názov“. Po priradení potvrďte tlačidlom OK.

Ako pomenovať zoznam.

Vytvorenie rozbaľovacej ponuky je do značnej miery totožné s postupom popísaným vyššie. Jediným rozdielom sú informácie v poli „Zdroj“. Aj tu ste najskôr nastavili znamienko rovnosti. Musíte len zadať názov zoznamu, ktorý ste práve priradili. Ak teraz kliknete na OK, v dokumente sa zobrazí rozbaľovací zoznam s hodnotami.

Použite zoznam z externého pracovného hárka.