Analýza zainteresovaných strán - identifikujte dôležitých ľudí
Analýza zainteresovaných strán je jednou z najdôležitejších metód v projektovom manažmente. Aj keď analýzu zainteresovaných strán považujeme za jednorazovú aplikáciu, v súčasnosti je to, čo je známe ako správa zainteresovaných strán, to, čo trvale robíme pre rokovania so zainteresovanými stranami. Aby sme však pochopili význam analýzy zainteresovaných strán, mali by sme sa najskôr zaoberať tým, čo vlastne zainteresovaná strana je.
Čo je zainteresovaná strana?
Za zainteresované strany označujeme takzvané skupiny zainteresovaných strán. Sú to ľudia, ktorí majú určitým spôsobom nárok na projekt a môžu za to rôzne veci. Napríklad preto, že sú súčasťou projektového tímu alebo preto, že sa o projekt osobitne zaujímajú a majú nad projektom určitú moc, alebo preto, že sú projektom zvlášť ovplyvnení.
Tieto zainteresované strany sa potom zhrnú do skupín alebo zoskupení, ale je možné ich zaznamenať aj jednotlivo. To znamená, že je možné mať jednotlivca Zainteresované strany ako napríklad pán Müller v Analýza zainteresovaných strán Je tiež možné zaznamenať organizáciu, ako je zdravotnícke oddelenie, alebo skupinu, ako je účtovné oddelenie. Všetko je možné a vždy musí byť zrejmé, že analýza zainteresovaných strán je sama o sebe subjektívnym úsilím. To znamená, že pocit, akú moc má niekto nad projektom a aký vplyv na neho má, je vždy subjektívny. Je veľmi ťažké dostať to na objektívnu úroveň. Podľa môjho názoru to tiež nie je potrebné, pretože je úplne v poriadku, ak je analýza zainteresovaných strán navrhnutá z pohľadu projektového tímu, a preto je zároveň subjektívna.
Čo je analýza zainteresovaných strán?
Ako analýzu zainteresovaných strán popisujeme metódu v rámci projektového riadenia, ktorej cieľom je identifikovať tieto zainteresované strany a vyvinúť protiopatrenia. Vždy musí byť úplne zrejmé, že sa nikdy nezaoberáme samotnou čistou analýzou, ale skôr opatreniami, ktoré z nej nakoniec vychádzajú. Čo teda urobíme s týmito zainteresovanými stranami, aby sme ich pozitívne dostali na stranu nášho projektu.
A to je vždy cieľom: Chceme, aby boli všetky zúčastnené strany, pokiaľ je to možné, pozitívne presvedčené o našom projekte.
Spravidla nebudeme schopní získať všetky zúčastnené strany. Ale ak sme v pohode Analýza zainteresovaných strán alebo dobrom Správa zainteresovaných strán môže zvýšiť kvótu pozitívnych zainteresovaných strán, potom sa získa veľa.
A tu je úplne bežné vykonať analýzu zainteresovaných strán niekoľkokrát. K predchádzajúcim údajom je samozrejme možné kedykoľvek získať prístup. Hovorí sa, že bude revidovaný a rozšírený, ale nie úplne prerobený.
Prečo potrebujem analýzu zainteresovaných strán?
Táto otázka je úplne oprávnená. Pretože projektový manažment sa nemusí za nič zmierovať s obvinením z byrokratizácie. To znamená, že je vytvorených veľa plánov, veľa tabuliek, prehľadov a prezentácií a nakoniec zostáva otázka: Potrebovali sme toto všetko?
Ako funguje analýza zainteresovaných strán?
Existuje mnoho rôznych foriem analýzy zainteresovaných strán, jednu z variantov, ktoré popisujem vo svojej knihe: Manuál projektového riadenia - základy s metódami a technikami pre začiatočníkov.
Stručne povedané, môžeme povedať, že zachytíme tri relevantné body:
Postoj:
Chceme vedieť, ktoré z nich postoj má v projekte účastníka. Pozitívne, neutrálne alebo negatívne.
Moc:
Niekedy sa zmienime aj o tomto bode vplyv. Ide o to, akú moc má táto osoba, alebo aký veľký vplyv má na náš projekt. Tu sú mysliteľné rôzne stupnice. Väčšinou pracujem na stupnici od jedna do štyri. Povedzme, že človek má toľko sily, že môže náš projekt zastaviť, potom mu dáme moc štyroch. Ak sa nestaráme o to, čo táto osoba hovorí, dáme jej moc jedného.
Ako už bolo spomenuté vyššie, jedná sa samozrejme o subjektívne hodnotenie. Sila je vždy niečo, čo subjektívne vnímame. Jeden človek môže mať na nás moc štyri, ale ten jeden na niekoho iného. Je to vždy kvôli vášmu vlastnému posúdeniu a tiež vašej vlastnej ovplyvniteľnosti.
Obavy:
V tejto druhej dimenzii Zdesenie zaznamenáva, do akej miery je projekt zainteresovaný Niekedy sa zaznamenáva aj ovplyvniteľnosť, t. J. Ako silno možno všeobecne ovplyvňovať zainteresované strany. Podľa môjho názoru majú obaja zmysel, ale tu sa pozeráme iba na mieru znepokojenia.
Z toho zvyčajne vyplýva matica so štyrmi kvadrantmi, do ktorej sme umiestnili napríklad určité zainteresované strany. Tu vidíme takúto grafiku.
V tomto príklade je niekoľko zainteresovaných strán, ktoré sa k projektu stavajú negatívne. Nie každý zainteresovaný subjekt je samozrejme dôležitý. Pre nás v prvej úvahe sú dôležité zainteresované strany, ktoré majú obzvlášť vysokú úroveň moci (t. J. Moc tri alebo moc štyri), a mali by sme sa na ne zamerať. Cieľom stále zostáva, aby všetky zainteresované strany mali pozitívny vzťah k nám alebo nášmu projektu. Inými slovami, teraz musíme definovať konkrétne opatrenia, ako získať zainteresované strany na našu stranu. Samozrejme, vždy ide o individuálne rozhodnutie, ktoré závisí od projektu.
Mali by sme ignorovať zainteresované strany s malou mocou?
Nie, absolútne nie. Moc medzi zainteresovanými stranami sa môže zmeniť. Spravidla to s nami nemá nič spoločné, skôr sa to deje prostredníctvom vonkajších okolností. Existuje však možnosť, že sa zmenia, a vždy by sme mali mať prehľad o všetkých zainteresovaných stranách. A ak dokážeme prijať opatrenia, ktoré nás budú stáť malé a negatívne zainteresované strany, aj keď majú malú právomoc hlasovať pozitívne, mali by sme to určite urobiť. Pretože nakoniec je tu aj väčšina zainteresovaných strán, aj keď nemajú obzvlášť veľkú moc. A čím bude mať náš projekt pozitívnejšiu náladu, tým lepšie.
Od analýzy zainteresovaných strán po správu zainteresovaných strán
Ďalšou otázkou je logicky, ako postupovať pri týchto výsledkoch. Ako som už povedal, prvým krokom je definovanie opatrení pre jednanie s týmito zainteresovanými stranami v krátkom čase, keď sú pozvaní na plánovanie stretnutí, sú zapojení do projektu, sú ignorovaní, sú zdvorilí. Všetko to samozrejme závisí od projektu a od toho, čo je projektový tím ochotný dať. Či tak alebo onak, má zmysel previesť túto prácu so zainteresovanými stranami na nepretržitú prácu, to znamená, že už nejde len o jednorazový impulz vo forme analýzy zainteresovaných strán, ale vo forme pravidelnej práce prostredníctvom takzvaného riadenia zainteresovaných strán.
Chceli by ste vedieť, ako môžete zvýšiť úspešnosť svojich projektov konkrétnou identifikáciou a zapojením zainteresovaných strán? Potom sa u mňa objednajte na bezplatnú konzultáciu a ja vám poskytnem moje tri najdôležitejšie tipy, ako môžete optimálne začať v správe zainteresovaných strán alebo vylepšiť svoje súčasné riadenie zainteresovaných strán: