Cestovné časy
V aplikácii HELIUM V vám modul cestovných časov poskytuje pohodlný spôsob zaznamenávania cestovných časov a nákladov. To nájdete v module zaznamenávania času po výbere príslušného zamestnanca v rámci cestovných časov .
Definícia rôznych denných sadzieb/príspevkov na cestovné náklady sa nachádza v dolnej časti karty Diéty, ktoré sa nazývajú ďalšie výdavky na stravu.
Pretože sadzby výdavkov nie sú striktne spojené s krajinami, účtujú sa napríklad odlišné sadzby výdavkov pre pohraničné oblasti ako pre vzdialenejšie časti krajiny a niektoré mestá (Miláno, Londýn) majú svoje vlastné sadzby, ktoré je možné definovať nezávisle na karte Modul Dátumy.
Od možnosti definovať príspevky na ubytovanie sme sa vzdali, pretože sa zvyčajne účtujú podľa výdavkov.
Rezervácia času cesty je rozdelená do dvoch častí.
Toto je príslušný začiatok cesty cestovného úseku. Ak napríklad uskutočníte niekoľko návštev zákazníka v jeden deň, začínate odletom z vašej spoločnosti k prvému zákazníkovi, potom jazdíte k druhému zákazníkovi, t. J. Ako nový začiatok cesty zadajte čas odchodu z prvého zákazníka k druhému zákazníkovi. druhý zákazník a tak ďalej.
Definujte, ktorých zákazníkov ste navštívili, s ktorými ste hovorili a v ktorej krajine cestovania (pozri vyššie, diéty) sa to stalo. Do časti Komentár zadajte vhodný dôvod.
Ak cestujete vlastným vozidlom, služobným vozidlom a podobne, uveďte tiež počiatočný počet kilometrov.
Zadajte tiež ŠPZ svojho súkromného vozidla alebo si vyberte z firemných vozidiel, s ktorými cestujete. Okrem toho je možné uviesť ďalšie náklady.
Nasledujúca cesta je rezervovaná ako začiatok. Vaše zariadenie HELIUM V rozpozná ďalšiu cestu podľa toho, že pred cestou existuje aj začiatok (a žiadny koniec).
To znamená, že popri nových km štart
zobrazí sa počet najazdených kilometrov predchádzajúcej časti a teda je možné alternatívne zadať vzdialenosť, ktorá potom vedie k začiatku najazdených kilometrov aktuálneho úseku jazdy.
Na konci cesty uveďte konečný čas, t. J. Keď ste späť v spoločnosti, a uveďte počet kilometrov alebo prejdenú vzdialenosť, ak cestujete s vozidlom. Upozorňujeme, že na výpočet vzdialeností sa používa počiatočný a konečný počet kilometrov. Zadanie vzdialenosti slúži iba ako pomôcka na výpočet.
Dôležité: Ak je, ako je to u zamestnancov terénnych služieb bežné, v jeden deň navštívených viac zákazníkov, zarezervujte si prosím iba začiatok cesty, ako je popísané vyššie, kým sa pracovná cesta skutočne neskončí. Ak je začiatok, koniec vždy rezervovaný, program HELIUM V vypočíta diéty pre každý úsek cesty, ktoré s najväčšou pravdepodobnosťou nebudú mať za následok žiadne dátumy cesty.
Vezmite prosím na vedomie:
Výlet, napríklad k zákazníkovi, nie je príchod ráno so začiatkom a koncom a potom večerný odchod so začiatkom a koncom, ale začína sa ráno a končí sa večer. Alebo vo všeobecnosti to začína odchodom z kancelárie a končí sa návratom do kancelárie (kancelária predstavuje vašu spoločnosť alebo súkromnú adresu zamestnanca).
Nesprávne:
To by znamenalo dva výlety po jednej hodine.
Správne:
Zamestnanec bol celý deň vonku.
Ak by však zamestnanec bol na ceste niekoľko dní, mohlo by to vyzerať takto:
Otázka: Ako sa počíta vzdialenosť pri viacerých štartoch?
Odpoveď: V závislosti na firemných postupoch a tiež na udržanie čo najmenšej snahy o zaznamenávanie sa vzdialenosť vždy počíta od začiatku cesty do nasledujúceho zadaného začiatku cesty alebo najviac do konca cesty. To znamená, že ak je viac ako jeden začiatok, je potrebné zadať iba počet najazdených kilometrov/vzdialenosť pri prvom začiatku a konci. Na druhej strane to tiež znamená, že náklady na cestu sa vždy priradia k poradiu, ktoré sa priradí k začiatku cesty. Ak je niekoľko štartov bez zaznamenaného počtu najazdených kilometrov, prvý štart alebo presnejšie potvrdenie o zaplatení znáša všetky náklady.
Otázka: Moja cesta sa skladá zo štyroch blokov, ako to mám správne pochopiť?
Odpoveď: Ak sa cesta skladá zo štyroch častí, musia byť zaznamenané s piatimi rezerváciami.
Ak napríklad deň cesty vyzerá napríklad takto:
07: 00-07: 45 príchod 40km
12: 30-12: 45 ďalšie dojazdy 5 km
15:15 - 15:30 cestovanie ďalej 5 km
16: 00-16: 15 cesta domov 40km
Hodnotenia nájdete pod informáciami, cestovnými časmi alebo denníkom.
Poznámka: Pre výpočet najazdených kilometrov sa používa najazdené kilometre definované v module Personál pre príslušného zamestnanca v časti Personálny plat.
Poznámka: Ak boli počas hodnoteného obdobia urobené zmeny v počítadle kilometrov, použije sa definícia uvedená na začiatku hodnotiaceho obdobia. To znamená, že pre správny výpočet sa musí fakturácia cesty zhodovať s príslušnými zmenami.
Poznámka: Najskôr si vytlačte denník a uistite sa, že sú zadané údaje správne. Cestovné náklady sú potom zahrnuté v správe o cestovných výdavkoch. Dostanete potvrdenie s uvedením všetkých vzniknutých cestovných výdavkov.
Definícia diét
Definíciu diét nájdete v module zaznamenávania času, na dolnej karte modulu Diety.
Diéty a ich výpočty sa veľmi líšia v závislosti od odvetvia a krajiny. Pomocou HELIUM V sme vytvorili možnosť zmapovať všetky pravidlá. Vyžadujú sa formuláre špecifické pre používateľa, aby ich bolo možné splniť aj podľa vašich požiadaviek. Ak chcete upraviť svoj formulár, kontaktujte svojho nadriadeného pre HELIUM V.
Poznámka: Pre každý cieľ cesty a dátum je možné zadať iba jednu definíciu stravy.
Pretože vyškolenému Rakúšanovi je jasné, že oblasti v blízkosti hraníc, v určitých mestách, majú inú stravu ako v skutočnej krajine, napríklad vo Frankfurte je vyššia strava ako v Nemecku, ale priame hraničné mesto do Salzburgu, Freilassing, môže mať nižšiu stravu ako Nemecko./musíte si definovať svoje vlastné ciele cesty.
Ak tu hovoríme o diétach, potom sa v Rakúsku používa tento termín na nahradenie dodatočných výdavkov na správu domácnosti. Takže kompenzáciu dostanete, pretože ste
nemožnosť mať obed a večeru „doma“.
Pod pojmom výdavky sa rozumejú ďalšie výdavky v zmysle cesty, napríklad letenky, tipy atď.
Otázka: Ako sú definované diéty ?
Odpoveď: Na jednej strane sa dostanete na oficiálnu webovú stránku. Pre domáce cesty, t. J. Pre ľudí, ktorí majú v Rakúsku daň v Rakúsku, je k dispozícii denná dávka najviac 26,40 eur. Táto suma platí po dobu 24 hodín. Ak cesta trvá dlhšie ako tri hodiny, za každú začatú hodinu sa dá vypočítať 1/12 (teda 2,20 eura). Ak cesta trvá viac ako 11 hodín, už teraz máte stravu v plnej výške 26,40 eura.
Znamená to, že
denná sadzba je plná strava 26,40 Ђ, minimálna sadzba je 3 x 2,20, takže 6,60 a hodinová (fakturačná) od 3 hodín a potom s hodinovou sadzbou 2,20.
To znamená, že ak sa skontroluje hodina, na pripísanie diéty sa vyžaduje minimálna doba cesty od hodín (zvyčajne tri hodiny).
Upozorňujeme, že tieto časy vždy platia pre jeden cestovný segment a jeden cestovný deň. Napríklad na čas medzi prvým štartom a druhým štartom a potom na čas medzi druhým štartom a koncom cesty.
Otázka: Je možné uložiť ďalšie pravidlá?
Odpoveď: Zadaním skriptu cestovného denníka (pozri vyššie, skript názvu súboru) možno uložiť aj ďalšie pravidlá.
Otázka: V niektoré dni nie sú vytlačené žiadne diagramy?
Odpoveď: Výpočet stravy vychádza aj zo zákona o pracovnej dobe. Tu sa okrem iného uvádza, že zamestnanci majú nárok na stravu, iba ak viac než tri hodiny sú na pracovnej ceste. To znamená: Ak si napríklad zamestnanec zarezervuje cestovný čas od 9:00 do 12:00, sú to presne tri hodiny. Pre toto nie sú zobrazené žiadne diéty. Ale ak si zarezervuje 8: 59-12: 00, sú to viac ako tri hodiny a vypočítajú sa príslušné diéty.
Faktor minimálnych hodín je možné nastaviť pre každý cieľ cesty v časti Dátumy v poli Od hodín. K tomu musí byť aktivovaný hodinový výpočet, t. J. Hodinový musí byť skontrolovaný.
Otázka: Ako môžem vypočítať cestovné náklady?
Odpoveď: Upozorňujeme, že pri kontrole cestovných výdavkov sa tieto výdavky sledujú každý deň. Tj cestovné náklady sa zakladajú na kalendárnom dni. Ak je zamestnanec na pracovnej ceste napríklad od prvého dňa do 10:00 do druhého dňa do 10:00, je to 24 hodín (t. J. Jeden deň), ale podľa zákona o pracovnej dobe sú to dva dni cesty.
Prvý deň je to 14 hodín, je to kvôli nemu (zvyčajne tu môžu byť odchýlky v závislosti od kolektívnej/kolektívnej zmluvy) celá sadzba stravy.
na druhý deň je to 10 hodín. V závislosti od krajiny cestovania (domáca/zahraničná) dostáva 2/3 alebo 10/12 stravného v krajine cestovania.
Priraďte cestovné náklady k objednávke/projektu
Každý začiatok cesty je možné priradiť k objednávke alebo projektu. To definuje zákazníka/partnera. Tu tiež definujete faktor (%), koľko môže byť tomuto zákazníkovi účtovaných celkových cestovných nákladov. Na konci cesty uveďte, s ktorým firemným vozidlom bola táto cesta vykonaná, alebo či sa tak stalo so súkromným vozidlom. Ak bola cesta uskutočnená služobným vozidlom, platia náklady definované pre vozidlo; ak bola uskutočnená súkromným vozidlom, použijú sa náklady na kilometre z personálneho platu.
Rozšírenie zaznamenávania odpočtov km pre každú rezerváciu cesty má výhodu v tom, že alokáciu skutočných nákladov na príslušnú objednávku, zákazníka, projekt je možné vykonať oveľa presnejšie.
Definícia vozidiel
V module Personálne na karte Vozidlo môžete definovať firemné vozidlá. Kliknite na Nový a zadajte popisný názov vozidla a jeho ŠPZ.
Náklady na vozidlo uložíte na hornej záložke Náklady, zadajte náklady KM pre príslušný dátum.
Vyhodnotenie jázd cez všetky alebo jednotlivé vozidlá za voľne definované obdobie nájdete v menu Info - Vozidlá.
Typ použitia ovládacích prvkov vozidla, ktoré ľudia používajú, a môžu si ich tak zvoliť v zázname o dobe cesty.
K dispozícii sú tri definície:
a.) Súkromné vozidlo. toto vozidlo patrí vášmu zamestnancovi
b.) Služobné vozidlo. toto vozidlo patrí vašej spoločnosti, ale je k dispozícii iba jednému zamestnancovi
c.) bazénové vozidlo. toto vozidlo patrí vašej spoločnosti a je k dispozícii všetkým zamestnancom.
Alokácia vozidiel, typ použitia vozidla, sa uskutočňuje pre súkromné vozidlo a služobné vozidlo v module Personál na príslušnej osobe na karte Vozidlá. Tu je možné zvoliť iba súkromné a firemné vozidlo. Bazénové vozidlo je vždy k dispozícii všetkým zamestnancom.
Ak je súkromné vozidlo alebo služobné vozidlo pridelené inej osobe, takže v skutočnosti by dve osoby používali to isté vozidlo, zobrazí sa zodpovedajúca správa. Ale toto je prípustné.
Pri výbere vozidla v zázname času cesty = začiatok jazdy sú k dispozícii vozidlá priradené osobe a vozidlá bazénu.
Otázka: Ako sa zaznamenávajú pasívne cestovné časy?
Poznámka:
Samozrejme, pri diétach (dodatočné výdavky na stravu) sa musia okrem pasívnych cestovných časov zaznamenať aj skutočné cesty so začiatkom, prípadne ďalej a na konci cesty. Ak v mesačnom výpise nájdete iba pasívne cestovné časy, HELIUM V to akceptuje, ale je potrebné ich doplniť cestovnými časmi, aby ste nahradili ďalšie práce.
Poznámka 2:
Pretože pasívne cestovanie závisí aj od bežného pracovného času (to, čo je bežný pracovný čas, napr. Základný čas, nie je zákonom dostatočne jasne vymedzený), je potrebné vymedziť obdobia, v ktorých sa pasívne cestovné časy ako také počítajú. Pozri tiež Osobné, kolektívne a pasívne cestovanie. Ak nie sú definované žiadne časové obdobia, nevypočíta sa žiadny pasívny čas cesty.
Otázka: Ako sú v mesačnom výkaze uvedené pasívne cestovné časy?
Odpoveď: Pasívne cestovné časy, ktoré sa majú skutočne použiť ako také (z hľadiska obdobia), sa odpočítajú od skutočných hodín v mesačnom výkaze a zobrazujú sa ako prerušenie, pretože to znižuje vyplatený zostatok za flextime. Preto sa hodiny pasívneho cestovného času opravia a pripočítajú k faktoru výplaty v poslednom riadku mesačného výpisu.
Otázka: Možné rozdiely pri zvažovaní cestovných časov
Odpoveď: Upozorňujeme, že účtovníctvo cestovného času je predpísané zákonodarcom tak, aby bolo možné ho vypočítať od začatej hodiny. To znamená, že ak je napríklad cestovný čas rezervovaný s počiatočným časom 6:59, k začatiu cesty o 7:00 sa pripočíta ďalšia hodina. To sa niekedy stane, keď na jednej strane zamestnanci prebookujú svoj čas presne v danom čase a na druhej strane je aktivovaná funkcia auto-come, pomocou ktorej je prichádzajúci hovor automaticky rezervovaný jednu sekundu pred začiatkom aktivity.
Otázka: Ako je možné priradiť ďalšie výdavky?
Odpoveď: Najmä pri spojení záznamu času cesty HVMA je možné zaznamenať ďalšie cestovné náklady/cestovné náklady s príjmami za cestovné sekcie s odkazom na objednávky.
Ručné zadanie priradenia výdavkových dokladov bolo implementované takto:
Do správy prichádzajúcich faktúr zadajte obvyklý doklad
Ak účtenku už spoločnosť HVMA zachytila s fotografiou potvrdenky, potvrdenku nájdete v systéme registrácie dokumentov
Navyše to ešte nie je pridelené, iba zadaná suma. Platobný termín zahŕňa aj plánovanú/vykonanú platbu dokladu s odkazom na zamestnanca, aby ste videli, ako sa to má vyrovnať s vašimi zamestnancami.
Priradenie účtu (pre účtovníctvo) musia vykonávať príslušne vyškolené a oprávnené osoby.
V zázname času cesty teraz vyberiete rezerváciu začiatku cesty, ku ktorej sa má priradiť tento doklad.
Teraz prepnite na kartu Výdavky a priraďte potvrdenie zadané vyššie k Nové.
Upozorňujeme, že tieto výdavky, najmä z dôvodu priradenia objednávok, je možné priradiť iba k rezerváciám na začatie cesty.
Ak už bola vybraná došlá faktúra priradená k inému záznamu o ceste, zobrazí sa príslušná správa.
Príjmy, ktoré nesúvisia s výletmi, je možné priradiť k objednávke prostredníctvom priradenia objednávky.