Desaťbodový plán večierku Ako môžem zorganizovať podujatie PULSE s tematikou života
Či už ide o rockovú párty, promócie alebo charitatívne čítanie - ak chcete zorganizovať verejné podujatie s mnohými návštevníkmi, musíte vopred veľa zvážiť. Odpovedali sme na desať najdôležitejších otázok pre úspešné podujatie.
Od: Caroline von Eichhorn
Stav: 15. 6. 2011 | archív
1. Ako môžem začať?
Každý začiatok je ťažký. Alebo: Dve najdôležitejšie otázky, ktoré by ste si mali položiť na začiatku. Kedy a kde by mali hlášky vzísť?
V každom prípade sa vyhýbajte konfliktom stretnutí. Povstáva silný pivný festival v ten istý deň, kam sa ponáhľa celá vaša dedina? Alebo niekto robí párty podobnú tej vašej? Začnite plánovať pol roka vopred a držte sa harmonogramu.
Druhá: kde chcete párty? Vyberte miesto, ktoré je príliš malé ako príliš veľké. Nič nie je horšie ako párty so zívajúcou prázdnotou. Izba je dobre obsadená asi dvoma ľuďmi na meter štvorcový.
Odľahlá lesná chata je samozrejme tiež v pohode. Mali by ste však byť schopní odhadnúť, koľko ľudí chce ísť na dlhšiu cestu. Je dostatok parkovacieho miesta alebo musíte zabezpečiť kyvadlovú dopravu? Aj pod holým nebom musíte robiť zložitejšie úvahy: Kde je ďalší zdroj energie? Aké bezpečnostné opatrenia je potrebné dodržať? Sú tam toalety alebo musím dať toalety Dixie?
2. Ktoré orgány musím informovať?
Hneď ako určíte čas a miesto, musíte svoju stranu zaregistrovať na magistráte.
Podľa článku 19 zákona o štátnom treste a nariadení je to povinné pre verejné podujatia. Musíte sa zaregistrovať najmenej dva mesiace vopred a musíte byť plnoletí.
Na každé podujatie existujú rôzne požiadavky, v závislosti od toho, koľko ľudí prichádza a aký veľký je festival. Čím je vaša udalosť rozsiahlejšia a čím viac sa líši od obvyklého použitia miesta, tým viac požiadaviek musíte splniť. Napríklad, ak chcete usporiadať koncert s 500 hosťami v prázdnej kancelárskej budove vrátane svetelnej šou, tanca a koláča formou bufetu, vyšetrenie na magistráte je komplikovanejšie ako klasický koncert v koncertnej sále. Nezabudnite, že registrácia je spoplatnená. Čím komplikovanejšia je vaša žiadosť, tým vyšší je poplatok. Určite vyhľadajte radu od miestneho úradu. Najlepšie urobíte, keď sa osobne zastavíte.
Nenechajte sa odradiť, ak policajti rozšíria oči nad vašim šialeným nápadom. Čím organizovanejšie im svoju udalosť sprostredkujete, tým menej majú sťažností.
Keď obec skontroluje vašu žiadosť, zapojí to aj ďalšie inštitúcie, ako napríklad políciu, hasičov, stavebný odbor alebo odbor životného prostredia. Teraz vás konfrontuje s požiadavkami: od ochrany pred hlukom cez ochranu pred požiarmi, núdzové východy, záchranné zložky až po ochranu mládeže, musíte spĺňať zákonné požiadavky vyhlášky Bavorského zhromaždenia. Ak chcete usporiadať bezpečnú a legálnu udalosť, nedá sa to nijako obísť.
Orgán, na ktorý začiatočníci často zabúdajú, prichádza navyše: organizácia kolektívnej správy práv GEMA. Za všetky verejné udalosti s hudbou, na ktorú sa vzťahuje GEMA, musíte platiť. Takže: Zaregistrujte sa vopred prostredníctvom e-mailu alebo online formulára na stránke www.gema.de.
Ak spoločnosť GEMA objaví udalosť, ktorá nebola zaregistrovaná, ako pokuta zaplatíte minimálne dvojnásobok skutočnej tarify. Tarify nájdete na webovej stránke GEMA. Sú viazané na veľkosť miesta konania a cenu vstupného. Ak máte pochybnosti, môžete zvoniť pri dverách okresného úradu GEMA. Môžu vám dať tipy, ako udržať nízke náklady.
3. A čo jedlo a pitie?
Ak oslavujete v bare alebo kaviarni, kde sa podáva jedlo a jedlo sa podáva každý deň, nemusíte to osobitne registrovať. Inak to vyzerá s teplými jedlami.
Hneď ako budete chcieť ponúknuť teplé jedlá, musíte dodržiavať predpisy pre reštaurácie a hotely, ktoré nájdete na www.haccp.de. Pravidlá siahajú od zdravotných certifikátov zamestnancov po oblasti prípravy. Napríklad mrkvu nemôžete krájať na drevených stoloch, iba na plastových povrchoch. Ak chcete ponúkať teplé jedlo vonku, obráťte sa na majiteľa stánku s čipmi alebo podobne, ktorý môže predávať jeho jedlo za poplatok.
Najjednoduchší spôsob, ako získať pivo a sódu, je miestny pivovar. Opýtajte sa, čo vám môže poskytnúť pivovar. Od automatov cez pivné lavice až po hrnčeky majú zvyčajne na sebe veľa materiálu s logom, ktorý radi požičiavajú. Najviac peňazí sa dá zarobiť na kokteiloch, ale potrebujete tiež vyškolených barmanov, ktorí ich môžu servírovať iba ľuďom od 18 rokov. Pivo a víno sú povolené pre 16-ročných. Nezabudnite, že musíte ponúknuť aj nealkoholické nápoje. Najlacnejší nápoj v ponuke musí byť nealkoholický.
4. Ako zabránim finančnému kolapsu?
Hneď na začiatku by ste si mali ujasniť: Chcete investovať do svojej strany, zarobiť si peniaze alebo pracovať, aby ste dosiahli rovnováhu?
Ak sa chcete dostať na nulu, urobte jednoduchý obchodný výpočet: výdavky sa rovnajú príjmu. Na večierku zarábate väčšinu peňazí z nápojov. Vstupné sa zvyčajne pripočítava k poplatkom a nájmu. Ľudia by však aj tak radšej zaplatili za pivo ako za známku. Takže ak udržujete nízke vstupné ceny a pivo predražíte o 50 centov, nakoniec z toho získate viac.
Ak si bar sami neorganizujete, ale necháte si ho zariadiť napríklad na diskotéke: Nenechajte sa strhnúť majiteľom, ale trvajte na podiele na obrate. Dôležité: Nikomu nezaručujte minimálnu výšku príjmu, napríklad externým dodávateľom alebo prevádzkovateľom nočného klubu.
Najväčšie finančné nebezpečenstvo: Ako organizátor nesiete zodpovednosť za nehody so svojím súkromným majetkom. Môže sa stať veľa: niekto zakopol o kábel alebo lampa spadla zo stropu a udrela niekomu do hlavy. V každom prípade si uzatvorte poistenie zodpovednosti organizátora, vaše súkromné zaň neručí. Je dosť ponúk, ako sú krátkodobé zmluvy na jednodňové podujatie, ktoré stoja od 75 do 300 eur v závislosti od počtu návštevníkov. Ak organizujete večierok s priateľmi, nesiete zodpovednosť, ako ste zmluvne stanovili: spoločne, samostatne alebo v iných konšteláciách. Ak ani jeden z vás nemá peniaze, musia slúžiť vaši rodičia.
5. Ako dosiahnem správny zvuk?
Bez ohľadu na to, či ste regionálny techno DJ alebo medzinárodne známa rocková kapela: Buďte k svojim umelcom milí, pretože organizujú večierok.
Ak ste si dohodli poplatok, musíte podpísať zmluvu, v ktorej je regulované všetko: Od stravovania v zákulisí až po požadované kozmetické zrkadlo v šatni až po izbu v hoteli. Mali by ste sa tiež dohodnúť s umelcami, že sa v prípade choroby sami postarajú o náhradu.
Čo najskôr si so svojou kapelou alebo DJom vyjasnite, ktoré vybavenie potrebujú, alebo si ich zaobstarajte sami. Mnoho DJov si radšej prinesie vlastný zvuk vrátane osvetlenia.
Venujte pozornosť podmienkam na mieste. V zasklenom pavilóne potrebujete iné krabice ako v betónovom bunkri. Porovnajte ceny rôznych požičovní, pretože existujú veľké rozdiely. Veritelia s nimi tiež radi jednajú. Možno vás požičovňa dopraví vybavenie na miesto konania konferencie zadarmo, ak ju uprednostňujete pred konkurenciou.
6. Ako získam sponzorov?
Dobrá párty často zlyháva kvôli peniazom. Ale to sa dá zorganizovať. Zostavili sme pre vás niekoľko tipov, čo je potrebné zvážiť, koho sa opýtať a ako fungujú rokovania o zmluve.
Môžete vlastne hľadať sponzorov pre všetky oblasti vašej párty: od miesta cez nápoje, jedlo, hudobné systémy až po tlačoviny. Neexistujú takmer žiadne finančné referenčné hodnoty, všetko je však otázkou rokovania. Peniaze zriedka idú cez stôl. Sponzori uprednostňujú vecné príspevky.
Platí pravidlo: čím viac miestnych, tým lepšie! Spýtajte sa v rohovom obchode alebo v strýkovej drevárskej spoločnosti. Ponúknite zavesenie transparentu, vystavenie letákov alebo zmienku o spoločnosti v prejave.
Ak hľadáte spoločnosti, s ktorými môžete vytvoriť referenčné body, sú obzvlášť otvorené. Napríklad, keď organizujete kokteilový večierok, jeden alebo druhý výrobca alkoholu môže upustiť niekoľko fliaš. Študentské cestovné kancelárie určite radi inzerujú na letnom festivale pre študentov.
Dobre si premyslite: aké sú moje tromfy? Ako môžem predať cieľovú skupinu potenciálnym sponzorom? Navrhnite priečinok sponzora, v ktorom sponzor uvidí, čo má na vašej párty. Buďte odvážni a kreatívni. Svoje materiály musia odovzdať aj marketingové oddelenia.
Pozor na rip-off. Keď spoločnosti cítia, že začiatočník je v práci, radi vyskúšajú krivé ponuky. Nepredávajte hodnotu svojej strany príliš lacno.
7. Kto sa mi postaví do cesty?
Každá hádka pokazí párty. K tomu by nemalo prísť. Rovnako ako zlosť na susedov a úrad verejného poriadku nevytvára práve dobrú atmosféru. Tu je teda niekoľko tipov, ako to bude úspešná akcia.
Najväčšími zabijakmi večierkov sú miestni obyvatelia, ktorí sa cítia podráždení hlukom a volajú políciu. V každom prípade sa vopred obráťte na obec o vašom mieste konania a varujte susedov.
Pozor aj na malých súrodencov. Osoby mladšie ako 16 rokov nesmú ísť na „tanečnú akciu“ bez sprievodu, 16- a 17-ročné deti majú povolený vstup do polnoci. Je nevyhnutné nechať si skontrolovať ID a bezpečnostný kód a zamestnancami baru. Nikdy však nerobte bezpečnostnú službu sami, aj keď by ste si chceli ušetriť náklady. Nechajte to robiť ľudí, ktorí s tým majú skúsenosti a ktorí nechcú oslavovať. Bezpečnostný muž/žena stojí hodinu okolo desať alebo dvanásť eur.
Čím viac ľudí sa zúčastní na udalosti, tým dôležitejšie je nielen dohodnúť sa ústne. Vždy, keď prídu do úvahy peniaze, mali by sa dohody uzavrieť písomne, stačí e-mail.
Aj keď to znie smutne, pre organizátora: nikdy so sebou nepite. Musíte mať hlavu čistú a udržiavať veci v chode. Rovnako by sa nemali opiť ani vaši zamestnanci v pokladni a v bare.
8. Závisí to aj od dekorácie
Klasikou je stále disco guľa. Ale je to správne zinscenované? Aké alternatívy existujú a čo to všetko bude stáť?
Na tematickom večierku je samozrejme nevyhnutnosťou dekorácia. V opačnom prípade by ste si mali dobre premyslieť čas a peniaze, ktoré s tým súvisia. Dekorácia je drahá a všimne si ju, iba ak je skutočne úspešná a vhodná. Takže: všetko alebo nič.
Dobré osvetlenie je na druhej strane nevyhnutné. Neónové trubice, vďaka ktorým zažiari každý pupienok, pokazia celú párty. Trochu stmievania pomáha. Pretože skutočne prepracované osvetlenie je bohužiaľ naozaj drahé, pri profesionálnom prenájme získate iba od 5 000 eur. Ak chcete osvetliť telocvičňu reflektormi a postaviť si ju sami, nájdete osvetlenie za 400 eur. Určite by ste však mali vyhľadať radu od odborníka na osvetlenie, pretože pokiaľ ide o svetlo, je treba brať do úvahy veľa, od správnej zásuvky po bezpečnostné opatrenia.
Najjednoduchší spôsob, ako dosiahnuť klasickú atmosféru diskotéky, je disco guľa. Musí byť osvetlená z dvoch strán. Potrebujete na to špeciálne umelé bodové svetlá so zväzkovým lúčom, ktoré pripevníte na veľkú guľu vzdialenú štyri metre. Balóny sú lacnou, ale efektnou dekoráciou. Často si tiež môžete nechať dekoráciu dodať od dodávateľa nápojov.
9. Ako informujem svojich hostí?
Žiadna oslava bez hostí. Ale prosím, vyhnite sa tiež preplneným vstupným priestorom. Tu môžete zistiť, ktoré kanály propagácia funguje najlepšie.
Najlepšie reklamné médium je stále z úst. Je však ťažké šíriť to v prípade, že sa koná po prvýkrát. Preto musíte pre svoju udalosť vytvoriť pútač pozornosti.
Či už ručne vyrobené alebo s vysokým leskom - s dizajnom by ste mali odovzdať jasnú správu a osloviť správnu cieľovú skupinu. Okrem letákov generujú ešte väčšiu pozornosť plagáty. Ak je na ňom skutočne úspešné umelecké dielo, ľudia ho radi zavesia do svojej izby, čo vašej udalosti dodá ďalší trvalý efekt. Po vytlačení plagátov a letákov platí motto: rozhýbať bubon. Svoju udalosť začnite ohlasovať najmenej tri až štyri týždne vopred.
Facebook a ďalšie portály sociálnych médií možno teraz tiež použiť na prilákanie veľkého množstva ľudí na udalosť rýchlo a ľahko - ak sa niekto dostane na vlnu. Tlačidlá Like a Accept možno použiť na hrubý odhad počtu ľudí, ktorí sa zaujímajú o vašu udalosť. Ak sa online ukáže, že príliš veľa ľudí chce prísť - pripravte sa na vstupné.
10. Ako vzniká nálada?
Je všetko v poriadku, zapadá do reklamy, boli prijaté všetky bezpečnostné opatrenia? Aj potom sa môžu veci pokaziť. Pretože čas môže byť stále nepríjemný, ak sa napríklad blíži búrka. Čo teraz?
Ako sa hovorí? DJ organizuje večierok! Alebo kapela. Ak ste dodržali všetky predchádzajúce body, nálade vám nič nestojí v ceste nič formálne. Či bude akcia úspešná alebo nie, sa nikdy nedá odhadnúť na sto percent. Má to tiež veľa spoločného s vnútorným inštinktom, či máte hudbu a atmosféru u publika. Ak to nefunguje, možno by ste mali prehodnotiť svoju kariéru event manažéra.
. a ak sa to aj tak pokazí?
Žiadna panika. Nie vždy všetko môže vyjsť. Dokázať to: Spýtali sme sa profesionálnych organizátorov, aké nováčikovské chyby urobili - a čo sa od nich dozvedeli:
"Počas futbalových majstrovstiev sveta v Južnej Kórei a Japonsku v roku 2002 bolo Tollwood dosť prázdne, nemysleli sme si, že to ľudí bude až tak zaujímať. Teraz máme verejné prezeranie - pred festivalovým pozadím s mnohými multikultúrnymi stánkami návštevníkmi dobre prijatý. ““
Karen Marscholik, organizátorka festivalu Tollwood v Mníchove
"Počasie je najväčšia nehoda, ktorá sa vám na festivale môže stať. Je jasné, že keď svieti slnko, nepotrebujem podlahu v mojom zákulisnom stane. Ale keď prší, nástroje sú vo vode. Podlaha pre zákulisný stan by ma stálo 80 eur, namiesto toho sme ako náhradu použili stolové súpravy na pivo. Čistenie bolo oveľa nákladnejšie. “
Johannes Ries, organizátor festivalu v Regensburgu
"S dotáciou pre mesto sme to raz skoro pokazili. Po prvé, meškali sme a po druhé, nemali sme žiadne účty za svoje výdavky, pretože veľa sa cez priateľov„ pripravovalo ". Takže: nechajte si všetko potvrdiť, aj keď to urobili najlepší kamoš je. “
Dominic Wehren, organizátor festivalu Chip Hits The Fans, festivalu neďaleko Norimbergu
"Najmä u mladých ľudí si firmy a reštaurátori často myslia, že si s vami môžu robiť, čo chcú. To ide až k súdnym sporom. Mali sme prípad, že predajca jedla odmietol zaplatiť poplatok za jeho stánok, pretože začalo pršať . Išli sme až do procesu upomínania. Ten chlap si myslel, že sú začiatočníci, ktorí sa aj tak neodvážili nič urobiť.
Johannes Ries, organizátor Campusfest Regensburg
"Počas prvej plážovej bomby sme postavili príkladných bezpečnostných strážcov - ale iba pri vchodoch. Nečakali sme, že ľudia budú šplhať cez ploty. Nabudúce sme ochranárov rozložili po mieste konania festivalu."
Stefan Zeiller, organizátor festivalu Beachbomb vo Wörth an der Isar