Hlásenie do telefónu Vyvarujte sa týchto chýb pozdravu

Telefón zvoní, zdvihnete ho a poviete presne čo? Stačí jednoduché ahoj alebo by si mal povedať svoje meno? Objasníme a povieme vám, ako správne nahlásiť telefón.

Správne a vhodným spôsobom sa informujte v telefóne

Pri telefonovaní máte len pár sekúnd na to, aby ste sa vhodne ohlásili a položili tak základ priateľskej, otvorenej a dôveryhodnej konverzácii. Znenie pozdravu v telefóne závisí od toho, či ste volajúci alebo či vám niekto volá.

Často sa zastáva názor, že volajúci je ten, kto má obavy, a že je preto povinný najskôr sa identifikovať. Ale: Dnešné odporúčanie pre telefonát je, aby volaná osoba odpovedala a predstavila sa ako prvá. Volaný účastník hovorí svoj súkromný telefonický hovor Meno a priezvisko a jedného zatlačí priateľský pozdrav dňa po. Potom je na rade volajúci, aby sa predstavil rovnakým spôsobom.
Volajúci by mal predpokladať, že vyrušuje volanú osobu. Preto je vhodné sa opýtať: „Máte na mňa nejaký čas?“ Menej priateľský, a preto sa neodporúča: „Som znepokojujúci?“ To niekedy núti volanú osobu, aby odpovedala nepriateľsky: „Áno, vyrušujete to.“
Ak volaný účastník odpovie iba „Dobrý deň“ alebo „Prosím“, volajúci by to mal ticho prijať. Za žiadnych okolností by ste sa nemali pýtať „Kto je na linke?“. To môže viesť k tomu, že osoba bude nazvaná mrzuto a bude reagovať: „Prepáčte, ale zavolali ste mi. Nebolo by slušné, keby ste mi povedali svoje meno?“ V takom prípade volajúcemu nezostáva nič iné, ako sa vhodne predstaviť.
Ak voláte na súkromné číslo, nemali by ste tak robiť pred 10:00, nie cez obed, medzi 14:00 a 16:00 a dokonca ani po 21:00. Pokiaľ presne neviete, aký je denný režim volaného. Môžete sa pokúsiť nadviazať obchodné spojenie kedykoľvek počas dňa.
Ak bol hovor prerušený z dôvodu technickej poruchy, volajúci by mal znova telefonicky kontaktovať.
Tu vám ukážeme, čo môžete urobiť, ak hovor nepríde.

Začnite správne telefonovať

Pravidlá pre obchodné hovory sa líšia od pravidiel pre súkromné hovory:

Ak ste povolaný do práce, mali by ste čo najskôr odpovedať na telefón. Pokiaľ je to možné, nikdy nenechajte zvoniť viac ako trikrát. Pozdravte každého volajúceho, akoby bol prvým dňa - aj keď už má päťdesiatku.
Pozdrav by mal byť krátke, stručné, zamerané na služby a milý zlyhať. Uistite sa, že váš pozdrav nie je príliš dlhý. Optimálne je: Spoločnosť ABC, John Doe, dobré ráno alebo Spoločnosť ABC, hovoríte s Maxom Mustermannom, dobré popoludnie.
Ak máte od vás aktívny hovor, odpovedzte na nasledujúce: Dobré ráno pani/Pán . Spoločnosť XYZ, moje meno je Max Mustermann.
Pri pozdrave by ste sa mali ubezpečiť, že hovoríte správne jazykom a hovoríte ním zreteľne. Rýchle tempo reči dáva človeku, s ktorým hovoríte, dojem, že sa ponáhľate.
Vyvarujte sa prílišnému priateľstvu. To znie príliš umelo a má tendenciu viesť k únikovému reflexu u druhej osoby. Hovorte uvoľneným hlasom. To môže napríklad trochu upokojiť nahnevaných zákazníkov.

Stále by ste tomu mali venovať pozornosť

Ak ste povolaní v profesionálnom kontexte, vždy je vhodné zapísať si meno volajúceho, aby ste mohli počas hovoru primerane reagovať.

Pri uskutočňovaní pracovných hovorov by vás moderné telefóny ISDN s rozpoznávaním telefónneho čísla nemali nechať zlákať, aby ste okamžite pozdravili volajúceho „Dobrý deň, pán Klein“. Na jednej strane môže zariadenie používať aj niekto iný. Na druhej strane sa môže stať, že sa volajúci cíti byť trochu skrínovaný, ak je oslovený svojim menom skôr, ako odpovie.
Počas obchodného hovoru je vhodné osloviť volajúceho osobne menom alebo menom. To mu dáva pocit, že jeho obavy beriete vážne a že vás to zaujíma.
Na konci (úspešného) telefonátu je priateľské a záväzné rozlúčenie a v prípade potreby a „Ďakujem za tvoj hovor!“ vhodné. Ak bol telefónny hovor menej úspešný, toto pravidlo sa nemusí dodržiavať.
Keď zavoláš v zastúpení mali by ste tiež kontaktovať obchodné kontakty „v rade ...“ Správa. Pri súkromných telefónnych hovoroch by ste mali uviesť aj svoje meno „tu o ...“ povedať. Vyhnete sa tak neistým situáciám a zmiešaným situáciám.

V ďalšom praktickom tipe vám vysvetlíme, ako si sami môžete pripojiť multimediálnu zásuvku.