Kde mám začať ›Dobrodružstvo domácej kancelárie
Nakoniec pracujte efektívne doma
Obsahovo nestratil nič zo svojej aktuálnosti, iba to, že som pridal plán prvej pomoci. Teraz si môžete článok vypočuť aj v podcaste ...
Bavte sa čítaním alebo počúvaním!
Najprv pozitívum: existuje nekonečné množstvo spôsobov, ako na to. Je toho plný internet - vrátane môjho blogu.
Nevýhoda: existuje nekonečné množstvo spôsobov, ako na to ...
Čo vlastne začať?
Sorry, nenapísal som hneď.
Reč je (samozrejme) o vašej samospráve v domácej kancelárii;-)
Túto otázku často počúvam (kde mám začať ?). Najmä keď sa ľudia so mnou zaregistrujú na bezplatnú orientačnú konverzáciu a povedia mi, čo ich posúva a čo sa ich týka. Dostávam zoznam všetkého, čo chceš robiť, čo sa chystá, aké dedičstvo so sebou nesieš a áno, niekedy pri čítaní zatajujem dych.
Pretože tlak naráža.
Tlak, na ktorý sú títo ľudia vystavení, aby všetko zvládli okamžite a súčasne.
Začína sa jedno stavenisko, potom chýba jeden prvok, ktorý by pokračoval - a ďalšie stavenisko je už otvorené. A tak ďalej ... no, možno to vieš aj ty.
Ďakujem za počúvanie!
Ak sa vám táto epizóda páčila, ocenil by som od vás niekoľko riadkov a hviezdičiek v iTunes!
Čo chýba?
Systém. Spravidla aj základ.
Aby som si nebral príklad z domu: keď varíte, nezačnete ani s korením, však?
Iba pomocou systému sa môžete sústrediť na ďalší krok.
Pokyny, ako to vyriešiť, napríklad ak často absentujete, nájdete v článku „Ako stavať mosty medzi viacerými pracoviskami“.
Ale bez ohľadu na to, či už máte vo svojej domácej kancelárii základnú štruktúru alebo nie (ak nie, pozrite sa „tu, v Home-sweet-Office 2.0 vytvoríme presne to ...), prvé kroky môžu vždy vyzerať takto:
Plán prvej pomoci
Upratujte svoj stôl
Na prvý pohľad sa to nemusí zdať dôležité. Uprataný stôl však okamžite zaistí, aby sa chaos vo vašej hlave upokojil a aby ste radšej plnili svoje úlohy. Alebo že v prvom rade vôbec viete, čo medzitým skončilo na vašom stole.
- Vyčistite všetko, čo leží na vašom stole.
- Vyčistite si stôl a dajte viac toho, čo skutočne potrebujete pre svoju prácu.
- Triediť podľa odpadu (vyhodiť), urobiť (bez ohľadu na to, kedy), zaradenia.
- Zoraďte veci, ktoré je potrebné urobiť znova, podľa časového horizontu: čo sa má urobiť dnes, tento týždeň alebo neskôr.
- Robte si z toho úlohy! To znamená, že si napíšete (robím to v Trelle v mojom 1-minútovom zozname úloh), čo presne treba urobiť.
Usporiadajte si doručenú poštu
Pokiaľ máte nepríjemný pocit, že vo vašej schránke číhajú úlohy a katastrofy, nebudete sa môcť sústrediť na svoju ďalšiu úlohu, takže:
- Zoraďte prichádzajúce e-maily podľa odosielateľa, aby ste na prvý pohľad videli, ktoré e-mailové správy „patria k sebe“.
- Radikálne odstráňte všetko, čo pre vás neobsahuje úlohu alebo termín.
- Zvyšné e-maily zoraďte podľa dátumu a
- začnite s najnovšou poštou („posledný, prvý von“) a rozhodnite sa, či to zvládnete za 2 - 3 minúty. Ak áno: urobte to. Ak nie: urobte z toho ďalšiu úlohu vo svojom zozname úloh.
Pozrite sa ‘do svojho kalendára
Najmä pri chorobách sa opakovane stáva, že ste si dohodli alebo zrušili schôdzky súkromnou správou alebo krátkym e-mailom. To sa teraz musí porovnávať alebo aktualizovať.
- Ak boli schôdzky výsledkom na vašom pracovnom stole alebo z e-mailu - zadali ste ich?
- Aké ďalšie schôdzky plánujete tento týždeň? Môžete si ich ponechať všetky alebo by bolo lepšie niekoľko z nich odložiť, kým nebudete opäť spokojní?
- Koľko času máte tento týždeň na vypracovanie?
- Ste dobre pripravení na schôdzky alebo máte nejaké prípravné úlohy? Potom si ich znova zapíšte!
Skontrolujte svoje projektové plánovanie (ak niečo také máte)
Dnes ráno som dostal e-mail, v ktorom poskytovateľ odložil jej výzvu o týždeň, pretože ochorela. Áno, je to možné! Aj bez vinného svedomia alebo strachu, že by sa všetky zainteresované strany mohli odvrátiť.
Pretože niečo také sa stane práve nám sólo preneurom ...
Ak vás niečo vyhodilo z cesty, môžete projekty odložiť, preložiť načas alebo ich jednoducho zrušiť. A teraz je najlepší čas to urobiť. Pretože nemá zmysel zvyšovať váš týždeň, ak sa práve zotavujete z vypadnutia zo systému.
Stanovte si priority
Po prepracovaní týchto štyroch bodov bude váš zoznam úloh pravdepodobne preplnený - dúfam však, že teraz máte prehľad, ktorý potrebujete, aby ste mohli začať.
Než začnete, musíte urobiť jeden krok: Prečiarknite polovicu svojho zoznamu úloh!
Máme tendenciu považovať v takejto situácii všetko za dôležité a naliehavé - ale väčšinou to tak nie je.
A ak vás už váš zoznam úloh nedesí - začnite ‘!
Ďalším príkladom vyhovujúceho systému?
Živé stretnutie v Home-sweet-Office 2.o sa nedávno zaoberalo pracovným tokom pre účtovníctvo. Každý má svoje vlastné požiadavky. Napríklad píšem relatívne málo odchádzajúcich faktúr, pretože predávam hlavne cez Digistore24, a tak za mňa robí fakturáciu.
Na druhej strane veľa platím cez PayPal alebo kreditnou kartou a mám tu veľa potvrdení, ktoré sú spravované. Každý štvrťrok tiež odovzdávam svoje potvrdenia daňovému poradcovi, ktorý ich potom spracuje.
Aj keď vaša zbierka príjmových dokladov vyzerá úplne inak ako tá moja, môžete si podobný systém zaviesť postupne:
- Napíšte, čo je potrebné urobiť
- Čo z toho musíte robiť nepretržite, týždenne, štvrťročne, ročne
- Zoraďte úlohy uvedené v bode 1 v správnom poradí
- Zoraďte všetko správne
- Aký pracovný materiál potrebujete na bežné, týždenné atď. Úlohy? Napr. Razník, ľahké pero atď.
A v zásade je pracovný tok pripravený!
Pretože to znie teraz veľmi teoreticky, môžete si tu stiahnuť môj zhruba načrtnutý pracovný tok pre moje účtovné úlohy. Áno, bez akejkoľvek e-mailovej adresy, stačí kliknúť na malý obrázok;-)
Záver
Aj keď som vám tu nechal niekoľko tipov, ten najdôležitejší ešte nebol spomenutý: Začnite! Získajte prehľad, vráťte sa k svojim rutinám, ktoré vám už pomohli, a začnite.