Keď sa účtenky a doklady stratia - praktické vedomosti pre živnostníkov
Dôležité príjmové doklady a obchodné dokumenty z papiera sa často dajú len ťažko vymeniť. Čo robiť, ak sú stratené, odcudzené alebo zničené? A aké preventívne opatrenia pomáhajú udržiavať škody v medziach po vniknutí, požiaroch a iných stratách?
Súbory na stiahnutie k článku
Pre členov
Na tejto stránke
Niekoľko preventívnych opatrení pomôže chrániť dôležité papierové dokumenty a potvrdenky vo vašej kancelárii a obmedziť škody v prípade ich straty. Ohrozené nie sú iba počítačové údaje: po vlámaní, požiaroch a iných nehodách často zmizli alebo zničili aj bežné obchodné dokumenty z papiera. Často sa dajú ťažko nahradiť. Povieme vám, čo pre vás „kvitne“ po strate dôležitých dokumentov a ktoré preventívne opatrenia majú zmysel.
Zálohy na pevný disk nestačia, pokiaľ ide o „zálohovanie údajov v kancelárii“: Nie všetky obchodné dokumenty sú napokon k dispozícii v elektronickej podobe. Aj keď k tomu dôjde, dôkazná hodnota väčšiny digitálnych kópií je obmedzená: v prípade pochybností súdy a daňové úrady trvajú na papierových dokumentoch.
V porovnaní s prchavými elektronickými dokumentmi sú bežné obchodné doklady porovnateľne odolné a robustné. Papierové dokumenty nie sú chránené proti krádeži, požiaru kancelárie, poškodeniu vodou, vandalizmu alebo strate (napríklad pri sťahovaní). Dostatočný dôvod na riešenie možných následkov a preventívnych opatrení v pokojnej hodine.
Nasledujúce tipy pre svojpomoc slúžia ako preventívne opatrenie a riešenie problémov so stratami dokumentov.
Ak ste už postihnutí celkovou stratou, je najlepšie okamžite kontaktovať daňového alebo obchodného poradcu. Pomoc v takýchto prípadoch poskytujú aj priemyselné a obchodné komory alebo remeselnícke komory. Uistite sa, že máte kompetentnú podporu a nezahrabávajte hlavu do piesku: Čím dlhšie budete čakať na rekonštruovanie pôvodnej situácie, tým to bude náročnejšie a časovo náročnejšie!
Ak ignorujete právne spory so zákazníkmi a dodávateľmi, riziko straty obchodných dokladov je predovšetkým z Daňový úrad Utrpenie. Toľko citované „zásady správneho účtovníctva“ podľa § 243 nemeckého obchodného zákonníka (HGB) sa vzťahujú iba na obchodníkov. Samostatne zárobkovo činné osoby a podnikatelia, ktorí nie sú zapísaní v obchodnom registri, však musia dodržiavať aj povinnosti spolupráce a retenčné povinnosti daňového zákonníka: napokon, riadny a úplný systém evidencie je nevyhnutným predpokladom pre zdaňovanie právnických osôb - najmä pri dani z obratu, príjmu a živnosti.
Na druhej strane: Rovnako ironické ako základný účtovný zákon môže byť „Žiadna rezervácia bez dokladu“ - v prípade potreby musí fungovať bez nej. Dobrá správa: Pretože - aspoň mimo stacionárneho obchodu - je väčšina platieb teraz spracovávaná bezhotovostne, je možné z väčšej časti celkom dobre zrekonštruovať príjmy a výdavky z pohybov účtov na podnikateľských účtoch. Banky a sporiteľne môžu dôsledne sledovať platobné toky najmenej po dobu desiatich rokov. Týmto spôsobom je možné pomerne rýchlo zrekonštruovať základnú štruktúru jednoduchého výpočtu prebytku príjmov.
Vezmite prosím na vedomie: Zatiaľ čo pohyby na účtoch za posledných 90 dní je možné obvykle obnoviť bez problémov, finančné inštitúcie si účtujú poplatky za príjmy z dlhších období, niekedy strmé. Ale nestojí to nič, za čo sa pýtať: dlhoroční pravidelní zákazníci v prípade núdze bez vlastnej viny sa môžu na stretnutí spoľahnúť.
Samozrejme musí byť v jednotlivých prípadoch preukázané alebo aspoň pravdepodobné, že platby sú skutočne prevádzkové náklady vrátane zaplatenej dane na vstupe:
Ak chýbajú iba jednotlivé dokumenty zvládnuteľnej hodnoty, daňové úrady si výnimočne vystačia s vlastnými dokumentmi. Na čo si treba dať pozor sa dozviete v článku “Vlastný doklad: zadné vrátka účtovníka„
Chýbajúce originály príjmových dokladov môžete tiež nahradiť kópiami alebo duplikátmi: To platí pre interné dokumenty (napríklad odchádzajúce faktúry), ako aj pre prichádzajúce faktúry, potvrdenky a ďalšie dôkazy od obchodných partnerov. Najmä pokiaľ ide o vyššie sumy dane na vstupe, mali by ste podľa možnosti požiadať svojich dodávateľov a poskytovateľov služieb o kópiu faktúry.
Ak pri najlepšej vôli na svete nie je možné príjmy a výdavky následne určiť a urobiť ich vierohodnými, existuje riziko dôkladnej daňovej kontroly, na konci ktorej bude „odhad základov dane“ upravený v § 162 daňového zákona.
Pri tom musí daňový úrad zohľadniť osobitosti konkrétneho prípadu: Ak nie je možné splniť povinnosti v oblasti účtovníctva, evidencie a zadržania, hoci si daňovník plní svoje povinnosti spolupracovať (čo zahŕňa aj zverejnenie súkromných bankových účtov), daňové orgány môžu v jednotlivých prípadoch spätne schváliť úľavu. . Samozrejme, hrá to aj úlohu, či .
dôvody nedostatku dôkazov a záznamov sa môžu stať vierohodnými,
porušenie povinností uchovávania a zaznamenávania bolo zavinené alebo sa mu dalo vyhnúť,
ako si daňovník plnil svoje evidenčné povinnosti pred a po medzere v dokumente a
či daňovník vyčerpal všetky možnosti na následné získanie dôkazov o základných základoch dane.
Okrem toho: Strata firemných dokumentov a iné porušenia účtovnej povinnosti nie sú per se trestné - pokiaľ nesúvisia s daňovými únikmi, majetkovou trestnou činnosťou alebo bankrotom.
Ak daňový úrad nemôže na základe dostupných informácií určiť príjmy, výdavky a ďalšie skutočnosti súvisiace s daňou, možno odhadnúť základy dane, t. J. Najmä prevádzkový výsledok, príjmy zo živnosti a splatnú daň z obratu. V závislosti od odvetvia a veľkosti spoločnosti existujú rôzne postupy - počnúc od .
drsný Benchmark odhad (Porovnanie so spoločnosťami v rovnakom odbore a veľkosti) o
interné Analýza časových radov (Porovnanie s overiteľnými finančnými rokmi príslušnej spoločnosti) alebo
interné Prepočty až
Faktúry za prevody peňazí, výpočty kapitálového rastu a podobne „Metódy overenia“.
Bez ohľadu na spôsob, akým sa odhad robí, skúsenosti ukazujú, že nie je v prospech daňových poplatníkov. Okrem toho v prípade odhadov daňový zákon ponúka vyhliadky na prirážky vo výške 5 000 až 1 milión EUR. Daňové úrady sú obzvlášť náročné, keď podnikáte cez hranice, ale nemôžete poskytnúť žiadne alebo iba neúplné potvrdenky a záznamy.
Najjednoduchší spôsob, ako zabrániť hroziacej úplnej strate dokumentov, je Oddeľte obchodné priestory a archivujte ich miestne. Ak svoje dokumenty rozdelíte na rôzne miesta (napr. Súčasné dokumenty v kancelárii, staršie a zriedka používané dokumenty doma v suteréne, v podkroví alebo v samostatných skladoch), môžete najdôležitejšie obchodné transakcie zrekonštruovať oveľa rýchlejšie a jednoduchšie a urobiť ich vierohodnými. . Pre obzvlášť dôležité dokumenty sa odporúča starý dobrý - a najlepšie požiarny - trezor.
Ďalšou možnosťou je digitalizácia obchodných dokumentov: Čisto preventívne opatrenie sa však zdá byť skenovanie papiera dosť časovo náročné. Takýto elektronický archív dokumentov koniec koncov prináša množstvo dodatočného zabezpečenia - ak pravidelne zálohujete pevný disk.
Pravdepodobnosť, že obchodné priestory zhoria, budú vyčistené zlodejmi alebo sa stanú obeťami vandalizmu a prírodných katastrof, nemusí byť obzvlášť vysoká. V prípade núdze je však strata dôležitých obchodných dokumentov o to vážnejšia. Dostatočný dôvod na to, aby ste včas mysleli na ukladanie príjmových dokladov a záznamov. Našťastie sa riziko celkových strát dá znateľne znížiť pomocou jednoduchých opatrení.
Nedá sa to dosť často opakovať: V informačnom veku je nevyhnutné pravidelné zálohovanie dát. Bohužiaľ, veľmi málo stratégií zálohovania zapadá do spôsobu, akým samostatne zárobkovo činné osoby a vlastníci malých firiem myslia a pracujú. Aby bezohľadnosť, ľahkomyseľnosť a nedbanlivosť skôr či neskôr neviedli k hrubému prebudeniu, mali by ste si nájsť čas a nájsť najjednoduchší, najpohodlnejší a najautomatizovanejší možný proces, ktorý je vhodný pre vaše podnikanie. Vhodné techniky zálohovania nájdete v článku „Zálohovanie dát v malých podnikoch“.