Komunikujte e-mailom Rýchle odpovede na vaše e-maily; uspieť s týmto trikom; s impulzmi
Ako dokážete byť s vašimi e-mailami čo najviac nepríjemní - a tým rýchlejšie získať odpoveď.
293 miliárdkrát denne kdekoľvek na svete „robí žarty“ a e-mail končí v schránke - podľa výpočtu spoločnosti The Radicati Group pre prieskum trhu. Vedci z oblasti trhu odhadujú, že do konca roku 2023 stúpne počet denných obchodných a súkromných e-mailov dokonca na viac ako 347 miliárd.
Aby sme zvládli túto šialenú záplavu správ, používame sofistikované stratégie, ako je Inbox Zero, a stanovujeme prísne pravidlá pre lepší prehľad o doručenej pošte. E-maily nás stresujú - bolo to vedecky dokázané. Vytrhávajú nás zo zamerania. Odpoveď často zbytočne trvá.
Napriek tomu sa väčšina z nás nemôže vyhnúť komunikácii prostredníctvom e-mailu. Napríklad na koordináciu schôdzok alebo objasnenie otázok o objednávke.
Ako by sa to dalo všetkým spríjemniť? Americká novinárka Catie L’Heureux sa nad tým zamyslela v článku pre časopis The Cut. Opisuje metódu, ktorú používa na to, aby jej šéf čo najrýchlejšie odpovedal na jej e-maily. Vaša stratégia sa dá preniesť aj do iných e-mailových konverzácií.
Úvaha o L’Heureux: Ako odosielateľ e-mailu chcete získať spätnú väzbu čo najskôr. Príjemcovi by ste mali čo najjednoduchšie odpovedať. Váš tip:
Okamžite položte otázku, na ktorú môžete odpovedať áno alebo nie.
Ak prechádzate e-maily na svojom smartfóne alebo sa len rýchlo pozriete na správy, ktoré sa objavujú vo vašom počítači, táto otázka vás zasekne. Formulácie ako „Môžeme ...“, „Krátko potvrdiť, že ...“ alebo „Súhlasíte, že ...“ signalizujú príjemcovi: Toto je jednoduchý e-mail. Musím to len schváliť alebo odmietnuť. Takže môžem ihneď kliknúť na „Odpovedať“.
Spoločnosť L’Heureux nazýva tento postup „zhrnutím na vysokej úrovni“. Dozvedela sa to od obchodných konzultantov, ktorí sú vyškolení na komunikáciu so svojimi nadriadenými týmto spôsobom.
Tri príklady ilustrujúce trik so znením:
Po konzultácii s Zákazníci
Namiesto písania:
Vážený pán Lorenz,
znovu sme sa zamysleli nad tým, ako môžeme revidovať váš leták. V prílohe nájdete textový návrh:
„Bla Bla Bla Bla Bla“
Dúfam, že ste s tým v poriadku.
Skočte priamo s otázkou:
Vážený pán Lorenz,
Súhlasíte s týmto znením nášho letáku?
„Bla Bla Bla Bla Bla“
Namiesto písania:
Dobrý deň pani Reuterová,
dakujem za tvoj telefonat. Ako bolo diskutované, teraz vám opäť pošlem zhrnutie nášho návrhu: Do konca mesiaca pre vás pripravíme správu a pošleme ju vám a vašim kolegom, pánovi Tölzovi a pani Özlemovej.
Povedzte to takto:
Dobrý deň pani Reuterová,
Súhlasíte s tým, že odteraz vám budeme na konci každého mesiaca posielať správy, v ktorých budú pán Tölz a pani Özlemovci v CC?
S dohodnutým termínom
Dobrý deň pani Schlueterová,
Je to pre mňa tento týždeň zlé, dnes som na schôdzkach celý deň. Kedy to funguje u vás?
Dobrý deň pani Schlueterová,
môžem ti zavolať späť budúci pondelok o 13:00? Dnes mám celý deň schôdzky.
Nie je to strašne neslušné?
Pri prvom písaní niekomu by ste nemali spadnúť tak do domu. Zvyčajne je potrebné, aby ste sa v krátkosti predstavili a vysvetlili svoje obavy. A aj keď ste už dlho neboli v kontakte s príjemcom, priateľský začiatok nebolí. Ale s ľuďmi, ktorým často píšete a na ktorých odpoveď urgentne čakáte, sa zaobídete bez nepríjemných vstupov alebo otázok o ich blahu.
To môže byť spočiatku zvláštne. Pozerajte sa na to však takto: Ak sa vo svojich e-mailoch dostanete k veci, zaobchádzajte s časom svojho partnera s rešpektom. To je zdvorilé - a dobré pre oboch: Odpoveď dostanete rýchlo. A príjemca nemá pocit, že by zbytočne míňal svoj drahocenný čas.
Ďalší tip: V našom článku o téme ukončovania e-mailov zistíte, ktoré slovo na konci e-mailu vám pravdepodobne prinesie odpoveď.