Naučte sa, ako správne napísať e-mail, pomocou 6 bodov!
Posledná aktualizácia 20. októbra 2020.
Vynález e-mailu nám umožnil, aby sme všetci navzájom komunikovali oveľa rýchlejšie a komunikácia sa tiež stala oveľa neosobnejšou. Zrazu majú úplne cudzí ľudia možnosť kontaktovať nás priamo. Niektorí ľudia, ktorí sú veľmi zaneprázdnení, dostanú stovky e-mailov denne. Ako sa vám podarí sem dostať a odlíšiť sa od davu, aby nielenže čítali váš e-mail, ale aj odpovedali na ne?
Niekedy dostanem sám toľko e-mailov, že tomu neverím. Napríklad 20. januára 2015 som dostal 174 e-mailov! Veľkým problémom je, že nemám čas odpovedať na všetky, ale všetky ich hodnotím ako dôležité. Často sú účastníci online kurzu Blog Camp, ktorým chcem pomôcť všetkým, alebo čitateľom serverov Off The Path alebo TravelWorkLive, ktorí jednoducho majú otázku o príspevku alebo sa chcú so mnou stretnúť.
V zásade som čítal VŠETKY e-maily, ktoré dostávam. V roku 2014 mi trvalo dokonca 400 hodín čítania a odpovedania na e-maily, čo je zjavne veľa. Preto som sa teraz rozhodol zaviesť pre ňu jediný deň a pondelok je teraz mojím e-mailovým dňom. Stále čítam každý deň každý e-mail, ale priamo na ňu neodpovedám, namiesto toho mi ho pošlem na najbližší pondelok. Na všetko ostatné, čo je dôležité a má prednosť, sa zvyčajne stále odpovedá priamo.
Aby som vám pomohol písať nepotrebné e-maily, ktoré nikto nečíta ani na ne neodpovedá, a aby som si možno v budúcnosti zachránil čas, chcem sa v tomto príspevku podeliť o niekoľko rád, ako správne písať e-maily, aby ste osloviť veľmi zaneprázdnených ľudí!
Napíš skutočne, naozaj dobrý predmet!
Čo je prvé, čo váš príjemca e-mailu vidí a číta? Predmet e-mailu! A väčšina ľudí, ktorí sú tak zaneprázdnení, ani neotvoria e-mail, ak téma nie je dostatočne príťažlivá. Z tohto dôvodu je veľmi dôležité, aby ste napísali zmysluplný predmet, ktorý príjemcovi umožní otvoriť e-mail a skutočne si ho prečítať - inými slovami, stať sa čitateľom vášho príjemcu!
2. Držte to krátke!
Ako som už povedal, každý deň dostávam veľa e-mailov. Je na to veľa času a prečítam si naozaj každý e-mail. Preto by ste mali mať každý e-mail krátky. Ak sa vám podarí zhrnúť e-mail do jedného odseku, alebo ešte lepšie do dvoch alebo troch viet, robíte svojmu čitateľovi úžasnú láskavosť. Najdôležitejšie informácie by samozrejme nemali byť vynechané!
3. Naformátujte svoje e-maily
E-mail je oveľa jednoduchšie čítať, ak je správne naformátovaný. Môžete teda použiť aj e-maily Tučné značky, nadpisy alebo zoznamy byť použitý. Najmä keď napíšete viac ako pár viet, je to pre čitateľa mimoriadne užitočné. Je preto dôležité, aby ste používali odseky a nielen rozpisovali jeden text!
4. Buďte pozitívni a sebavedomí
Píšte pozitívne a sebavedome a s negatívnymi parafrázami nezhoršujte seba, svoje starosti alebo dokonca svoju predstavu. Váš e-mail by mal byť predovšetkým priateľský a pozitívny! Často dostávam e-maily, kvôli ktorým prestanem čítať e-maily uvedené v prvej vete.
Tu je malý príklad e-mailu so zlým záznamom a bez formátovania, ktorý som nedávno dostal:
Vlastne som nechcel písať, pretože musíte dostávať stovky e-mailov, ale teraz som chcel iba povedať, aký skvelý je váš obsah a ako veľmi ste mi pomohli s programom Off The Path a vaším novým blogom. Momentálne tiež zvažujem, či by som nemal podnikať sám, ale stále nie som rozhodnutý, ako a s čím. Už ste mi dali pár nápadov. Nedávno som bol v Thajsku a stretol som tam tvojho bratranca, aká náhoda, nejako sme sa o tebe dostali. Bohužiaľ si už presne nepamätám ako. V každom prípade som mal skutočne super nápad v Thajsku, kde chcem zistiť, či sa to celé dá nejako zrealizovať. Ale to asi bude trvať trochu viac času a dovtedy musím platiť účty a viesť normálny život. Viete, kde nájdem dobrého vývojára aplikácií? Videl som, že ste mali vyvinutú aj svoju vlastnú aplikáciu. Nejako sa tam neviem ani zorientovať!
To bolo ono. Ďakujem za všetko a bolo by skvelé, keby ste si našli čas na odpoveď na môj e-mail.
Začiatok e-mailu je negatívny a nie príliš sebavedomý a text je veľmi dlhý a bez štruktúry. Keďže všetko prezerám, mal som s týmto e-mailom skutočný problém, aby som rýchlo zistil, o čo vlastne ide. Ak by odosielateľ naformátoval tento e-mail raz, trvalo by mi pár sekúnd, kým som si ho prečítal a podľa toho odpovedal. A samozrejme pozitívny začiatok zvyšuje moju pravdepodobnosť, že budem čítať ďalej. Tu je príklad toho, ako možno prepísať najdôležitejší e-mail:
Ďakujeme za všetky vaše príspevky týkajúce sa vašich blogov. Nedávno som stretol tvojho bratranca v Thajsku. Svet je malý čo?
Chcem si vytvoriť vlastnú aplikáciu, ale nemôžem nájsť dobrého vývojára. Možno máte niekoľko tipov, ako začať?
Druhý e-mail je nielen kratší, ale aj oveľa štruktúrovanejší a stále obsahuje všetky dôležité informácie z prvého e-mailu. Takže rozdeľte svoje e-maily na krátke odseky s niekoľkými vetami. Ak chcete niečo zvýrazniť, môžete slová zvýrazniť kurzívou alebo tučným písmom.
5. Povedzte presne to, čo od čítačky chcete!
Vieš, čo ma privádza do šialenstva E-mail, v ktorom neviem, čo odo mňa odosielateľ vlastne chce. Odosielateľ mi pošle e-mail s mnohými informáciami, ale absolútne mi neposkytuje informácie o tom, čo odo mňa môžem očakávať.
Chceš, aby som ti dal tip? Chceš, aby som ťa niekomu predstavil Alebo dať na niečo spätnú väzbu? Vždy by ste mali mať jasno v tom, čo od príjemcu e-mailu vlastne chcete a prečo mu v prvom rade píšete.
Tu je malý príklad:
Už pár mesiacov prevádzkujem blog a uverejňujem tam rôzne veci, ktoré sa nám v bežnom živote stávajú takmer všetky, alebo návrhy na zlepšenie, aby som sa už necítil taký vystresovaný.
V zásade sa všetko točí okolo života a jeho optimalizácie v psychologickom zmysle, nie vo fyzickom.
Chcel by som to nejako pretaviť do podnikania, ale nič pre mňa nie je prvé.
Okrem písania ma nič nenapadá a koľko rád píšem, vôbec netuším, ako môžem získať viac návštevníkov, aby som ich priviedol ku knihe alebo spol.
Webináre, semináre, toto ... Môžete robiť meditačné kolá a tak ďalej, ale nemám absolútne žiadny plán, ako alebo vôbec. Je to dobrý nápad atď.
A teraz? Čo tam mám presne robiť? Okrem toho, že by odosielateľ mal absolvovať online kurz Blog Camp a zaoberať sa viac značkou, pozíciou a predovšetkým tematikou svojho blogu, mal by tiež ja dať jasnú výzvu na akciu!
Ak už posielate e-mail s neuveriteľným množstvom informácií, potom by som vám odporučil umiestniť výzvu na akciu hore. Najlepšie hneď na začiatku. Napríklad:
Posielam vám tento e-mail, aby ste zistili, či máte na XXX čas na krátky rozhovor cez Skype pre blog XXX. Viac informácií nájdete v tomto e-maile! “
6. Nemajte príliš veľké očakávania!
Dnes môžeme posielať e-maily vo veľmi krátkom čase a očakávať okamžitú, zvyčajne tiež skutočne užitočnú a komplexnú odpoveď. Často dostávam e-maily, ktoré ma bombardujú otázkami, chcú spätnú väzbu k určitým veciam alebo nápadom, alebo dokonca odo mňa nejaký nápad požadujú.
Vždy si uvedomte, že príjemca vášho e-mailu nie je váš poskytovateľ služieb alebo dokonca váš poradca! Zamestnaní ľudia sú preto, lebo v skutočnosti majú čo robiť. Títo ľudia nemajú čas dať vám konkrétnu spätnú väzbu k vašim nápadom alebo vám dokonca poradiť. A pre mňa je to tak napríklad aj to, že poradenstvo a spätná väzba sú presne mojou prácou a ľudia mi za to platia veľa peňazí. Aj keď rád pomáham iným a zvyčajne aj pomáham, nemôžem absolvovať úplnú konzultáciu len preto, že sa ma niekto pekne pýta.
Takže si uvedomte, že po prvé, väčšina ľudí nemá čas a po druhé, získanie komplexnej odpovede s radou zvyčajne stojí peniaze. Znížte teda svoje očakávania, a čo je najdôležitejšie, nedávajte príliš veľa otázok naraz!
Tu je príklad e-mailu s príliš veľkými očakávaniami:
Viem, že ma nepoznáš, ale našiel som na tvojom blogu príspevok o príjme 1 000 dolárov. Posledné týždne som teda pracoval na vlastnom blogu a teraz mám 5 príspevkov online. Môžete mi to prosím prečítať a povedať mi, čo si o tom myslíte? Okrem toho som týmto spôsobom ešte nepochopil vyhľadávače. Čo tam musím urobiť?
Myslím si, že tento e-mail veľmi jasne ukazuje, že sa žiada príliš veľa, a že ani nemôžem urobiť všetky tieto veci. Pamätajte teda, že by ste nemali robiť príliš veľké nároky! A príliš veľa žiadania môže pre príjemcu e-mailu rýchlo vytvoriť negatívny obraz.
Záver:
Ako vždy a všade v živote existuje príslovie, ktoré veľmi dobre zapadá do e-mailovej etikety: „Čo ide, to ide!“ Ak chcete, aby som ja alebo iná zaneprázdnená osoba odpovedala na vaše e-maily, musíte s nimi najskôr niečo urobiť. Stačí napísať taký e-mail, nepomáha to a zvyšuje sa šanca, že e-mail skončí v odpadkoch. Buďte priateľskí, buďte otvorení a hlavne profesionálni a nečakajte príliš veľa. Potom zaneprázdnená osoba odpovie aj na váš e-mail!
Už ste na YouTube? Aké sú vaše skúsenosti?