Odlišný dátum služby vo faktúrach - na čo si treba dať pozor HS - Hamburger Software
Dátum služby alebo dátum dodania a dátum fakturácie sa vo faktúrach často líšia. Tu môžete zistiť, o čo ide a ako môžu účtovníci vo firmách uľahčiť prácu.
„Dátum služby zodpovedá dátumu faktúry“ - ak faktúra obsahuje tieto informácie, zaúčtovanie príslušnej položky je jednoduché. Záležitosť je trochu komplikovanejšia, ak sa líšia dátum fakturácie a dátum služby alebo dátum dodania. V takom prípade musí účtovné oddelenie zabezpečiť zaúčtovanie dane za služby/dodanie a daň z obratu v príslušnom období. S tým je spojená ďalšia práca pre účtovníka. Najprv sa však pozrime na najdôležitejšie podmienky a požiadavky.
Aký je dátum služby alebo dátum dodania ?
Kvôli forme je potrebné rozlišovať medzi dátumom doručenia a dátumom doručenia:
- The Dátum predstavenia je okamih, v ktorom fakturujúci úplne poskytol službu zákazníkovi. Podľa paragrafu 3 ods. 9 zákona o dani z obratu sú služby „iné služby“ - tj služby, ktoré nie sú dodávkami. Preto sú deklarované vo faktúrach s dátumom plnenia.
- Pri odovzdávaní tovaru alebo výrobkov sa však hovorí o dátum doručenia. V prípade nákupu v maloobchode je dátumom dodania dátum, kedy zákazník prevezme tovar alebo výrobok a získa tak dispozičné právo (oddiel 3 ods. 1 zákona o dani z obratu). Pri objednávke cez internet sa za okamih dodania považuje okamih, kedy predávajúci alebo poskytovateľ služieb tovar expeduje.
Prečo je dátum dodania alebo dátum poskytovania služby povinnou požiadavkou na faktúrach?
Podľa § 14 ods. 4 bodu 1 č. 6 zákona o dani z pridanej hodnoty je čas dodania alebo inej služby povinnou súčasťou každej faktúry. Dátum dodania alebo dátum služby musí byť preto vždy uvedený na faktúre. Touto požiadavkou chce zákonodarca zabezpečiť, aby zákazníci zreteľne videli čas dodania alebo služby na faktúre. To platí aj v prípade, že dátum dodania/služby zodpovedá dátumu faktúry.
Pokiaľ ide o GoBD (zásady správnej správy a uchovávania kníh, záznamov a dokumentov v elektronickej podobe, ako aj prístupu k údajom), je dôležité uviesť čas dodávky/služby, pretože podľa kapitoly 3.1 ods. 32 GoBD musia spoločnosti uzatvárať obchodné transakcie a bezproblémové spracovanie (progresívna a retrográdna overiteľnosť) - a to je možné iba pomocou dátumu dodania/dátumu výkonu.
Fakturačné údaje musia byť navyše navrhnuté tak, aby boli pre finančnú správu ľahko overiteľné a zrozumiteľné. Ak dátum dodania alebo služby nie je viditeľný, orgány nemôžu pochopiť, kedy bola splatná daň z obratu a s tým spojený nárok na odpočet dane na vstupe. Vo výsledku môže odmietnuť odpočet dane na vstupe.
Aké ťažkosti môžu nastať v prípade obchodných transakcií s iným dátumom dodania/dátumom doručenia?
V mnohých prípadoch sa dátum faktúry pre prichádzajúce alebo odchádzajúce faktúry líši od dátumu poskytnutia služby.
Príklad: 5. marca dostane zákazník faktúru za dodávku, ktorú dostal vo februári. Daň na vstupe je preto možné odpočítať až v marcovom predregistračnom období. Dodaná služba by však mala prúdiť do hodnotení za február, aby došlo k jasnému prideleniu na základe obdobia.
V praxi sú takéto prípady na dennom poriadku a zakaždým spôsobujú obrovské úsilie v oblasti koordinácie a kontroly v účtovných oddeleniach.
Vo vyššie uvedenom príklade postupujte takto:
- Príjemca faktúry zaúčtuje čistú sumu faktúry vo februári osobitne ako záväzok. To znamená, že zodpovedajúca dodávka sa zobrazuje aj vo februárových prehľadoch.
- Samotné zaúčtovanie faktúry potom prebehne v marci. Čistú sumu faktúry od februára je potom potrebné znova zaúčtovať.
Pokiaľ je potrebné spracovať iba niekoľko dokumentov, nie je to problém. Ak však existuje veľké množstvo obchodných transakcií s rôznymi dátumami služieb a termínmi dodania, stojí to pracovníkov účtovníctva veľa úsilia - za predpokladu, že príslušné transakcie zaúčtujú úplne manuálne.
Do akej miery môže softvér pomôcť znížiť náklady na rezerváciu?
Moderné systémy finančného účtovníctva ponúkajú riešenia, pomocou ktorých môžete ľahko a bezpečne zaúčtovať faktúry s rôznymi termínmi dodania/poskytnutia služby. Takéto systémy majú veľkú výhodu, pretože príslušné procesy je možné spracovávať naraz s ostatnými obchodnými transakciami - bez predchádzajúcej koordinácie a kontroly. Vyššie uvedené priebežné rezervácie sú navyše vynechané.
V účtovníckom softvéri HS Finanzwesen môžete pomocou vzorových údajov bezplatne otestovať funkciu „dátum služby“ a spustiť príslušné scenáre (stiahnutie ukážky). Okrem toho sa tam archivuje dátum výkonu v súlade s daňovým poriadkom (AO) a uvádza sa v hodnoteniach.