Potrebné pracovné prostriedky Ako je možné efektívnejšie zorganizovať ich zabezpečenie SHD
Potrebné pracovné prostriedky: Ako je možné efektívnejšie zorganizovať ich poskytovanie? Blog profesionálnych služieb SHD
Potrebné pracovné prostriedky: Ako je možné efektívnejšie zorganizovať ich poskytovanie? V každej spoločnosti vyvstáva otázka, ako je možné organizovať poskytovanie pracovných prostriedkov (definíciu nájdete v tomto odkaze) tak, aby zamestnanci okamžite dostali požadovaný pracovný prostriedok a osoby zodpovedné za náklady sa riadili ich rozpočtom. V dnešnom pracovnom svete nie sú papier a ceruzka jediné nástroje. V administratíve alebo IT sektore sa používa široká škála elektronických zariadení integrovaných do podnikovej infraštruktúry. Tieto zariadenia musia zapadať do existujúceho IT prostredia, pokiaľ ide o ich servisné úsilie pri poskytovaní technickej podpory pre používateľov a opravy, aby sa obmedzili následné náklady. Svoju úlohu zohrávajú aj požiadavky na zhodu s dôvernosťou a integritou informácií. To isté platí pre súčasný trend BYOD v spoločnostiach. V IT priemysle - najmä však v remeselnom a výrobnom priemysle - existuje tiež potreba zabezpečiť predchádzanie zdravotným rizikám prostredníctvom používania pracovných prostriedkov v pracovnom procese v súlade s existujúcimi požiadavkami (okrem iných aj tu zákonných). 2
V mnohých spoločnostiach stále prevláda starý čas. V mnohých firmách, ktoré viem, je poskytovanie pracovných prostriedkov stále organizované tak, ako tomu bolo v časoch, keď v kancelárii skutočne znamenali pracovné prostriedky pero a papier. Ústredným problémom otváracích hodín je rozdávanie nástrojov, kancelárskych potrieb a ochranných prostriedkov (napr. Rukavíc) zamestnancom proti podpisu. Tu môžete podať písomnú žiadosť (dnes väčšinou ako e-mail) o iné ako predchádzajúce pracovné vybavenie, ako napr nový počítač alebo vysokozdvižný vozík. O niečo neskôr budete informovaní o inkase alebo odmietnutí požadovaných finančných prostriedkov. V súvislosti s eskaláciou procesu neexistuje žiadna systémová kontrola procesu. O príslušný stav procesu musia zainteresované subjekty požiadať od prípadu k prípadu. 3
Čo sme robili v SHD? Pred niekoľkými rokmi bol čiastočný aspekt schválenia poskytnutia pracovných prostriedkov pre našich zamestnancov zmapovaný ako elektronický pracovný tok v nástroji ePwork BPM od spoločnosti Metastorm (dnes OpenText). Rýchlo sa ukázalo, že úlohy nákupu, služieb a účtovníctva aktív, ktoré sa tiež podieľajú na tomto procese, mali malý úžitok z mapovania čistého schválenia v pracovnom toku. Bola tu vysoká potreba koordinácie s mnohými manuálnymi činnosťami, ako aj dlhými časmi procesu, kým sa pracovné vybavenie nesprístupnilo príjemcovi a účtovníctvo sa nezaznamenalo. 4
Výzvy a počiatočné prístupy Výzvou bolo ďalej rozvíjať existujúci pracovný tok takým spôsobom, aby sa dosiahlo nepretržité mapovanie procesov. Okrem toho by sa malo výrazne skrátiť časové rozpätie od úspešného schválenia do vydania príjemcovi požiadaviek. Využili sme skutočnosť, že sme už mali skúsenosti s modelovaním a mapovaním administratívnych procesov. Museli byť zmapované nasledujúce fázy procesu: Intuitívne a bezdotazové formulovanie požiadaviek príjemcom požiadaviek * V prípade potreby schválenie obsahu oddelením IT v súlade so stanovenými normami, v závislosti od rozsahu hodnoty, diferencované schválenie nadriadenými * Určenie dodávateľa, dodacej doby a kúpnej ceny Samotné obstaranie tovaru Predkonfigurácia v službe generovanie a tlač inventárnych nálepiek zaznamenávanie a aktivácia do dlhodobého majetku výstup k príjemcovi * už v starom WF 5
Pri modelovaní procesov bolo treba zvládnuť mnoho výziev: 1. Formulácia požiadavky - užívateľské rozhranie s vysokou použiteľnosťou 2. Znázornenie diferencovaných vetiev procesu (hardvér, aktualizácia hardvéru, softvér, zmluva o mobilnom telefóne atď.) Podľa potreby 3. Pripojenie inventárov článkov (viacúrovňové, zvyšujúce sa na každú úroveň) Rozsah pridaním ďalších zdrojov údajov) s prepojením na modul riadenia skladu systému SHD ERP a katalógy externých dodávateľských článkov (u nás COP) 4. Viacúrovňová požiadavka na cenu (schválenie, objednávka) prostredníctvom modulu cenovej požiadavky v SHD- Vlastný CRM systém Formulácia požiadaviek Schválenie Obstaranie a konfigurácia Dodávka 6
Pri modelovaní procesov bolo treba zvládnuť veľa výziev: 5. Viacúrovňové schvaľovanie (z hľadiska obsahu a potom odstupňované z hľadiska hodnoty v závislosti od roly zamestnanca) 6. Identifikácia základného zariadenia relevantného pre investičný majetok a zaznamenanie sériového čísla pri príjme tovaru 7. E-mailové informácie s adresou URL procesu na rola pôsobiaca v príslušnom kroku procesu a jasné zastúpenie príslušnej úlohy procesu v tele e-mailu 8. Potvrdenie prijatia tovaru vo všetkých fázach procesu na základe individuálneho čísla SHD-MA prostredníctvom prepojenia s personálnym modulom existujúceho systému ERP 7