Profesionálne nakupovanie Správa IT obstarávania

Dôležitosť IT rastie takmer vo všetkých spoločnostiach a obchodných oblastiach. V mnohých prípadoch sa stáva rozhodujúcim faktorom úspechu. Na to, aby dokázala čeliť neustále rastúcim úlohám a výzvam, musí mať potrebné zdroje. V podnikovom prostredí ide o investície. Ak niekto rozšíri tento pojem napríklad na personálnu oblasť, hovorí o obstarávaní. Dôležitou charakteristikou podnikového obstarávania je, že je riadené vedením, a preto sa mu hovorí aj IT obstarávanie. V našej záverečnej časti série článkov o otázkach riadenia IT sa zaoberáme práve týmto pod aspektom. Ako poskytovateľ IT služieb je veľmi užitočné porozumieť pohľadu a základnému prístupu našich zákazníkov, aby ste bodovali pomocou ponúk šitých na mieru.

nakupovanie

Séria článkov

  • Časť 1: Stanovenie úrovne vyspelosti IT v obchodnom prostredí
  • Časť 2: Prehľad aspektov moderného riadenia rizík
  • Časť 3: Verejné súťaže: Cesta k peniazom
  • Časť 4: Správa obstarávania

Charakteristika procesov obstarávania v organizácii

Líši sa proces súkromného nákupu od procesov obstarávania v spoločnosti? Odpoveď na túto otázku je jednoznačná: áno. Možno v tejto chvíli namietate, že ste vynaložili obrovské úsilie na kúpu posledného auta alebo na výber letnej dovolenky. Preskúmali, čo sa vám páči, porovnali ceny a prečítali si recenzie. Nakoniec ste si vybrali produkt, o ktorom si myslíte, že najlepšie splní všetky vaše potreby. Napriek tomu platí nasledujúce: Väčšina rozhodnutí o nákupe v súkromnej sfére sa prijíma ad hoc a intuitívne. Mnohé nákupy sú takzvané impulzné nákupy. Nedá sa inak, inak by sme večer nemali čo jesť na stole, keby sme celé malé hodiny vážili každé malé rozhodnutie. Nákupné a investičné rozhodnutia v podnikovom sektore sú rôzne. Sú známe ako procesy rozhodovania o nákupe v organizácii a majú nasledujúce vlastnosti:

  • derivátový dopyt
  • viac ľudí
  • vysoký stupeň formalizácie
  • čiastočne vysoký stupeň prispôsobenia
  • veľký význam služieb
  • viacerých organizácií
  • dlhodobé obchodné vzťahy
  • osobná interakcia je prvoradá

Poďme si tieto charakteristiky vysvetliť, aby sme im lepšie porozumeli: Získanie hardvéru a softvéru alebo uvedenie poskytovateľa služieb do prevádzky vždy prebieha z obchodného hľadiska, aby sme boli schopní poskytnúť službu vlastným zákazníkom. Drahé licencie pre vývojové prostredia sa zakúpia, iba ak sú potrebné pre budúce objednávky. Rozsah obstarávania a investícií je preto určený dopytom zákazníkov. Hovorí sa preto o deriváte alebo odvodenom dopyte.

Od určitej veľkosti procesy obstarávania zvyčajne nevykonáva jedna osoba sama. Patria sem napríklad riadenie (základné požiadavky a rozpočet), príslušné odborné oddelenie (definícia požiadaviek) a nákup (spracovanie nákupného procesu). V prípade predaja to znamená, že musíte jednať so všetkými kľúčovými zainteresovanými stranami na strane zákazníka. Na rozdiel od nákupného správania koncových zákazníkov treba v organizačnom prostredí často narábať s takzvanými nákupnými centrami.

Od dopytu po konečné obstaranie je často dlhá cesta. Rozhodnutia o nákupe sú zvyčajne veľmi formálne a riadia sa prísnymi pravidlami. Príklady sú: získanie ponúk, vyjednávanie, schvaľovanie, zadávanie objednávok a kontrola celého procesu rozhodovania o nákupe. V mnohých prípadoch je softvér a hardvér prispôsobený konkrétnym výzvam. Bežné produkty sa často musia upravovať. Napríklad v prípade softvéru sa to deje prostredníctvom konfigurácie alebo programovania špeciálnych rozhraní.

„Úcta k tým, ktorí to robia sami“, znie vo svojej reklame dobre známou remeselníckou skupinou a je jednoznačne zameraný na konečného spotrebiteľa. O IT vo firmách sa starajú profesionálni poskytovatelia služieb. To znamená, že štandardné úlohy sa zadávajú aj externe ako služby. Do procesov rozhodovania o nákupe je často zapojených niekoľko spoločností a organizácií. Objednávky sú často také zložité, že ich nemôže prijať jeden klient sám. Príklad: IT lekárskeho centra sa má obnoviť. Tento projekt zahŕňa obstaranie hardvéru a softvéru a integráciu do existujúcich procesov. Hardvér a softvér poskytujú rôzni dodávatelia. Individuálnu konfiguráciu a prispôsobenie sa IT spoločnosti na druhej strane vykonáva externá spoločnosť zaoberajúca sa vývojom IT. Celá koordinácia spočíva na internom oddelení IT.

Máte radi rozmanitosť týždenného nakupovania? Samozrejme, pretože syry a jogurty z neďalekého diskontu už poznáte naspamäť. Tento týždeň teda budete nakupovať v inom supermarkete. Trvá to dlhšie, ani vy nemáte prehľad o cenách, ale to nevadí - hlavné je, že je to zábava! V operačnom prostredí je situácia iná: existuje veľký záujem o dlhodobé obchodné vzťahy. Uľahčujú proces objednávania a spracovania platobných transakcií. Môžu sa tak znížiť formálne prekážky. Každý kupujúci v spoločnosti je rád, že si môže objednať od známeho dodávateľa. To vedie k značným zjednodušeniam, najmä pri opakujúcich sa výrobkoch.

Predaj hardvéru a softvéru koncovým zákazníkom je zvyčajne úplne anonymný. Kupujúci a predávajúci sa navzájom nepoznajú a s kúpou uzatvárajú zmluvu. Nezáleží na tom, či ide o prvý nákup alebo opakovanie. Korporátne obstarávanie je do značnej miery založené na osobných kontaktoch. Predávajúce spoločnosti sa osobne starajú o zákazníkov a radia s produktom a prostredím produktu. Aby to dosiahli, musia komplexne riešiť situáciu svojich zákazníkov (správa kľúčových účtov).

Po tejto základnej charakteristike procesov podnikateľských objednávok vo vzťahu k rozhodnutiam o kúpe v súkromnom prostredí sa teraz bližšie pozrieme na cyklus obstarávania.

Prehľad cyklu obstarávania

Zatiaľ sa snažíme objasniť, čo sú predmetom obstarávania v IT. Skúsme definíciu: Korporátne obstarávanie IT zahŕňa všetky produkty, služby a práva, ktoré zase podporujú procesy tvorby podnikovej hodnoty prostredníctvom infraštruktúry a služieb [1]. Čo tým myslíš? Okrem fyzického tovaru ovplyvňuje aj služby, informácie a práva. So znalosťami predmetov obstarávania môžeme prejsť k cyklu obstarávania. Cyklus obstarávania obsahuje kroky, ktoré sa musia dodržať pri nákupe tovaru ( Obr ).

Obr. 1: Prehľad obstarávacieho cyklu [2]

Len čo bude stanovená stratégia obstarávania, je možné prejsť k výberu najvhodnejšieho zmluvného partnera. Rozhodujúcimi faktormi sú tu úvahy o nákladoch a výhodách. Túto fázu charakterizujú nasledujúce čiastkové kroky [2]:

  • Vymedzenie požiadaviek na verejné obstarávanie.
  • Zhrnutie obsahu špecifikácie s cieľom jasne definovať základňu pre rozhodovanie pre všetky zúčastnené strany.
  • Objasnite užitočnosť, hodnotu a náklady na zdroj.
  • Určenie výberového konania na zadanie zákazky.

Pokračuje sa v rozvoji zmluvy. Cieľom je vytvoriť hladký vzťah medzi kupujúcim a dodávateľom. Podľa toho, o aký zdroj ide, vyzerá konkrétny postup inak. Príklad: Pri outsourcingu môže celý proces vývoja zmluvy zahŕňať niekoľko oddelení v rámci spoločnosti. Cyklus obstarávania sa končí riadením dodávateľa a kontraktu, ku ktorému prídeme neskôr.

Stratégie obstarávania

Aké sú možné stratégie obstarávania a ako ich možno klasifikovať v rámci riadenia IT? Z pohľadu dodávateľa sa rozlišuje medzi nasledujúcimi stratégiami:

  • Jeden zdroj: To znamená obstaranie celého radu produktov alebo služieb od jedného poskytovateľa. Aj keď je táto stratégia spojená s rizikom zlyhania, umožňuje nízku cenu prostredníctvom zväzkov objemov a zliav. Ďalej časom už budete poznať dodávateľa a jeho výrobky, t.j. H. Opatrenia na zabezpečenie kvality možno znížiť.
  • Dual Sourcing/Multiple Sourcing: Dual Sourcing predstavuje obstaranie produktu alebo služby od dvoch alternatívnych poskytovateľov. Viaceré zdroje znamenajú obstaranie jedného a toho istého produktu alebo služby od viacerých poskytovateľov. Tieto stratégie poskytujú lepšiu ochranu v prípade zlyhania dodávateľa. Administratívne úsilie sa samozrejme zvyšuje.

Kto sú moji dodávatelia? Dostanem svoj tovar od susednej spoločnosti alebo si ho kúpim na svetovom trhu? Tu sú tiež možnosti:

  • Miestne zdroje: dodávateľ výrobkov alebo služieb sa nachádza v bezprostrednej geografickej blízkosti.
  • Globálne získavanie zdrojov: Na rozdiel od miestnych zdrojov nie je dodávateľ za rohom. Obstaráva sa najlacnejší a najinovatívnejší produkt na svetovom trhu.

Outsourcing - extrémna forma zabezpečovania zdrojov

Outsourcing je radikálna forma podpory pre správu IT. Poskytovanie služieb IT sa úplne alebo čiastočne prenáša na zodpovednosť tretej strany. Takéto dohody sa spravidla uzatvárajú na obdobie piatich až desiatich rokov. Rozsah outsourcingu môže byť obmedzený na časti alebo segmenty IT služby alebo môže zahŕňať celé portfólio služieb a všetky prevádzkové činnosti IT. Preto sa rozlišuje medzi čiastočným a úplným outsourcingom. V prípade čiastočného outsourcingu sa uzatvára dohoda o poskytovaní konkrétnych IT služieb. Táto súčasť služby je zabudovaná do vašich vlastných služieb IT. Pri kompletnom outsourcingu IT sa celá IT funkcia zadáva externému poskytovateľovi služieb. V posledných rokoch sa téma outsourcingu stáva čoraz dôležitejšou. Ďalej uvádzame najbežnejšie formy v IT sektore [3]:

  • Poskytovanie aplikačných služieb alebo softvér ako služba: Softvér sprístupňuje tretia strana prostredníctvom siete, t. H. softvér a IT infraštruktúru prevádzkuje externý poskytovateľ IT služieb. Zákazník platí prevádzkový poplatok.
  • Outsourcing podnikových procesov: Všetky obchodné procesy a pomocné procesy za nimi sú externe zabezpečené.
  • Outsourcing podnikovej transformácie: Rozumie sa tým ekonomické spojenie medzi dvoma paralelnými projektmi outsourcingu: reinžiniering a priebežné vykonávanie obchodných procesov. Okrem transformácie je cieľom aj neustála optimalizácia príslušného procesu.
  • Kompletné zabezpečenie zdrojov: To, čo sa tu myslí, je to, že všetky časti podnikania vrátane zamestnancov sú poskytované tretej strane.
  • Spravovaná služba: Časti služby alebo kompletnú službu ponúka tretia strana, napr. B. IT pracovisko.
  • Outtasking: Dohody o službách IT sa uzatvárajú s externým poskytovateľom služieb. Tieto služby sú nepretržite poskytované pod správou a kontrolou IT oddelenia.

Ako je zrejmé, formy outsourcingu sledujú veľmi odlišné ciele. Pri výbere vhodného variantu je potrebné zohľadniť nasledujúce body:

  • Dôvera manažmentu a zamestnancov v kompetenciu tretej strany
  • Rozsah rizika zadania úlohy externe
  • technické riešenie kompetencie tretej strany
  • vlastný nedostatok kapacity
  • finančná výhoda vlastnej prevádzky alebo outsourcingu

Pre outsourcing sú v zásade zaujímavé tie časti IT, ktoré neovplyvňujú hlavné podnikanie spoločnosti. Štandardné služby a základné služby môže zvyčajne poskytnúť externý poskytovateľ služieb v požadovanej kvalite za nižšiu cenu, ako keby ste si to urobili sami.

Cloud sourcing

V dnešnej dobe všetci hovoria o cloude: cloudové technológie, cloud computing, cloudové riešenia atď. Počuli ste už o cloudovom sourcingu? Toto je všeobecný pojem pre „stratégiu outsourcingu IT služieb a ich poskytovania a údržby jedným alebo viacerými poskytovateľmi cloudových služieb“ [1]. Týmto spôsobom je možné z cloudu obstarať celú IT infraštruktúru: výpočtové zdroje, úložná kapacita a softvér sa poskytujú ako služby a fakturujú sa podľa ich použitia. Pri stanovovaní stratégie zohrávajú dôležitú úlohu takzvané cloudové ekosystémy, cloudové trhy a cloudové platformy (tabuľka 1).

Kategória Funkcia Význam pre príklad zdroja IT
Cloudové trhovisko Integrované spracovanie zmluvného vzťahu a fakturačné procesy, generovanie cenovej transparentnosti veľmi vysoko Telekom Business Marktplace, Deutsche Börse Cloud Exchange
Cloudový ekosystém Sieťovanie a integrácia vybraných partnerov, aby bolo možné ponúknuť špeciálne riešenia alebo ekonomickejšiu koordináciu vysoká Cloudová výmena Equinix
Cloudová platforma Štandardizované pripojenie partnerov cez API k infraštruktúram hlavných poskytovateľov cloudu vysoká Microsoft Azure, Amazon AWS

Tabuľka 1: Cloudové trhovisko, cloudový ekosystém a cloudová platforma [1]

Ako si vyberáte najvhodnejšiu cloudovú službu? Medzi parametre rozhodovania patria: druh cloudovej služby a doba platnosti zmluvy. V dnešnej dobe stále nie je možné jasne a transparentne porovnať ponúkané služby. Vypracovanie štandardov v budúcnosti pomôže cloudovým službám lepšie rozvinúť ich potenciál a bude ľahšie nájsť správneho cloudového partnera.

Klasifikácia dodávateľa

Nie každý dodávateľ je z pohľadu spoločnosti synonymom. Klasifikácia dodávateľov je zvyčajne založená na produktoch, ktoré dodávajú. Príklad: Dodávateľ A dodáva štandardný alebo nekritický tovar, ktorý nemá vážny vplyv na úspech spoločnosti. Dodávateľ B je zodpovedný za vysokokvalitný a vzácny tovar, ktorý má pre spoločnosť strategický význam. Dodávateľov možno klasifikovať nasledovne:

  • Štandardní dodávatelia: Títo dodávatelia sú zodpovední za dodávku štandardného tovaru. Na trhu existuje veľké množstvo štandardných dodávateľov.
  • Páka od dodávateľov: Vyznačujú sa veľkým nákupným objemom materiálov. Na trhu existuje tiež veľké množstvo dodávateľov pákových nástrojov.
  • Dodávatelia úzkych miest: Na trhu je iba niekoľko dodávateľov prekážok. Z tohto dôvodu dominujú vo vzťahu dodávateľ - zákazník.
  • Strategickí dodávatelia: Títo dodávatelia sú zodpovední za kritické komponenty. Často sa stáva, že je k dispozícii iba jeden zdroj dodávateľa.

Správa dodávateľov

IT je oblasť, v ktorej sa produkty a služby vo veľkej miere získavajú od externých poskytovateľov služieb alebo osôb mimo spoločnosti. Z tohto pohľadu má systematické riadenie aktérov strategický význam. Jeden hovorí aj o správe dodávateľov. Dodávatelia sú dodávatelia tovaru a služieb v oblasti IT. Správa dodávateľov sa zaoberá všetkými otázkami súvisiacimi s dodávateľmi, vrátane: s udržiavaním vzťahov, správou zmlúv, zostavovaním prehľadov predaja, porovnávaním cien a podmienok a pod.

Tabuľka 2: Právne zdroje s významom pre správu IT [3] (kliknutím zväčšíte)

Záver

Náš exkurz do riadenia obstarávania IT sa v tomto bode skončil - rovnako ako celá naša séria článkov o správe IT. Bez ohľadu na to, ktorým aspektom sme sa venovali, súhrnné problémy v oblasti IT často iba na okraji technickej povahy. IT sa čoraz viac stáva činiteľom umožňujúcim podnikanie, a teda konkurenčným faktorom. Pre nás vývojárov je to záruka našich pracovných miest. Potreba špecializovaného IT naďalej rastie. Aby sme však mohli vykonávať zodpovedné úlohy, je potrebné zaoberať sa základnými procesmi riadenia.

Bibliografia

[1] Tiemeyer, Ernst (Ed.): „Manuál pre správu IT systému“, Carl Hanser Verlag, 2016
[2] Steigele, Helmut: „Profesionálne obstarávanie v oblasti IT. Sprievodca “, 2009
[3] Heuermann, Roland: „Strategic IT Management in Private Sector and Administration“, De Gruyter Oldenbourg, 2014.