Referencie - Taxmaro Personal
„Všetky miesta spolupracujú bez problémov.“
Philipp Wunderlich
nextbike GmbH
nextbike je lídrom na európskom trhu v zdieľaní bicyklov. Spoločnosť získava ľudí na bicykloch a stáva sa z nej prirodzená súčasť mestskej mobility. Ako priekopník spoločnosť nextbike vyvíja udržateľné systémy zdieľania bicyklov už 16 rokov. Nextbike je v súčasnosti aktívny vo viac ako 200 mestách po celom svete a považuje sa za doplnok autobusovej a vlakovej dopravy. V roku 2019 bol nextbike Stiftung Warentest uznaný za víťaza v testovaní poskytovateľov zdieľania bicyklov v Nemecku.
Výzva
nextbike zamestnáva servisné tímy v súčasnosti na 60 miestach v Nemecku. Do nasadenia TAXMARO boli všetci zamestnanci centrálne riadení personálnym oddelením v Lipsku. Každý dokument zamestnanca a všetky informácie o zamestnancoch museli byť predložené Lipsku alebo v prípade potreby vyžiadané. Napríklad, ak regionálny manažér potreboval aktuálne vyhlásenie o ochrane údajov zamestnanca, jedinou cestou bolo ústredie. Ako sa zvyšoval počet zamestnancov, stal sa tento proces neprehľadným a náchylným na chyby.
Implementácia spoločnosťou TAXMARO
Vďaka správe práv dokázala TAXMARO štruktúrovať jednotlivé oddelenia a pracoviská ako samostatne riadené jednotky v rámci personálneho procesu. Zodpovednosť za správu zamestnancov sa tak preniesla na príslušných personálnych manažérov na mieste. Regionálni manažéri môžu všetky miesta konsolidovane zobraziť podľa oblasti ich zodpovednosti. Všetky centrálne oddelenia majú zároveň prístup k celej databáze a dokumentom spoločnosti.
Pomocou individuálne odstupňovaných prístupových práv by sa dal implementovať proces založený na deľbe práce, ktorý umožňuje hladkú spoluprácu medzi miestami a oddeleniami. Kmeňové dáta a dokumenty, ktoré nie sú fakturované, sú spravované zamestnancami nezávisle a môžu byť kedykoľvek skontrolované tímom a regionálnymi lídrami.
Za účelom prípravy miezd má centrálne oddelenie ľudských zdrojov prístup k skontrolovanej a úplnej databáze, ktorú je potrebné doplniť iba o variabilné údaje o mzde. Mzdu zabezpečuje spoločnosť TAXMARO, aby bolo možné bezproblémovo integrovať správu zamestnancov do mzdového procesu.
Výsledok
Decentralizovaná správa kmeňových dát mala za následok značnú úľavu personálneho oddelenia. Prenesením správy údajov na regionálnu úroveň sa môže ústredné personálne oddelenie sústrediť na prípravu skutočných mzdových údajov. Celkovo by sa dala vytvoriť škálovateľná organizačná štruktúra pre budúci rast.
„S TAXMARO zvládame centrálny hodinový záznam našich 22 oddelení.“
Peter Waitschies
Implementácia spoločnosťou TAXMARO
Pri zaznamenávaní času dokázala spoločnosť TAXMARO poskytnúť nástroj, pomocou ktorého zamestnanci zaznamenávajú online ich mesačný pracovný čas. Možnosť nahrávania, nezávisle od miesta a času, uľahčuje školiteľom napríklad zaznamenávanie pracovnej doby počas víkendového pridelenia. Predchádzajúce manuálne zaznamenávanie do pracovných výkazov už nie je potrebné. Zamestnanci navyše môžu kedykoľvek použiť individuálne uložené cieľové hodiny na vyvolanie stavu aktuálneho mesiaca. S cieľom vylepšiť možnosti hodnotenia vo finančnom účtovníctve sa vykonáva presná evidencia výkazov nákladov a oddelení.
TAXMARO vykonáva automatické zjednotenie pracovného času s časmi riadenia neprítomnosti, aby bolo možné vypočítať automatické ďalšie vyplácanie miezd za pevné pracovné dni. Všetky časové žiadosti sa zasielajú elektronicky na kontrolu a schválenie centrálnemu HR oddeleniu. Každú žiadosť je možné vybaviť spätne, aby bolo možné v prípade potreby opraviť nesprávne údaje. V závislosti od organizácie oddelení môžu byť žiadosti priradené rôznym spracovateľom prostredníctvom nastavení správy práv.
Po schválení personálnym oddelením sa zhromaždený pracovný čas automaticky prevedie do spoločnosti TAXMARO na fakturáciu. Robí sa to kliknutím, aby sa nevyžadoval žiadny manuálny prenos účtovných údajov.
Výsledok
Zavedením digitálneho záznamu času bolo možné výrazne znížiť kontrolné úsilie spojené s fakturáciou premenných hodinových miezd. Zároveň môže byť transparentné a zrozumiteľné následné spracovanie odoslaných hodín.
„Hladké zapojenie sa s rýchlym rastom“
Sebastian Klein
Výzva
Rýchly rast zamestnancov. V krátkom čase sa vytvorili tímy v Nemecku a Rakúsku, ktorých kmeňové dáta sa museli zbierať pre mzdy. Každý zamestnanec dostal personálny vstupný list, ktorý bol po návrate na personálne oddelenie manuálne prevedený na mzdové oddelenie. Prevod bol náchylný na chyby a bolo nutné ho každý mesiac kontrolovať z hľadiska meny. Zhromažďovanie a sledovanie neúplných údajov predstavovalo veľké množstvo administratívnej práce, ktorú bolo možné zvládnuť iba s veľkým počtom zamestnancov.
Implementácia spoločnosťou TAXMARO
Vďaka modulu prihlásenia pridáva Honest Food do systému iba nových zamestnancov s údajovými bodmi „e-mailová adresa“ a „typ zamestnania“, aby sa mohol zahájiť proces prihlásenia. Nový zamestnanec automaticky dostane pozvánku do nástroja, aby mohol nezávisle vykonať zadanie kmeňových údajov.
Všetky údaje týkajúce sa fakturácie sú automaticky overované spoločnosťou TAXMARO pomocou kontrolných číslic, aby bolo možné priamo zobraziť nesprávne zadania. Noví zamestnanci navyše dostávajú denný e-mail s pripomienkou, v ktorom sú zhrnuté všetky chýbajúce a nesprávne údaje. Chýbajúce dokumenty, ako napríklad osvedčenie o zápise od pracujúcich študentov, sa tiež automaticky vyhľadajú. Funkcia pripomenutia sa deaktivuje ihneď po dokončení všetkých údajov a dokumentov.
Výsledok
Pomocou TAXMARO sa výrazne znížil objem práce pri prijímaní nových zamestnancov. Vďaka možnosti samoobsluhy zamestnancov tiež nebolo potrebné kontrolovať mesačné aktualizácie, aby sa mohol výrazne zlepšiť proces správy zamestnancov a mzdového účtovníctva.
„Vďaka TAXMARO sme boli schopní automatizovať preplácanie výdavkov pre našich zamestnancov na siedmich miestach.“
Florian Bogenschütz
Implementácia spoločnosťou TAXMARO
Vďaka modulu výdavkov bolo TAXMARO schopné zabezpečiť pracovný tok, ktorý vysoko štandardizoval predkladanie príjmových dokladov príslušným zamestnancom. Zamestnanec naskenuje jednotlivé príjmové doklady, priradí náklady k vopred definovaným kategóriám a odošle ich elektronicky ako žiadosť o úhradu. Pretože prijímanie dokumentov predtým uskutočňovalo personálne oddelenie, viedlo to k veľkej úľave.
Elektronická kontrola a schvaľovanie žiadostí je realizované centrálne personálnym oddelením. Pomocou podrobnej správy práv možno oblasti zodpovednosti štruktúrovať podľa nákladových stredísk alebo umiestnení. Všetky dokumenty je možné momentálne vyvolať a vyhodnotiť digitálne.
Po schválení personálnym oddelením sú všetky príjmy zúčtované spoločnosťou TAXMARO a pripravené na platbu. Spoločnosť Airgreets dostane súbor s prenosom, pomocou ktorého je možné vykonať všetky prenosy jedným kliknutím. To šetrí spoločnosti Airgreets čas na niekoľko stoviek jednotlivých prevodov mesačne.
Na základe nákladových kategórií sa na pozadí uskutoční automatické priradenie účtov k príslušným účtom finančného účtovníctva, bez toho, aby bolo treba doklad znovu spracovávať osobitne. Pretože v prípade spoločnosti Airgreets sú zamestnanci pridelení do stredísk s pevnými nákladmi, záznam v nákladových strediskách je možné vykonať aj automaticky. Všetky záznamy o rezerváciách sú k dispozícii na konci mesiaca vrátane obrázkov príjmových dokladov ako súbor na import Datev.
Výsledok
Celkovo by sa mohlo množstvo práce spojené s preplácaním výdavkov pre HR a finančné oddelenie výrazne znížiť. Doterajší proces refundácie v papierovej podobe bol prevedený na škálovateľné digitálne riešenie.