Šialenstvo v schránke Najväčšie e-mailové hriechy
Pamätáte si, ako sme pracovali bez e-mailu? Listy boli diktované alebo predpisované ručne. Sekretárka rokovala s šéfom, ktorý dostane list ako kópiu a ako je potrebné formulovať predmet tak, aby sa dal nájsť v informačnom systéme. Dnes aj vysokopostavení manažéri a odborníci píšu svoje vlastné e-maily - so všetkými dôsledkami. Pani Eckhardt, bývalá hlavná konzultantka spoločnosti Detecon, zostavila najhoršie e-mailové hriechy.
Predtým, ako vás vrhneme do e-mailovej jamy hriechu, radi by sme vám predstavili „najobľúbenejšie“ e-mailové nepríjemnosti. Poskytovateľ sociálneho softvéru a intranetu Igloo Software uskutočnil prieskum u 2000 zamestnancov amerických spoločností o ich správaní pri používaní e-mailov. Osem najhorších e-mailových obťažovaní bolo odvodených z výsledkov prieskumu.
Šialenstvo drieme v poštovej schránke
Zúfalo hľadáte poštu o januárovej ponuke u poskytovateľa XY zo Švajčiarska, kde by sa mali zmeniť podmienky. Pokiaľ ide o tento predmet, vo vašom elektronickom podaní na túto tému sa nenachádza nič. Sú naštvaní, pretože sa im v doručenej pošte stále dusí pošta. Určite ste dostali ponuku od kolegyne Müllerovej ... ale ona bola v januári na dovolenke ... potom to bol jej zástupca, pán Schmidt ... Nenájdete nič pod Müllerom, nič pod Schmidtom, nič pod Ponukovou spoločnosťou XY, Švajčiarsko.
Neostáva nič iné, ako skontrolovať všetky januárové e-maily. Ak nájdete správny e-mail, zaručuje ho pani Meier, sekretárka pani Müllerovej. Má dátum 8. februára a predmetom je „Poľská ponuka mimo akcie“. Text hovorí, že ponuku od Švajčiarska dostanete alternatívne, pretože poľská spoločnosť nespĺňa požiadavky. Tiež ste mohli vidieť návrhy, ako by sa mali podmienky zmeniť.
Poštový reťazec obsahuje osem e-mailov od kolegov odosielateľa s protichodnými návrhmi. Takže napíšte odosielateľovi drsný e-mail a opýtajte sa, aký je najnovší stav v súvislosti s podmienkami tejto ponuky. Vitajte v každodennom šialenstve, ktoré si navzájom dávame vo forme e-mailov!
Nedodržanie e-mailových pravidiel vedie k vzniku nákladov
Väčšina manažérov bola počas svojho školenia oboznámená so základnými pravidlami komunikácie. Dozvedeli ste sa, že všetka komunikácia má štyri zložky:
informácie o vzťahu (ako sa mám vysporiadať so svojím kolegom ako príjemcom?),
odvolanie, ktoré sa týka túžby, aký účinok môže mať komunikácia,
Sebaodhalenie: Ako sa mám prezentovať, čo o mne hovorí táto správa?
Komunikácia v obchodnom kontexte slúži obchodným účelom. Musí to byť zamerané na cieľ, zlepšovať výkon a riešiť problémy. Vyjadrené číslami, problém je nasledovný: V spoločnosti pracuje s e-mailom 10 000 zamestnancov. Každý človek stratí každý deň päť minút produktívneho pracovného času zmätkom v e-mailovej komunikácii. Matematika: Pri nákladovej sadzbe 100 eur na zamestnanca a 200 pracovných dní to vedie k pyšnej sume okolo 16 miliónov eur. Čo sa teda deje?
1. Poddaný hriech
Odosielateľ nerozmýšľal, aký by mal byť presný predmet. Buď musí byť dôležitá predmetná švajčiarska ponuka uvedená v predmete alebo musí byť zaslaný samostatný e-mail s touto ponukou.
Predmetom je hlavička e-mailu - ak chýba, príjemca sa stratí: Po prijatí nevie, o čo ide, či je to dôležité, či môže vec nechať za sebou. Ak sám nepridá predmet, má malú šancu na rýchlu identifikáciu e-mailu neskôr. Príjemcu navyše bude otravovať nedbanlivosť odosielateľa, ktorá ho núti vynaložiť ďalšie úsilie.
Nepríjemný je aj zvyk používať staré e-maily ako šablónu pre nový e-mail odosielateľovi a nemeniť predmet. Odosielateľ má výhodu v tom, že nemusí hľadať adresu. Príjemca sa potom sám seba pýta, čo má starý subjekt spoločné s novým obsahom - ak niekedy otvorí poštu, pretože ak starý subjekt ukáže na niečo, čo už bolo dávno vyriešené, možno by to vrátil naspäť a potom si myslí, že je v určitom okamihu zastaraná. V takom prípade by bolo vzájomné ocenenie určite vyvážené: „Nebudem čítať vaše e-maily, ak si nebudete mať problém a dáte mi e-maily so správnym predmetom.“.
2. Reťazová pošta hriech
Odosielateľ navrhované zmeny nezhrnul ani neupravil. Nechajte príjemcu vidieť, ako sa mu darí! Ak je príjemcov viac, znásobili ste úsilie - ktoré prispieva k výkonnosti spoločnosti.
Preposielanie e-mailových reťazcov má aj ďalšie úskalia: Pri rýchlom preposielaní sa často nekontroluje, či tretí e-mail zdola obsahuje informácie alebo komentár, ktorý by nový príjemca nemal mať. Či už preto, že tieto informácie ho nezaujímajú, alebo preto, že by mu táto poznámka mohla ublížiť. Áno, samozrejme, nemali by ste do e-mailov písať urážky ani ostré komentáre, pretože sa zdvihnú nohy - ale nielen prvý odosielateľ, zasielateľ je zodpovedný aj za to, čo preposiela. To môže byť obzvlášť pikantné, pokiaľ ide o prácu so zákazníkmi alebo dodávateľmi, t. J. Za hranicami spoločnosti.
11. Používajte funkcie moderných e-mailových programov.
Spätné volanie: E-mail, ktorý bol odoslaný nesprávne alebo bez prílohy, sa zavolá späť. Pri šetrnom používaní je lepšie správy pred odoslaním dôkladne skontrolovať. E-maily sa často otvárajú rýchlo a nemožno ich spätne zavolať.
Automatická odpoveď: Funkcia mimo kanceláriu je skutočne užitočná a mala by sa používať! Keď ste späť v kancelárii, mali by ste ju rýchlo deaktivovať.
Opätovné odoslanie: E-maily sa niekedy nedostanú k adresátovi, napríklad z dôvodu zlyhania poštového servera. Pomocou funkcie opätovného odoslania je možné ich ľahko odoslať druhýkrát. Pred odoslaním pridajte do predmetu komentára, napríklad „druhý pokus“.
Potvrdenie dodávky: Je pekné, ale nie nevyhnutne potrebné. Tiež nefunguje s každým e-mailovým systémom.
Potvrdenie o prečítaní: Také pekné je mať.
3. Poštový ping pong
Špeciálnym prípadom reťaze je poštový ping pong. Odosielateľ a príjemca píšu prstami tam a späť niekoľkými e-mailmi, aby objasnili zložité problémy a vytvorili tak v ostatných určitý hnev a zúfalstvo. Prečo sa spolu neporozprávate po telefóne? Reč a protireč možno často objasniť veľmi rýchlo.
4. Vyhýbanie sa hriechom
Odosielateľ e-mailu v uvedenom príklade sa chcel vyhnúť tomu, aby trávil svoj čas zhrňovaním a koordináciou - to však s e-mailmi nikdy nefunguje. Ani to neskúšaj. Ak sú potrebné súhrny, okamžite si ich zapíšte a ušetrite kolegov a šéfov primárnymi e-mailmi od vášho tímu alebo z diskusie o nákupe.
Keď sa zaneprázdnení riadiaci pracovníci rozhodujú prostredníctvom e-mailu, je to naozaj zlé. Bez ohľadu na to, aký jasný je stav vecí, téma by sa nedostala na úroveň šéfa, keby to bolo jednoduché, pretože potom by sa rozhodol niekto iný. Spravidla ide o spornú tému, a preto je potrebné, aby ste synchrónne počuli všetky strany v reči a protireči. Ten, kto nebol vypočutý alebo ktorého argumenty sa stratili v poštovom reťazci alebo neboli pochopené, je demotivovaný. Údajný víťaz nebude šťastný, keď potrebuje, aby jeho kolega ďalej spolupracoval - a predovšetkým: rozhodnutie môže byť neoptimálne, ak nie je nesprávne.
Populárnou hrou je tiež vyhýbanie sa zodpovednosti prostredníctvom e-mailu. Táto hra má však iba porazených. Každý, kto píše vždy s čo najväčším zoznamom adries, iba dosiahne, že sa nakoniec nikto s témou nestotožňuje a zostane s témou sám. Vždy sa nájdu príjemcovia, ktorí odpovedajú na e-maily, aj keď dostali iba kópiu, ale v skutočnosti je adresovaný iba priamy príjemca. Možno nemá chuť na e-mailovú konverzáciu s 20 ľuďmi.
Bezmyšlienkovosť, štrukturálna nezodpovednosť a nedostatok vedomia o tom, čo robíte komunikačne, a niekedy aj nedostatok školení, viedli k značne prehnitej e-mailovej kultúre. Typické príznaky choroby pre organizáciu, ktorá už nevykonáva, sú preto znepokojujúce: „Dostávam toľko e-mailov, že už ich nemôžem prečítať všetky - natož aby som na ne odpovedal. Počkám, kým mi bude tak dôležité, aby ste mi zavolali alebo diskutovali o téme sa zaoberá na stretnutiach. ““ Je to ľudsky pochopiteľné z pohľadu dotknutej osoby. Dopad na kultúru a motiváciu je fatálny, ale podceňovaný. Zodpovednosť za transparentnosť vo všetkých druhoch komunikácie predstavuje v konečnom dôsledku zásadnú hodnotu pri vzájomnom jednaní. Hodnotová kultúra je jednou z nehmotných hodnôt v spoločnosti - bez nej budete mať jednu so všetkými zamestnancami, ktorých myseľ a srdce sú dôležité pre výsledky spoločnosti. zlé postavenie.
5. Smartfón hreší
Smartfón, ktorý sa používa na kontrolu e-mailov na cestách, môže byť nástrojom na zlepšenie výkonu - alebo diablovým nástrojom, ktorý zvyšuje stres vďaka stálej dostupnosti. Tu sú uvedené aj všetky úskalia, ktoré existujú v e-mailovej komunikácii. Toto je umocnené želaním odosielateľa reagovať rýchlo a stručne. Existujú skratky, vďaka ktorým je pravdepodobnosť nedorozumení veľmi pravdepodobná, ak človek dobre nerozmyslí, čo potrebuje, aby príjemca odpovede pochopil.
Rozumiete poštovým reťazcom na svojom smartfóne? V žiadnom prípade. Musíte rolovať toľko, aby ste sa najskôr vzdali.
Otvoriť a prečítať prílohy? Áno, musíte byť veľmi tvrdí voči nerozumným.
E-mail od šéfa, ktorý je momentálne v zahraničí, je: „Áno, samozrejme“. Viete, že to napísala na svoj smartphone. Referenčný e-mail bohužiaľ chýba. Stáčate mozog nad tým, aký rozhodovací papier ste jej poslali e-mailom. Prehľadajú vašu poštu. Trvá to dlho. V určitom okamihu narazíte na e-mail od kolegu, ktorý ho skopíroval ako CC a ktorý požiadal šéfa, či by koncom mesiaca mohol ísť výnimočne na dovolenku. Tu je tiež bežné zaobísť sa bez veľkých písmen - pretože zmena názvu je dosť zdĺhavá. To je tiež všeobecne akceptované medzi užívateľmi tejto technológie. Stále musíte myslieť na to, komu napísať. Kolega, ktorý vie, že stojíte na letisku v Japonsku a ktorý odpovedá rýchlo pred registráciou? Alebo generálnemu riaditeľovi zákazníka, ktorého ste práve vyhrali?
6. SMS hriech alias WhatsApp hriech
A to isté platí pre SMS aj pre správy WhatsApp: Skvelé pre krátke správy (prvý S tiež znamená skratka!) Druh: „Vlak mešká dve hodiny“ alebo „Ak potrebujete ponuku Švajčiarska, urgentne mi zavolajte“, ale nevhodné pre zložitejšie problémy v podnikateľskom prostredí. A nepoužívajte skratky z mládežníckeho jazyka v obchodnom kontexte! To, ako komunikujete so svojimi priateľmi alebo deťmi, je iná vec.
E-mailová etiketa na intranete je zbytočná
Mnoho spoločností má teraz na svojom intranete e-mailovú etiketu. Pozná ho však len veľmi málo zamestnancov. Je to zbytočné, pretože sa ich nikto nedrží. A nikto sa jej nedrží, pretože najmä riadiaci pracovníci sú zlým príkladom, a preto ich nedodržiavanie nie je sankcionované. Váš vlastný príklad zhora v hierarchii je výkonnejší ako pekne formulované pravidlá. Ako sa nakoniec poštová prevádzka etablovala ako bežné médium podnikovej komunikácie? Použitím tohto média - a iba prostredníctvom tohto média - pozvať šéfa na jeho schôdzky.
E-mailová komunikácia: šéf sa musí stať vzorom
Ak sa domnievate, že transparentnosť komunikácie významne podporuje efektívnosť a účinnosť vo vašej spoločnosti, t. J. Cítite zodpovednosť za jasnosť svojich e-mailov, nedopúšťate sa už všetkých vyššie uvedených hriechov. Presvedčte svojho šéfa a svojich kolegov v manažmente reakciou (mierne) na hriechy vašich kolegov - najmä správami I o sebazverejnení odosielateľa a o tom, čo jeho komunikačné správanie znamená pre zhodnotenie vzťahu.
Pokiaľ ide o vašich zamestnancov, máte príležitosť odpovedať na hriechy jasným vyhlásením - ale prosím, súkromne. To znamená, najlepšie nie e-mailom! Presvedčte zodpovedné osoby vo vašej spoločnosti, ktoré vedú školenia, že e-mailová komunikácia je pre školenie zamestnancov skutočne problémom, možno dokonca ako súčasť diskusie o hodnotách. Je možné, že vášho generálneho riaditeľa získate ako silného sponzora, ktorý dáva téme potrebný význam zhora. Neustále však škrípajte zubami, keď sa vaši zákazníci dopustia všetkých uvedených hriechov - pokiaľ pre nich nie ste plateným komunikačným koučom.