Správa textu v spoločnosti s priamym marketingom Nelipnite na starých pleteninách
Pretože softvér na spracovanie textu a rýchle tlačiarne na kaligrafiu pre systémy na spracovanie údajov sa v poslednej dobe čoraz viac dostávajú na trh, sú dané predpoklady na technické zlúčenie spracovania údajov a spracovania textu. Prax však ukazuje, že samotná technická integrácia nestačí. Musí sa skôr stimulovať proces prehodnotenia a reorganizácie. Podľa manažéra IT Günthera Fischera z Laudenbachu by sa mali odstrániť zastarané nápady, ako riadiť korešpondenciu, ktoré viac ako technické problémy bránia efektívnosti.
V priamom marketingu je reklamná pošta široko distribuovaná vo veľkých množstvách. Zoznamy zákazníkov stredne veľkých zásielkových spoločností často obsahujú niekoľko stotisíc adries, ponúkaných produktov je veľa a objednávok, ktoré sa majú každý deň vybaviť, rádovo tisíce. Stáva sa teda, že požiadavky na korešpondenčné oddelenia sú obrovské. Odchádzajúca pošta by mala nielen individuálne reagovať na očakávania zákazníkov, ale mala by byť tiež vytváraná s čo najmenším oneskorením a predovšetkým za prijateľné náklady. Problematický podnik, keď treba každý deň napísať niekoľko stoviek rôznych listov.
Jeden sa môže pokúsiť čeliť výzve záplavy listov s organizačným úsilím. Ďalší pracovníci, diktovacie stroje a systémy na spracovanie textu urýchľujú tvorbu, úpravu a tlač textov listov. Zavedenie modulárnych listov a dômyselne vypracovaných štandardných listov obmedzuje prácu pri premýšľaní, formulácii a diktovaní. Ďalším úzkym miestom však nie je možné vylúčiť poskytnutie informácií a rozhodovacích kritérií zo spisu zákazníka, ktoré sú nevyhnutné na písanie listov, organizačnými opatreniami obmedzenými na korešpondenčný úrad. Okrem pracovných oblastí korešpondentov a písacích strojov musia byť pracovníci oddelenia EDP, predaja a marketingu racionálni a navzájom koordinovaní, aby sa predišlo oneskoreniam, nedorozumeniam a tým pádom nekvalitným službám zákazníkom. Dôležitým krokom v tomto smere je spojenie EDP a spracovania textu.
Cieľom je presunúť čo najviac myšlienkovej a diktátovej práce korešpondentov a písacích prác typistov do IT systému a automatizovať ich.
V našom prípade analýza korešpondencie za dlhšie obdobie ukázala, že asi 80 percent zákazníckej pošty bolo zodpovedaných štandardnými listami, asi 15 percent modulárnymi listami a iba asi päť percent individuálne diktovanými listami. Pomocou ďalších dôkladných pozorovaní a analýz, ktoré boli systematizované a zhrnuté v rozhodovacích tabuľkách, bolo možné napísať programový balík EDP, ktorý rovnako ako skutočný korešpondent vykonáva rozhodovacie a „diktátové“ práce, zostavuje adresy, texty a premenné a odosiela ich do tlačiarne odovzdá ďalej, kto vytlačí listy pripravené na podpis.
Zo zdravej nedôvery v plne automatizovanú technológiu sa však listy počítačov neodosielajú nekontrolované, ale kontrolujú a podpisujú ich úradníci pomocou profilov zákazníkov, ktoré sa tlačia súčasne, pretože vysoko vyvinuté automatizmy niekedy vytvárajú typické počítačové vtipy. Z tej istej nedôvery sa dbalo na to, aby automatiku bolo možné potlačiť zásahom korešpondenta, aby bolo možné zostaviť listové texty jednotlivo. Tieto preventívne opatrenia zaručujú, že z domu nevyjde žiadne písmeno, ktoré by ľudia aspoň skontrolovali a nepodpísali.
Kombinácia spracovania údajov a spracovania textu, ktorá je tu zobrazená, ponúka množstvo výhod: Pre každý jednotlivý list zákazníka sa proces rozhodovania prenáša do IT programu, ktorý pracuje so zložitými a rozsiahlymi rozhodovacími tabuľkami, a tým zmierňuje korešpondentov, ktorí sú pod tlakom vykonávať. Rovnaký program vykonáva aj rozsiahle rutinné úlohy, ktoré musia automatisti vykonávať aj v moderných textových systémoch. Nedochádza k žiadnym chybám alebo oneskoreniam v prenose adries a údajov medzi EDP a spracovaním textu, ktoré by sa dali pozorovať aj na príslušných pracovných staniciach vybavených obrazovkami EDP. Kódovania textových modulov sa pri písaní listu okamžite uložia do zákazníckej základne IT. Nahradia tak ukladanie kópií listu, pri ktorých bolo vyvinuté veľké miesto. Navyše moderné veľké počítače umožňujú viac systémovej inteligencie, úložnej kapacity a vyššie rýchlosti tlače ako systémy na spracovanie čistého textu. Najväčšou výhodou však je, že úradník má teraz viac času na každú jednotlivú požiadavku zákazníka, a poskytuje tak lepšie služby.
Podobné výhody možno určite dosiahnuť automatizovanou korešpondenciou v iných oblastiach. Za týmto účelom je okrem inštalácie štandardného softvéru potrebné napísať aj korešpondenčný program, ktorý je potrebné individuálne prispôsobiť problému používateľa, čo je ľahká, ale veľmi prospešná úloha.