Stadtwerke Konstanz prechádza na elektronické nákupné riešenia; Chudnutie diéta pre
Spoločnosť Stadtwerke Konstanz prechádza na riešenia elektronického nákupu
Zoštíhľujúca strava pre obstarávanie
Aby bolo možné zaznamenávať, kontrolovať, schvaľovať a ďalej spracúvať nákupné požiadavky rýchlejšie a efektívnejšie ako doteraz, hľadala spoločnosť Stadtwerke Konstanz v polovici roku 2016 moderné riešenie elektronického obstarávania, ktoré bude v budúcnosti pripravené pre celú skupinu. Zákazku získala spoločnosť Newtron AG, ktorá musela spočiatku vložiť objednávací systém do inovatívneho systému správy katalógov.
Zvážte individuálne potreby
„Bolo pre nás dôležité, aby nové katalógové riešenie bolo šité na mieru našim špeciálnym potrebám, pomáha štandardizovať procesy, môže tiež integrovať naše vlastné databázy a môže byť pripojené k existujúcemu prostrediu ERP,“ uvádza Federico Fabbri, manažér nákupu spoločnosti Stadtwerke Konstanz GmbH. Nákupné oddelenie v Stadtwerke Konstanz je zodpovedné za všetky dodávky a služby v celej skupine. Spektrum sa pohybuje od štandardných dielov cez napájacie vedenia a elektrické systémy, autobusy a lode až po kancelárske vybavenie, softvér, uniformy a inžinierske služby.
Maverickov nákup znamená prácu navyše
„Pre komunálne služby je typické, že veľa malých objednávok sa musí robiť vo vysokej frekvencii, čo zase uprednostňuje nákupy,“ hovorí Florian Zimmermann, doterajší manažér zákazníkov v spoločnosti Newtron AG. Tento „divoký nákup“ mimo štandardizovaných kanálov obstarávania bol rozšírený aj v Konstanci a správy boli neúplné. To znamenalo neprimerane vysoké dodatočné náklady na vedenie účtovníctva a nákup, ktoré museli riešiť veľké množstvo neregulovaných objednávok. „Okrem toho majú dodávatelia energie zvyčajne niekoľko pokynov na obstarávanie, ktoré je potrebné presne dodržiavať, napríklad pokiaľ ide o nebezpečné látky. Ďalším bodom: Procesy schvaľovania sú zvyčajne veľmi časovo náročné, “hovorí Zimmermann. Bolo treba zohľadniť všetky tieto aspekty a nakoniec bolo potrebné spoločne vyvinúť stratégiu, ktorá by pomohla z dlhodobého hľadiska optimalizovať pracovný postup obstarávania a efektívnejšie riadiť zdroje.
V prvom kroku poskytovateľ elektronických riešení určil na 2-dennom workshope aktuálny stav objednávkového systému pre celú skupinu. Odborníci na IT potom v spolupráci s osobami zodpovednými za komunálne služby vytvorili profil požiadaviek na systém elektronického obstarávania na mieru a zodpovedajúci zoznam úloh pre jeho implementáciu. V pláne bolo začať s elektronickým obstarávaním začiatkom roku 2017. Ale potom zrazu všetko muselo ísť veľmi rýchlo, takpovediac blesková diéta. Pretože sa ukázalo, že predchádzajúci poskytovateľ IT služieb zlyhá skôr, ako sa očakávalo. S cieľom udržať objednávkový systém v chode, tím nastavil nový systém a bol schopný ho nasadiť za tri dni. Týmto spôsobom Newtron zabránil úzkym miestam, obmedzeniam alebo zlyhaniam.
Výsledkom bolo katalógové riešenie s viacerými dodávateľmi s pohodlnými vyhľadávacími funkciami, intuitívnym ovládaním a úplnou integráciou do ERP systému spoločnosti Stadtwerke Konstanz. Katalógy a zoznamy dodávateľov, ktoré predtým používali komunálne služby, vrátane príslušných rámcových dohôd, sú zakomponované do obchodného portálu Newtron a je možné ich kedykoľvek pridať alebo zmeniť. Každá potreba materiálov, výrobkov alebo služieb môže byť centrálne riadená a sledovaná. Všetky objednávky sú automaticky rezervované so správnym priradením účtu bez toho, aby musel niekto zasahovať. Týmto spôsobom sa dlhodobo významne odbremení nákup a účtovníctvo skupiny spoločností. Používatelia sú schopní presne si objednať potrebné diely od dodávateľa uvedeného v zozname, ktorý je najvhodnejší a ponúka najlepšiu cenu. Scenáre vydaní a povolení sú uložené v systéme. Všetky kroky sú navyše zdokumentované a archivované, aby sa zaistil súlad s pokynmi na zabezpečenie súladu.
Verejnoprospešné služby v transformácii zaostávajú
Vďaka riešeniu elektronického verejného obstarávania má Stadtwerke Konstanz v súčasnosti inovatívny a nákladovo efektívny systém správy katalógov, ktorý ponúka požadovanú transparentnosť pri obstarávaní a tiež výrazne zefektívňuje celý proces nákupu. Šetria sa zdroje a ušetrí sa čas, ktorý je možné produktívne využiť na ďalšie činnosti. Do konca roka poskytne spoločnosť Newtron tiež riešenia e-sourcingu pre aukcie a výberové konania a zavedie pre Stadtwerke moderné riadenie dodávateľov (SRM). Stadtwerke Konstanz je jedným z udávateľov trendov v priemysle: Podľa štúdie Centra pre ekonomiku miestnej energie (CKEW) pri Inštitúte INeKO na univerzite v Kolíne nad Rýnom doteraz nemala ani polovica nemeckých komunálnych služieb (49%) e-obstarávanie v integruje svoje vlastné procesy. Pre porovnanie: Podľa prieskumu BME používajú tri zo štyroch nemeckých nákupných spoločností (75%) v súčasnosti elektronické katalógy. sas
Poskytovateľ riešenia
Newtron
Poskytovateľ webových riešení na optimalizáciu obchodných vzťahov medzi dodávateľmi a nakupujúcimi spoločnosťami ponúka portfólio obstarávania, elektronických zdrojov, SRM, EDI a rozsiahle ďalšie služby, ako sú zákaznícke služby v dvanástich jazykoch a poradenstvo z jedného zdroja. Spoločnosť sa stará viac
ako 1 000 nákupných spoločností a 80 000 dodávateľov.