Takto v Outlooku zabezpečíte, aby vám nič dôležité nepadlo pod prsty
Aj pri vodotesnom plánovacom systéme môžete vždy niečo prehliadnuť: schôdzky, termíny alebo splnenie úlohy. Outlook ponúka celý rad funkcií, ktoré vám pomôžu nestratiť zo zreteľa dôležité veci a včas myslieť na schôdzky alebo na ich prípravu.
Využite spomienky
Aby ste skutočne mysleli na schôdzku alebo splnenie úlohy a nezabudli na to v každodennom zhone, môžete si nechať Outlook pripomenúť. Outlook zobrazuje okno s informáciami o udalosti/úlohe a tiež vydáva akustický signál.
Urobíte to tak, že v poli vyberiete položku schôdzky Pamäť požadovaný pokrok A.. V príklade sa zobrazí oznámenie tri dni pred vymenovaním. Začiarknite políčko pri úlohách a následných opatreniach (pozri nasledujúcu časť) Pamäť a vyberte dátum a čas, kedy sa má oznámenie zobraziť.
Outlook ponúka aj možnosť automatického zapnutia pripomenutia pre každú schôdzku alebo úlohu. Ak to chcete urobiť, použite príkaz Súbor - Možnosti - Kalendár alebo. úlohy. Potom sa v stanovený čas zobrazí pripomienka úloh v stanovenom termíne. Osobne si však nemyslím, že to má zmysel, pretože na schôdzky je prednastavená pevná pripomienka, ktorá mi vo väčšine prípadov nevyhovuje.
Na opätovné predloženie prihlášky použite funkciu sledovania
Ak chcete premýšľať o telefonáte alebo odpovedi na e-mail, môžete pre neho vytvoriť úlohu (s pripomienkou alebo bez nej). Alebo môžete použiť praktickú funkciu následného sledovania: Tu zadáte úlohu v plánovači úloh a prepojíte ju s kontaktnými údajmi alebo e-mailom, na ktorý chcete odpovedať. Najrýchlejším spôsobom je výber kontaktu alebo e-mailu, príkazu Štart - nadviazať hovor, Vlastné vyberte, zadajte termín a podľa potreby nastavte pripomienku B.. v ponuke Na sledovanie existujú aj preddefinované termíny splatnosti ako napr Toto ráno atď. Nezobrazuje sa však žiadna pripomienka. To by ste museli urobiť po výbere Štart - sledovanie - pripomenutie choď pridať.
Použite priečinky alebo vyhľadajte priečinky
Priečinky sú ďalšou položkou Outlooku, ktorá je skvelým spôsobom, ako vyhnúť sa strate prehľadu o dôležitých úlohách, ako napríklad: B. priečinok „To-Do“, do ktorého presuniete všetky e-maily, ktoré si ešte vyžadujú akciu. Na rozdiel od ďalších krokov pre ne nie je stanovený žiadny termín. Nezabudnite sa preto pozrieť do priečinka a odpovedať na všetky čakajúce e-maily. To je užitočné, ak ste si už vyhradili pevné časy pre odpovedanie na e-maily. Keď odpoviete na e-mail, presuňte ho do priečinka, kde ho chcete archivovať.
Vyhľadávací priečinok preddefinovaný v Outlooku je tiež veľmi praktický Na sledovanie, ktoré nájdete na konci zoznamu priečinkov. Po otvorení tohto priečinka program Outlook rýchlo nájde a zobrazí všetky e-maily, ktoré ste označili na ďalšie sledovanie. Získate tak okamžitý prehľad podobný práve opísanému priečinku úloh. Jedným rozdielom je, že vyhľadávací priečinok vyhľadáva e-maily označené na sledovanie z celej doručenej pošty a priečinkov, ktoré obsahuje, t. J. Zobrazuje aj e-maily, ktoré ste už uložili v príslušnom priečinku zákazníka.