Zmena DMS softvéru Bezplatný export firemných údajov
Systém správy dokumentov sa stal pre spoločnosti nepostrádateľným riešením pre efektívnu a rýchlu správu, úpravu a kontrolu obchodných dokumentov a procesov. Všetci poskytovatelia DMS inzerujú s rozhraniami na osvedčené systémy ERP, správu tovaru, účtovníctvo, CRM a mnoho ďalších systémov. DATEV, Salesforce a Sage sú len niektoré príklady.
Digitalizácia sa nezastaví pri veľkosti odvetvia alebo spoločnosti. Rýchlo sa vybudovala výkonná infraštruktúra, na ktorú sa často zameriava príslušný systém správy dokumentov. Bez ohľadu na to, či má spoločnosť 20, 100 alebo 500 zamestnancov.
Bohužiaľ, až príliš zriedka sa kladie otázka, čo sa stane, keď centrum tejto infraštruktúry už nebude vyhovovať potrebám spoločnosti? V dnešnej dobe už nejde iba o čistý rozsah funkcií alebo vhodné odvetvové riešenie, ale skôr o prijatie medzi zamestnancami, použiteľnosť a transparentné ceny.
Môžu spoločnosti exportovať svoje údaje pri zmene softvéru DMS?
Niektorí poskytovatelia DMS stále predávajú blokovanie dodávateľov softvéru alebo IT infraštruktúry ako záruku stability a inovácie. Softvér na správu dokumentov sa určite nezmení tak rýchlo ako poskytovateľ elektriny alebo internetu, zmena by však pre zákazníka mala byť určite cenovo dostupná.
Odpoveď na otázku, či môžete svoje obchodné dokumenty exportovať pri zmene softvéru DMS, bude zvyčajne „áno“. Určite sa však vždy opýtajte na „ale“. Vo väčšine prípadov nebudete môcť exportovať samostatne. Dokumenty sú viac-menej uzamknuté a nie je možné ich úplne exportovať a ďalej používať ručne. Export umožňuje iba nákladná služba zo strany poskytovateľa DMS. Pri zavádzaní softvéru na správu dokumentov ste zohľadnili päťcifernú sumu, aby ste mohli dokumenty v prípade zmeny softvéru odkúpiť?
Ukážka z každodenného života
Prenajmete byt. V priebehu rokov pribúda nový nábytok. Zakúpená je nová kuchyňa. Partner sa nasťahuje a prinesie ďalší nábytok. Starý nábytok je vytriedený. V určitom okamihu dôjde k novej generácii, zmenili sa vaše potreby alebo sa chcete profesionálne rozvíjať. Do bytu sa už jednoducho nezmestia.
Teraz rušíte nájomnú zmluvu. Prenajať nový byt. Tento krok sa blíži a nastane nasledujúca situácia: Prenajímateľ starého bytu požaduje 50 000 eur za to, aby ste mohli sťahovať svoj vlastný nábytok zo starého do nového bytu. Inak musia zostať v starom byte.
Je to bohužiaľ rovnaké s mnohými bežnými systémami správy dokumentov. Softvér sa kupuje alebo prenajíma mesačne. Vaša spoločnosť importuje nové dokumenty do infraštruktúry každý deň, potreby vašej spoločnosti sa vyvíjajú a v určitom okamihu sa už nezhodujú s použitým softvérom DMS.
Alebo jeho poskytovateľ zvyšuje ceny alebo mení celý výpočtový model, produkt sa po prevzatí už nevyvíja alebo sa podpora stáva nedostatočnou. Nech už je dôvod akýkoľvek, už sa to jednoducho nezmestí. Čaká sa na zmenu softvéru DMS.
Avšak na to, aby ste mohli exportovať svoje vlastné firemné údaje z vášho systému, aby ich bolo možné použiť v novom systéme, niektorí poskytovatelia vyžadujú päť- alebo dokonca šesťciferný súčet za to, aby sa služby alebo exportované komponenty mohli kúpiť neskôr. V eurách. Iba pretože. Poskytnutie API pre riešenie DMS/ECM vám pomôže iba obmedzene, pretože ho musíte (vyvinuli) na export, čo tiež prináša náklady.
Je to legálne. A bohužiaľ bežná prax. Odborný termín je „Vendor Lock-in“. Väčšina spoločností si túto skutočnosť uvedomí až pred zmenou svojho softvéru na správu dokumentov a čaká ich skutočná výzva.
Pri sťahovaní do nového bytu prirodzene predpokladáte, že v novom byte bude ľahko dostupný aj váš vlastný nábytok. Bez toho, aby som im musel platiť druhýkrát.
Vaše dokumenty a údaje sú vaše. Kedykoľvek.
Takýto obchodný model považujeme za zastaraný. Nikdy sme nemali. Určite nechceme využívať zdroje pre vývojárov na to, aby sme skutočne uzamkli dokumenty našich zákazníkov a umelo zvýšili prekážku prechodu. Ak spoločnosti už nie sú spokojné so softvérom AMAGNO, správcovia môžu kedykoľvek a bez našej pomoci exportovať všetky vaše dokumenty a ich verzie vrátane metadát priamo do štruktúry registrácie. Bez programovania alebo technickej alebo osobnej podpory od spoločnosti AMAGNO. Keď stratíte zákazníkov, je to vždy škoda, ale je to súčasť podnikania. Napriek tomu by ste mali byť schopní navzájom si pozerať priateľsky do očí, aj keď sa obchodný vzťah končí. Tu je návod na export dokumentov z AMAGNO.
Pri výbere softvéru DMS zohľadnite stratégiu ukončenia
Pri výbere softvéru na správu dokumentov by ste mali vždy brať do úvahy možnosť zmeny softvéru DMS. Podrobne s potenciálnymi poskytovateľmi objasnite, ktoré požiadavky a náklady je potrebné vypočítať na export údajov vašej spoločnosti. Nechajte tieto úsilie a náklady plynúť do celého výpočtu. Inak by vás nevyhnutná zmena mohla vyjsť draho.