Zvýšte produktivitu - 6 zlatých pravidiel pre vyššiu produktivitu

„Začnem hneď, len rýchlo znova skontrolujem Facebook“ - táto myšlienka vám znie povedome?

Všetci máme veci, ktoré chceme alebo „musíme“ urobiť:

Štúdium na skúšku
Telefonovanie nepríjemnému zákazníkovi
Robte niečo, čo nás nebaví

Práca na týchto veciach si vyžaduje čas.

Čas je vzácna komodita. Kedykoľvek sa venujeme nejakej činnosti dlhšie, ako je nevyhnutné, stratíme čas.

Ako môžete zvýšiť svoju produktivitu, aby ste svoju prácu zvládli rýchlejšie, aby ste mali viac času na veci, ktoré vás bavia? Na túto otázku vám odpoviem v tomto článku.

„Nie je to málo času, ktorý máme, ale veľa času, ktorý nevyužívame.“ - Lucius Annaeus Seneca (rímsky filozof)

V tomto článku sa dozviete:

Čo to znamená byť produktívny
Ako sa zariadiť
Ako môžu rutiny zvýšiť vašu produktivitu
Čo je Paretov princíp a ako ho môžete použiť
Ako vám môžu vaši priatelia pomôcť dosiahnuť vaše ciele
Čo má zlatá rybka spoločné s pozornosťou

Čo to znamená byť produktívny?

Žijeme v dobe, keď si všetko vyžaduje našu pozornosť. Vďaka smartfónom sme neustále k dispozícii. Facebook, Instagram, Netflix, Twitter a Co. sú vzdialené len pár kliknutí.

Digitálny životný štýl spôsobil, že zlaté rybky majú v súčasnosti v západnom svete väčšiu pozornosť ako ľudia.

Ak chceme robiť činnosť, často ju preruší napríklad rýchly pohľad na smartphone.

Krátky pohľad na to môže byť lákavý, ale drží nás ďalej od skutočne dôležitých vecí - nech už vyzerajú akokoľvek.

To znamená, že potrebujeme viac času, aby sme mohli robiť svoju prácu, a mať k dispozícii menej času na iné veci.

Spýtajte sa sami seba: Koľko času denne strácate na Facebooku a iných vyrušovaní?

Byť produktívny znamená pracovať sústredene a robiť veci efektívne.

Ľudia majú tendenciu neustále robiť veci, ktoré ich bavia, a vyhýbať sa veciam, ktoré nerobia. Často však práve úlohy, ktoré nás nebavia, zabezpečujú, aby sme vo svojich životoch skutočne dosiahli pokrok.

Aby ste aj tak mohli robiť tieto veci, potrebujete predovšetkým jednu vec: sebadisciplínu.

Sebadisciplína je teda základnou požiadavkou na zvýšenie produktivity človeka. Ako sa môžete naučiť a zlepšiť sebadisciplínu, sa dozviete v mojom bezplatnom 7-dňovom e-mailovom kurze pre väčšiu sebadisciplínu:

6 tipov pre vyššiu produktivitu

1. Vytvorte si návyky, ktoré vás podporia v tom, čo robíte

Každý máme zvyky. Návyky určujú medzi 30 - 50% nášho denného obchodovania. Podporujú vás vo vašom živote alebo vás dokonca sabotujú?

Spýtajte sa na svoje zvyky alebo si ich uvedomte:

Čo urobíte ako prvé, hneď ako ráno vstanete?
Aká je prvá vec, ktorú urobíš, keď už budeš v práci?
Sústredíte sa na svoje aktivity alebo sa necháte znova a znova rozptýliť?
Aká je posledná produktívna vec, ktorú robíš každý deň?

Ak chcete zvýšiť svoju produktivitu, buďte pripravení zmeniť svoje návyky alebo začleniť nové návyky do svojej každodennej rutiny.

V závislosti od našich zvykov trvá jeho internalizácia priemerne 66 dní. To znamená, že v ideálnom prípade budete opakovať určitú rutinu po dobu 66 dní, kým sa pre vás stane normálnou.

Najmä na začiatku tohto obdobia budete pravdepodobne musieť pravidelne prekonávať samého seba. Potom to často beží úplne samo. Porovnajte to s raketou, ktorá prekoná gravitačnú silu: Raketa spotrebuje počas prvých dvoch minút 87% svojho paliva. Potom letí takmer samo.

Ako príklad produktívneho zvyku vám ukážem svoju rannú rutinu. Moje prvé 2 hodiny dňa priemerne vyzerajú takto:

Zobudiť sa
Prezrite si tabuľu vízií (tabuľu s mojimi cieľmi a ďalšie inšpiratívne obrázky)
Kúpeľ + prebaľovanie
Vypiť pohár vody
Meditujte 12 minút
Strečte 5 minút
Príprava kávy
Prečítajte si 15 minút
Píšte do mojej knihy 50 minút
Zapnite mobilný telefón

Čo je podľa vás najdôležitejšie na tomto zozname? Telefón zapnem až po viac ako hodine produktivity. Vďaka tomu som vo svojej dobe stabilný a nič ma tak rýchlo nevyradí z kurzu.

(Ak ste si mysleli, že najdôležitejšie je vstávanie a vstávanie, potom máte samozrejme tiež pravdu.)

V nasledujúcom tipe nájdete ďalšie príklady produktívnych návykov.

Pretože návyky majú taký obrovský vplyv na náš život, napísal som o nich trojdielnu sériu článkov. 1. časť je o tom, ako môžete zmeniť návyky a učiť sa. V 2. časti nájdete príklady návykov, ktoré menia váš život. 3. časť je venovaná rannej rutine.

2. Zorganizujte sa

Mám požehnanie s dobrou pamäťou, takže som si myslel, že správna organizácia je nadbytočná. Prečo si všetko zapisovať, keď si všetko pamätám?

Keď som sa zapájal do ďalších a ďalších projektov a občas som na veci zabudol, rozhodol som sa dať organizácii šancu. Keďže je môj život dobre organizovaný, bol som o 50 - 100% produktívnejší. Je to tak preto, lebo presne viem, čo a kedy mám urobiť. Okrem toho sa nemusím báť, že zabudnem na niečo dôležité.

Pre vašu organizáciu odporúčam dve veci:

a) kalendár

Predpokladám, že už používate kalendár. Výhody sú zrejmé:

Môžete zadať svoje schôdzky
Vždy máte prehľad o svojej každodennej rutine
Zabudnutie na schôdzky je nemožné (pokiaľ ich nezabudnete zadať)
Budú vám pripomenuté schôdzky

Odporúčam kalendár od Google. To je možné kedykoľvek vyvolať online a synchronizácia s kalendárom v mobilnom telefóne alebo tablete je jednoduchá.

Pravidelne si naplánujte čas.

(Prečo je také dôležité opakovane si robiť prestávky, sa dozviete v tomto článku: Uvedenie tela, mysle a duše do harmónie.)

b) Nástroj, pomocou ktorého môžete spravovať svoje úlohy

Každý má úlohy, ktoré chce splniť. Aby ste na nič nezabudli, držte sa týchto vecí. Na začiatku to bola kombinácia ručne písaných poznámok a poznámok k môjmu mobilnému telefónu. Rýchlo sa zdegenerovala a bola dosť ťažkopádna.

Dnes takmer výlučne používam na svoje úlohy Trello, existujú však aj iné porovnateľné programy, napríklad Evernote.

Trello je zadarmo a priamo. Okrem verzie prehliadača existujú aplikácie pre smartfóny a tablety, aby som k nim mal kedykoľvek prístup.

Organizujem sa s týždenným harmonogramom. Každý víkend pripravujem svoje plánovanie na nasledujúci týždeň (= produktívny zvyk):

Aké mám schôdzky?
Čo chcem robiť?

To znamená, že v pondelok môžem začať pracovať na úlohách bez toho, aby som musel premýšľať o tom, čo chcem robiť.

Naučte sa stanovovať priority (pozri tip 3), inak sa môže stať, že budete tráviť čas maličkosťami, zatiaľ čo najdôležitejšie úlohy zostanú nedokončené.

Každé ráno - podľa svojej rannej rutiny - kontrolujem svoj zoznam úloh, aby som zistil, čo sa v ten deň stane (= produktívny zvyk).

Posledná produktívna vec, ktorú každý deň robím, je pripraviť organizáciu na ďalší deň (= produktívny zvyk). To trvá v priemere iba dve minúty.

3. Pracujte podľa Paretovho princípu

Paretov princíp je založený na talianskom inžinierovi a ekonómovi Vilfredovi Paretovi. Zistil, že všetko sa dá rozdeliť 80/20. To znamená, že 80% z celkových výsledkov možno dosiahnuť pri 20% z celkového úsilia.

Zvyšných 20% výsledku si vyžaduje 80% úsilia. Ak urobíte aj tých 80%, rýchlo to hraničí s perfekcionizmom.

Paretov princíp možno použiť na veľa vecí:

20% zákazníkov zodpovedá za 80% predaja
20% rybárov uloví 80% rýb
80% času nosíte 20% vecí, ktoré máte v skrini
80% mestskej dopravy sa uskutočňuje na 20% ulíc
20% zamestnancov robí 80% práce

Teraz sa dokázalo, že Paretov princíp neplatí pre všetko. V roku 2000 vlastnilo asi 10% svetovej populácie 85,2% majetku.

Napriek tomu sa dá Paretov princíp uplatniť na váš život. Rád by som vám ukázal príklad:

Povedzme, že tvojim cieľom je budovanie svalov. Aj keď na internete existuje nespočetné množstvo webových stránok s touto témou, je to skutočne veľmi jednoduché: Naučte sa pri tréningu a sústreďte sa na základné cviky a pri tréningu dbajte na vyváženú stravu bohatú na bielkoviny.

Nemusíte cvičiť tri hodiny denne v posilňovni alebo si brať drahé doplnky výživy. Zamerajte sa na 20% základ. S týmto získate 80% výsledku.

Naučte sa uprednostňovať. Aké je 20% úsilie, ktoré zodpovedá za 80% vašich výsledkov? Keď to budete vedieť, zamerajte sa na to, aby bolo tých 20% hotových.

4. Uvedomte si, ako často ste rozptýlení

Smartfón je rýchlo dosiahnuteľný a v prehliadači sa rýchlo otvorí nová karta s Facebookom. Celá vec sa často deje automaticky.

Ak sa neustále odvádzame od toho, čo robíme, nie je to nič iné ako zvyk. Tento zvyk však poškodzuje našu produktivitu.

Tieto návyky sú väčšinou v bezvedomí. Ak chcete zmeniť zvyk, prvým krokom je vytvorenie povedomia o tomto zvyku: Ako často prerušujete svoju činnosť, aby ste sa venovali iným veciam, ako je kontrola smartphonu alebo Facebooku?

Vezmite pero a kúsok papiera a uschovajte záznamový list, aby ste ich odkryli. Zakaždým, keď sa chcete nechať rozptýliť, zaraďte to na zoznam.

Nezáleží na tom, kedy si to všimnete. Či už počas alebo potom, keď pocítite impulz alebo ste sa už vzdali a ste opäť na WhatsApp.

Cieľom je vytvoriť vedomie rozptýlenia. Len čo zbadáte impulz, môžete aktívne prijať protiopatrenia a nepoddať sa rozptýleniu.

5. Robte iba jednu vec!

Radi odložíme obzvlášť nepríjemné činnosti, ako je volanie otravného zákazníka, a prerušujeme ich znova a znova cez Facebook atď.

Riešením tejto veci je, aby ste sa rozhodli: Túto jednu vec môžete robiť, až kým nebude hotová. Počas tejto doby nerobíte inú činnosť! Buď pracujete, alebo strácate čas krútením palcami alebo hľadením dier do vzduchu.

"Keď pracujete, pracujete." Keď hráte, hráte sa. Nemiešajte ich. “- Jim Rohn (americký spisovateľ a motivačný rečník)

Urobte si to čo najjednoduchšie a minimalizujte akékoľvek zdroje rušenia. Zatvorte internetový prehliadač a prepnite telefón do letového režimu (samozrejme nie, ak plánujete zavolať zákazníkovi).

Ak chcete robiť niečo, čo trvá dlho, máte dve možnosti:

Nastavíte si časový limit, v ktorom chcete produktívne pracovať (napr. 50 minút práce, 10 minút prestávky).
Svoju prácu môžete rozdeliť na časti a stanoviť si čiastkové ciele. Keď dosiahnete svoj stredný cieľ, je čas na prestávku. Takto píšem napríklad svoje články. Medzicielom sú napísané slová alebo odseky.

(Ak sa chcete naučiť, ako bojovať s prokrastináciou, odporúčam tento článok od môjho priateľa a kolegu z bloggera Tima)

6. Skupina strojcov

Skupina duchovných je skupina ľudí, ktorí sa stretávajú v pravidelných intervaloch a navzájom sa podporujú pri dosahovaní svojich cieľov.

Táto skupina vedúcich pracovníkov môže mať vplyv na určitú oblasť života (napr. Práca, šport) alebo na všetky oblasti života.

Na úvod odporúčam vyhľadať partnera duchovného ducha, s ktorým môžete prejsť všetkými oblasťami svojho života. Nájdite si pre to dobrého priateľa alebo trénera.

V ideálnom prípade sa stretávate každý týždeň. Navzájom sa koučujete a diskutujete o poslednom a budúcom týždni:

Čo sa robilo minulý týždeň?
Kde boli problémy?
Čo sa neurobilo alebo prečo sa to neurobilo?
Čo by sa malo robiť v budúcom týždni?
Vzájomná spätná väzba/tipy

Prvý partner hovorí, zatiaľ čo druhý dáva spätnú väzbu. Potom prestúpite a partner, ktorý ako prvý poskytol spätnú väzbu, teraz podáva správy z minulého a budúceho týždňa.

Všetko písomne odložte (napr. Na Trello), aby ste budúci týždeň mali všetko lepšie pod kontrolou.

Ak ste nacvičení dobre, nemali by ste na konverzáciu duchovných ľudí potrebovať dlhšie ako 30 - 45 minút.

Veľkou výhodou konverzácie duchovných je, že ste zodpovední voči inej osobe. Takto si nemôžete klamať, riadiac sa heslom: „Aha, to urobím len budúci týždeň“.

Ak úloha nie je dokončená do stanoveného termínu, náš vedúci partner položí nepríjemnú otázku, prečo je to tak. Sme teda priamo konfrontovaní s našou lenivosťou a nemôžeme si celú vec prehladávať v hlave.

Záver - zvýšenie osobnej produktivity

Čas je vzácna komodita. Príliš veľa z toho stratíme, ak sme neustále rozptyľovaní svojimi úlohami alebo ak nevieme presne, čo ďalej.

Byť produktívny znamená pracovať sústredene a zároveň robiť veci efektívne, a tým šetriť čas.

Ak chcete zvýšiť svoju produktivitu, vytvorte si návyky, ktoré vás podporia. Naučte sa usporiadať seba a uprednostniť svoje úlohy. Pracujte iba na jednej veci naraz a sústreďte sa na to, čo robíte.

Uvedomte si, aké sú zdroje vášho rozptýlenia a ako často sa im poddávate.

Máte nejaké ďalšie tipy na zvýšenie produktivity? Ak je to tak, ocenil by som váš komentár.