Aký nástroj 5 Prečo metóda

Metóda 5 Whys je jednoduchá technika riešenia problémov, pomocou ktorej sa rýchlo dostaneme na koniec príčiny problému. Okrem analýzy problémov slúži predovšetkým dnešným nemocniciam na hľadanie príčin zlepšenia kvality a procesov. Snaží sa prísť na príčinu problému tak, že ho päťkrát spochybní pomocou otázky „Prečo?“. To umožňuje efektívne riešenie problémov. Po päťnásobnom vypočutí by ste mali nájsť príčinu, ktorú je možné následne opraviť alebo odstrániť pomocou analýzy základných príčin.

Metódu vynašiel Sakichi Toyoda a bola známa v 40. rokoch 20. storočia prostredníctvom Toyota Production System (TPS) (Mind Tools Ltd, 2015).

metóda

Obrázok 1: Proces analýzy základných príčin

Cieľ/kľúčové otázky pre prax

Metóda 5 Whys pomáha určiť príčinu a následok vzťahu, ktorý sa objavil. Je to jednoduchý nástroj na nájdenie príčiny chyby bez štatistickej analýzy (Sondalini, 2013). Metóda 5 Whys zahŕňa zváženie problému a jeho spochybnenie s otázkou „Prečo?“. Odpoveď na prvé „Prečo?“ nasleduje ďalšie «Prečo?». Zvyčajne je päť otázok typu Prečo stačiť na to, aby sme sa dostali k úplnej podstate problému.

Po identifikácii príčiny je dôležité nájsť jej riešenie pomocou metód generovania nápadov (napr. Metóda 6-3-5, písanie myšlienok, brainstorming, útoky na telo atď.).

Cieľom 5-Whys je pragmatický prístup k rýchlej identifikácii príčiny problému (Zidel, 2006; NHS, 2008). Používanie nástroja 5 Whys zahŕňa štyri kľúčové otázky:

Aký je problém? (Popis problému)

  • Čo je základnou príčinou problému?
  • Aký je vzťah medzi príčinami?
  • Kto a ako bol zapojený?
  • Aké to malo účinky?

Požiadavky/potrebné zdroje

Táto metóda v zásade nevyžaduje nijaké zdroje. Počas aplikácie musia byť prítomní iba ľudia zapojení do problému. V zásade by mali byť do diskusie 5 WYS zahrnuté všetky príslušné perspektívy. V závislosti od situácie sú potrební určití odborníci, ktorí dokážu vyhodnotiť možné príčiny a následky incidentu.

Podrobný popis nástroja

Postup metódy je jednoduchý. Bojuje sa nielen s príznakmi, ale sa hľadá aj príčina problému.

Ako už názov napovedá, pri metóde 5 Whys je problém niekoľkokrát preskúmaný pomocou otázky Why. Sledovaním sa dostanete na čoraz vyššiu úroveň podrobností alebo k zásadnejším príčinám v rámci procesu alebo kroku procesu, kým sa nakoniec nezaznamená skutočná príčina.

Metóda je vhodná napríklad na analýzu základných príčin po prístroji Gemba. Problémy zistené počas pozorovaní je možné rýchlo a ľahko analyzovať. Aby bola možná podrobná analýza, je potrebné počas Gemby zhromažďovať informácie malými krokmi, aby bolo možné vysledovať spojenie medzi jednotlivými krokmi.

Najprv je stručne popísaný problém. K tomu pomáha využívať kvantitatívne údaje alebo náčrty, ktoré slúžia ako pomôcka. Nasleduje viacnásobné zisťovanie, takzvaná analýza príčin. Počas tejto analýzy je dôležité nepokračovať k záveru. Je dôležité pochopiť každý detail a držať sa faktov. Chybné predpoklady vedú preč od skutočnej príčiny. Po odhalení základnej príčiny je potrebné odvodiť a implementovať vhodné protiopatrenia (Fantin, 2014; Wichert, 2012).

Otázka otázky „Prečo?“ obvykle vedie k dosť abstraktnej odpovedi. Aby sme to upresnili, možno položiť otázku „Ako“. Takzvaná metóda Why-How Laddering pochádza z d.school a vedie k výsledku, ktorý je významný aj realizovateľný (Why-How Laddering, d.school, Stanford University, 2015).

Aby bolo možné metódu 5 Whys použiť správne a efektívne, je potrebné dodržiavať nasledujúce tri základné pravidlá (Wichert, 2012):

1. Nerobte žiadne domnienky

Za žiadnych okolností by sa nemalo predpokladať o pôvode problému. To by viedlo k nesprávnemu záveru o príčinách. Najlepšie je zhromaždiť fakty alebo súbory údajov priamo od zamestnancov, ktorí sú do procesu zapojení.

2. Nezastavujte sa príliš skoro, jednoducho sa stále pýtajte

Položka „Why“ by sa mala skontrolovať, kým sa nenájde hlavná príčina problému. Prax ukazuje, že niekedy je veľmi ťažké prepracovať sa k 5 «Whys». Príčina problému môže byť iba vtedy, ak odpoveď na otázku „Prečo“ ukazuje chybný alebo chýbajúci proces (krok).

3. Skontrolujte obrátením otázky

Kontrola obrátením otázky Ak chcete skontrolovať, či bola príčina skutočne zistená, môžete sa pokúsiť vyvodiť opačný záver pomocou rozhodnutia „ak potom“. Príklad:

  • Prečo som si zabudol mobilný telefón doma?
  • Pretože som bol dnes ráno v zhone, keď som vstával neskoro.

Naopak, keby som dnes ráno nevstal neskoro, nezabudol by som na mobil.

Tento príklad jasne ukazuje, že neskoré vstávanie nemusí byť nevyhnutne dôvodom na zabudnutie mobilného telefónu. Preto sú potrebné ďalšie informácie o skutočnej príčine. Prečo ten človek vstal neskoro? Môže sa stať, že bol pokazený budík alebo matka nebola správne informovaná o čase budenia atď.

Príklad použitia metódy 5 Whys (Institute for Innovation and Improvement, 2008): Pacient meškal na operačnej sále. Na zistenie príčiny tohto problému sa používa metóda 5 Whys:

  1. Prečo pacient meškal na operačnej sále? > Sestra musela na transportný vozík dlho čakať.
  2. Prečo musela na vozík dlho čakať? > Nebol k dispozícii žiadny náhradný vozík.
  3. Prečo ste potrebovali náhradný vozík? > Kolo pôvodného transportného vozíka bolo zlomené.
  4. Prečo je koleso transportného vozíka zlomené? > Maximálna hmotnosť vozíka nebola vopred testovaná.
  5. Prečo nebol vykonaný žiadny test pred použitím> Pretože neexistuje žiadny štandard pre manipuláciu so zariadeniami.

Jednou z príčin chýb je preto to, že neexistuje jasný štandard pre manipuláciu so zariadeniami. Keby sa len opravil vozík, mohla by sa v budúcnosti stať takáto udalosť.

Výzvy

Hlavnou výzvou je zabezpečiť, aby bol formulovaný skutočný dôvod (správne „prečo“). To si vyžaduje sieťové myslenie. Je preto dôležité dôsledne sa snažiť určiť skutočné dôvody (prípadne vyhľadať ďalšie údaje alebo osoby).

Posilniť

Metóda 5 Whys je nekomplikovaná a rýchlo sa učí a používa. Metódu je možné použiť okamžite a kdekoľvek. Ponúka rýchlu a efektívnu pomoc pri hľadaní príčiny problému. Podporuje tiež tímovú prácu spoločným kladením a odpovedaním na otázky. Táto metóda vyžaduje, aby sa získal celkový prehľad o procese, čím sa automaticky zaostrí pohľad na spojenia.

slabosti

Aj keď jednoduchosť metódy je jednou z jej najväčších silných stránok, je zároveň slabou stránkou. V prípade zložitých problémov nie je metóda 5 Whys dostatočná na komplexné vysvetlenie súvislostí, pretože k jednému problému vedie často niekoľko príčin. Metóda 5 Whys odhalí naraz iba jednu príčinu. Odpovede z 5-vláknového reťazca preto často nemožno považovať za jediné odpovede. Na analýzu príčiny je preto najlepšie použiť niekoľko „koreňov“ (Sondalini, 2013).

Uveďte tento zdroj takto:

Rüegg, K. & Vetterli, C. (2016). 5 Prečo metóda. In: A. Angerer (Ed.), LHT-BOK Lean Healthcare Transformation Body of Knowledge: Vydanie 2018–2019. Winterthur. Obnovené z www.leanhealth.ch

Fantin. I. (2014). Aplikované riešenie problémov. Metóda, aplikácie, základné príčiny, protiopatrenia, Poka-Yoke a A3. North Charleston: platforma nezávislého vydavateľstva CreateSpace.

Inštitút dizajnu na Stanfordovej univerzite (2015). Metóda Prečo-Ako Rebrík. Zdroj: https://dschool.stanford.edu/wp-content/themes/dschool/method-cards/why-how-laddering.pdf.

Mind Tools Ltd. (2015). 5 Prečo, rýchlo sa dostať ku koreňu problému. Zdroj: https://www.mindtools.com/pages/article/newTMC_5W.html.

Inštitút pre inovácie a zlepšenie NHS (2008). Analýza základných príčin pomocou 5 Whys. Obnovené z http://www.institute.nhs.uk/quality_and_service_ zlepšenia_pólov-/kvalita_a_služby_improvement_tools/identifikačné_problémy _-_ root_cause_analysis_using5_whys.html.

Sondalini, M. (2013). Pochopenie toho, ako používať program 5-Whys na analýzu základných príčin. Zdroj: http://qualitycommunityschools.weebly.com/uploads/4/1/6/1/41611/how_to_-use_the_5-whys_for_root_cause_analysis.pdf.

Wichert, O. (2012). 5 Prečo metóda. Zdroj: http://www.lean-production-expert.de/lean-production/5-why.html.

Zidel, T. (2006). Štíhla sada nástrojov - využitie štíhlych princípov a techník v zdravotníctve. Časopis pre kvalitu zdravotnej starostlivosti, 28 (1), s. 7-15.

Winterthurov inštitút pre ekonomiku v zdravotníctve (WIG)
Škola manažmentu a práva ZHAW
Prof. Dr. Alfred Angerer
Gertrudstrasse 15
Poštová schránka, P.O.Box
8401 Winterthur