Etiketa obchodných vzťahov

Návšteva zdvorilosti

Príchod do iného mesta alebo štátu na usadenie sa obchodné vzťahy je podnikateľ viazaný, v súlade s pravidlami protokolu uskutočniť zdvorilú návštevu hostiteľa. Zdvorilostná návšteva (protokolárna návšteva) - je odpoveďou na pozvanie a stretnutie hosťa pri príchode.

Toto protokolárne opatrenie vyjadruje nielen zdvorilosť, ale je potrebné, aby vedúci delegácií konkretizovali pracovný program na záverečnom stretnutí.

Právo zvoliť si miesto a čas stretnutia patrí hosťom. Zvyčajne sa zdvorilostná návšteva uskutoční v kancelárii hostiteľskej strany.

Očakáva sa, že v stanovený čas vstúpi do hotela zamestnanec spoločnosti (zodpovedný za protokolárne opatrenia, tajomník) a odvezie sa k vedúcemu spoločnosti. Konateľ spoločnosti sa môže osobne stretnúť s hosťami v hale iba vo výnimočných prípadoch.

Je žiaduce, aby boli hostia prijímaní v špeciálnej miestnosti. Ak chýba v kancelárii vodiča, musí byť okolo stola rozložená pohovka a kreslá. Hosťovi je ponúknuté miesto na pohovke. Hostiteľ sedí v kresle, ktoré je na ľavej strane pohovky. Hosť musí byť teda na pravej strane hostiteľa. Ak obaja sedia na gauči, potom musí byť hosť tiež na pravej strane hostiteľa.

Ak hosť pricestoval s dámou, potom na pravej strane hostiteľa, to znamená, že dáma musí sedieť na gauči. Hosť, v tomto prípade, bude sedieť na ľavej strane hostiteľa, čo je druhá dôležitosť. Prekladateľ si vyberie svoje miesto sám.

Neodporúča sa umiestňovať hostí oproti oknám, z ktorých priamo žiaria slnečné lúče - to sa dá považovať za nedostatok úcty.

Hostiteľ si sadne ako prvý a pozýva hostí, aby sa posadili.

Počas zdvorilostnej návštevy, rovnako ako vo všetkých ostatných prípadoch, patrí iniciatíva k diskusii o hostiteľovi.

Iniciatíva odchodu - hostia. Znamením konca návštevy môže byť aj dlhá prestávka v diskusii.

Zdvorilostná návšteva trvá 20 - 30 minút. Sladkosti a nealkoholické nápoje, čaj, káva, ovocie sa môžu podávať 5-7 minút po začiatku. Pri takýchto opatreniach nie je možné ponúkať alkohol.

Po návšteve hostiteľ trávi hostí na chodbe, vo výťahu alebo na schodoch.

Pravidlá týkajúce sa organizácie konverzácií

Správanie človeka, ktorý sa zúčastňuje rozhovoru, je rovnako dôležitý ako človek, ktorý ho organizuje. Celá atmosféra stretnutia, na ktorom sa zúčastní veľa ľudí, závisí od profesionality, efektívnosti, vynaliezavosti a pozorného prístupu osôb zodpovedných za jeho organizáciu.

Pri organizovaní rozhovorov, na ktorých sa zúčastňuje niekoľko delegácií, obchodná etiketa poskytuje pravidlá upravujúce ďalšie podrobnosti: počet členov delegácií, ich zloženie, výber miesta stretnutia, čas, schôdza a usporiadanie delegácií pri rokovacích stoloch.

Počet členov delegácií závisí od povahy diskutovaných otázok a úrovne zástupcov. Protokol odporúča vytvorenie delegácií pre dvojstranné rokovania pri zachovaní relatívnej rovnosti z hľadiska množstva.

Medzi delegácie patria:

priami členovia rozhovorov;

kompetentní konzultanti (odborníci);

pomocné (technické) zloženie (prekladatelia, vodiči atď.).

Obidve strany včas koordinujú miesto a čas stretnutia, predmet diskusie a jazyk, v ktorom sa rokovania uskutočnia (môže to byť jazyk, ktorým hovorí delegácia, ale aj tretí jazyk).

Miesto, kde sa rokovania uskutočnia, môže mať významný vplyv na ich efektívnosť. Na jeho území sa podnikatelia, rovnako ako športovci, cítia bezpečnejšie, pohodlnejšie a majú väčšie šance na úspech.

Na schôdzach, retika etikety prijímaná v krajine, kde sa konajú. Zahraničnú delegáciu tak môže zasiahnuť kultúrny šok z dôvodu rozdielov v zvykoch a tradíciách medzi krajinami.

Rokovania strávené na jeho území však ponúkajú nielen výhody, ale aj nevýhody:

nie je možné rozhodnutie odložiť s motiváciou, že chýbajú potrebné informácie;

cíti sa dlžný svojej partnerke, ktorá prešla týmto stretnutím dlhú cestu;

starosti spojené s organizáciou rozhovorov a stretnutí hostí sa môžu odchýliť od predmetu rokovania.

Preto sa v niektorých prípadoch delegácie radšej stretávajú na neutrálnych územiach. A keď budú stretnutia stále, spoločnosti môžu organizovať rozhovory jeden po druhom na území každej krajiny.

Odporúča sa, aby rokovacie sály boli rovnako neutrálne, napríklad v konferenčnej miestnosti, ktorá je na tieto účely špeciálne navrhnutá. Trávenie rozhovorov v kancelárii strany je viac o vlastnej propagácii, aby ste na partnera zapôsobili.

Komerčné hovory sú zvyčajne stanovené na 9.30 alebo 10.00 a trvajú v priemere 1,5 hodiny. V druhej polovici dňa sa obchodné rokovanie musí začať o hodine, aby sa neskončilo neskôr ako o 17.00-17.30 hod. Nie však hneď po poludní.

Podľa pravidiel protokolu sa stretnutia so zahraničnými partnermi musia uskutočňovať v špeciálne pripravených miestnostiach. Od stolov je potrebné vziať všetko prebytočné a nechať zošity, perá, popolníky, fľaše minerálky, poháre. Poháre sú usporiadané dolu hlavou - čo je znak, že ešte neboli použité. Ovocie a cukríky sa neodporúča ponúkať na rokovacom stole.

Delegáciu musí stretnúť pri vchode do budovy, v ktorej sa nachádza kancelária (ak sa rozhovory uskutočňujú na jednej zo strán), zamestnancom spoločnosti, nie však jej vedúcim alebo členmi hostiteľskej delegácie. Delegácia sa bude konať v miestnosti, kde sa budú konať rozhovory, a kde v tomto čase musí byť hostiteľská delegácia v plnom rozsahu.

Pri organizovaní delegácií za rokovacím stolom je tiež potrebné vziať do úvahy postavenie členov. Možné varianty sú znázornené na obr. 4.1.

Záznam rozhovorov je dôležitým momentom, ktorý je potrebné poskytnúť pri jeho organizácii. Na tento účel možno ustanoviť osobitnú osobu alebo riaditeľa spoločnosti (ak rokovania viedol sám). Osoba, ktorá viedla rozhovor pri registrácii, by nemala používať zámeno „ja“. Partner je pomenovaný v tretej osobe, ale zámeno „on“ sa nepoužíva. Môže sa nahradiť slovami: partner, partner.

Typológia obchodných tabuliek.

Obchoduje sa nielen za rokovacím stolom a korešpondenciou, ale aj počas pracovných jedál. V rámci nich dostávajú obchodní partneri príležitosť udržiavať a rozvíjať vzťahy nielen so svojimi partnermi, ale aj so zástupcami oficiálnych, sociálnych, kultúrnych a mediálnych skupín. Obchodné jedlá sa organizujú na oslavu udalosti (pozoruhodný deň, štátny sviatok, prezentácia), aby sa prejavila úcta a rešpekt určitej osoby alebo delegácie, v súvislosti s ukončením rokovaní a podpísaním zmluvy atď.

Obchodné jedlá sú organizované podľa pravidlá obchodnej etikety, akceptovanie určitých odchýlok iba do tej miery, do akej sú odôvodnené špecifikami spoločnosti.

V praxi sa častejšie používajú tieto druhy pracovných jedál: obed, obed, večera, kokteil, a la fourchette, čaj, „pohár na víno“ alebo „pohár na šampanské“.

Obchodné stoly sú rozdelené na čestné a menej čestné, denné a večerné, s prestieraním a č.

Najčestnejšie sa považujú podľa medzinárodnej praxe obed (obed) a obed (obedár).

Obchodnými jedlami dňa sú: „pohár vína“ (Vin d’Honneur) alebo „pohár šampanského“ (Coupe de Champagne) a raňajky.

Sedí pri stole na raňajky, obed, večeru (večera).

obed je organizovaná pre malý počet ľudí. Čas večierkov - medzi 12.00 a 15.00 hod. Trvá hodinu, hodinu a pol (z toho 45 - 60 minút strávených pri stole a 13 - 30 minút pri káve alebo čaji).

V ponuke sú predjedlá, teplé jedlá z rýb a mäsa, dezert (sladkosti, ovocie, zmrzlina atď.). Medzi nápoje patrí víno, brandy, vadca, likér, šampanské.

Šampanské sa podáva ako dezert.

Káva a čaj sa podávajú pri rovnakom stole alebo v inej miestnosti. Tabuľky sú opäť usporiadané.

Iniciatíva ukončiť raňajky (obed a večeru) musí byť na hostiteľovi. Forma oblečenia na raňajky je spravidla každodenný oblek.

Obed je najslávnostnejším a najčestnejším masovým podnikaním. Koná sa medzi 19.00 a 21.00 h. Trvá 2-2,5 hodiny, z toho 1,5 hodiny je pri stole. Rovnako ako počas raňajok, pred pozvaním na večeru a po nej môžu hostia spolu s domácimi stráviť 15 - 20 minút v inej miestnosti, kde sa ponúka káva alebo čaj.

Obedové menu je v porovnaní s obedovým menu oveľa zložitejšie a musí obsahovať prvý chod.

Na poludnie sú pozvaní muži so svojimi manželkami. Forma oblečenia je uvedená v pozvánke.

Večera začína o 21.00 a neskôr. Pozvánka do divadla alebo na iné podujatie často slúži ako dôvod na večeru. V takom prípade sa večera začne po tejto kultúrnej udalosti.

Večera a vínne menu - rovnako ako obed, okrem prvého chodu, ktorý sa pri tomto type obchodného jedla zvyčajne neponúka.

kokteil a fourchette - najbežnejšie druhy pracovných jedál. Je organizovaná z rôznych dôvodov. Čas začiatku - 17.00-18.00 a trvá dve hodiny. Pozvánka označuje začiatočný a konečný čas jedla, napríklad: 17:00 - 19:00, pretože koktail je povolený prísť kedykoľvek, čo je zahrnuté v tomto časovom intervale, a tiež je povolené kedykoľvek odísť až do konca stôl.

Ak zamestnanci spoločnosti neprídu na kokteil spoločne, ale naopak, tí, ktorí majú nižšiu hierarchickú pozíciu, musia prísť pred vedenie. Podriadený, ktorý prichádza za svojím manažérom, porušuje obchodnú etiketu. Pri odchode sa postupuje opačne: najskôr odchádza vedenie, potom podľa obsadených pozícií ďalší spolupracovníci.

Zvyčajne je na koktail pozvaný veľký počet ľudí (od 15 do 20 stoviek).

Ponúkame malé občerstvenie, jednohubky, sušienky, ovocie atď. Pri koktailovom stole nie sú pre hostí vidličky. Čašníci ponúkajú koktailové poháre alebo je možné zabezpečiť bar s alkoholickými nápojmi.

Obchodné jedlá tohto druhu prebiehajú v stoji. Hostia si vyberajú vlastné jedlá a nápoje. Môžu sa však vyskytnúť výnimky. Napríklad pre ľudí s kňazskými prsiami môže byť v rohu miestnosti umiestnený samostatný stôl.

Forma oblečenia - každodenný oblek.

Na vidlici-ul, rovnako ako koktail sa koná medzi 17.00 a 20.00 hod.

Menu obsahuje viac jedál v porovnaní s kokteilom. Pre každú sú navrhnuté dosky a vidličky. Okraje stolov sú ponechané voľným priestorom pre hostí, aby mohli položiť taniere.

Ak nie je veľa hostí, podáva sa jedno jedlo. Keď príde niekoľko ľudí, organizuje sa niekoľko jedál, každá pre 6 - 8 osôb.

Pri týchto pracovných jedlách (kokteil, fourchette, a la fourchette) musíte pozdraviť domácich, ale môžete odísť bez rozlúčky.

Forma oblečenia je uvedená v pozvánke.

Čaj organizuje sa od 16:00 do 18:00 a zvyčajne je určená len pre ženy. Trvá 1-1,5 hodiny. Ponúkame sladkosti, cukrovinky, ovocie, sladké a suché víno, džúsy, kávu, čaj.

Forma oblečenia - každodenný oblek.

„Pohár vína “alebo„ Pohár šampanského “. Toto jedlo sa začína o 12.00 a končí o 13.00. Je to najnižšia úroveň obchodných tabuliek. Navrhuje sa spravidla iba šampanské, víno, džúsy. Občerstvením môžu byť malé nátierky, oriešky. Počas daného obchodného jedla nesedí.

Forma oblečenia - každodenný oblek. Tento obchodný stôl nevyžaduje zložitú organizáciu a veľa času na svoju párty.

Organizácia pracovných jedál

Každý pracovný stôl musí byť dobre usporiadaný. Príprava obchodného jedla zahŕňa:

výber typu obchodnej tabuľky;
zostavenie zoznamu hostí;
pozývanie hostí;
vypracovanie plánu na usporiadanie hostí pri stole;
nastavenie ponuky;
príprava prejavov a prípitkov;
určenie poradia pracovnej večere.

Typ obchodnej tabuľky závisí od dôvodu jej organizácie. Najslávnostnejšie sú obed a „a la fourchette“. Pokiaľ ide o veľa hostí, vyberie sa kokteil a „fourchette“. V jednoduchších prípadoch sa organizuje „pohár na šampanské“. Ak účelom jedla nie je sláviť udalosť, ale komunikovať, organizujú sa raňajky alebo čaj.

Ďalším dôležitým momentom je zostavenie zoznamu hostí. Najskôr je potrebné určiť celkový počet hostí. Nesmie presahovať možnosti služby a zodpovedať miestnosti, kde sa bude konať.

Na pozvánku sa používajú špeciálne potlačené deky. Meno a priezvisko hostí sa píše rukou. Ak ste pozvaní k pracovnému stolu, kde si za stôl sadnú hostia, obsahuje pozvánka žiadosť o odpoveď (R.S.V.P. alebo „Odpovedzte“). Odpoveď je potrebné zaslať do 3 - 5 dní. Ak sú manželia pozvaní so svojimi manželkami, je to uvedené v pozvánke, bude to však napísané na meno manžela alebo na jeho meno. Pozvánky sa odosielajú najneskôr týždeň alebo dva pred podujatím.

Pozvánka nemusí byť osobná, ale môže obsahovať počet pozvánok od spoločnosti. V takom prípade je k listu s odpoveďou pripojený zoznam osôb, ktoré budú spoločnosť zastupovať pri obchodnom stole.

Ak je pozvánka vykonaná osobne alebo telefonicky, odpoveď musí byť poskytnutá okamžite, je však potrebné odpovedať listom na písomné pozvanie na oficiálnu udalosť.

Je dovolené odmietnuť účasť na obchodnom stole, iba ak sú na to opodstatnené dôvody (cestovanie, vopred dohodnuté stretnutie, zo zdravotných dôvodov atď.). Žena nemusí odpovedať kladne, aj keď sa necíti dobre, ale muž ako dôvod odmietnutia môže pôsobiť na zdravie iba vtedy, keď je vážne chorý.

Za obchodným stolom v pozvánke, na ktorú vás požiadali o odpoveď, musíte mať v uvedenom čase pevný príjem. Meškať znamená rozbiť štítok. Ak sa koná pracovné jedlo (napríklad koktail, „fourchette“), je možné prísť kedykoľvek v intervale uvedenom v pozvánke.

Hostitelia musia venovať náležitú pozornosť všetkým hosťom, ktorí sa na akciu dostavia, a je potrebné vyjadriť maximálnu pozornosť, úctu a rešpekt voči čestným hosťom.

Usporiadanie hostí pri stole sa uskutočňuje s prihliadnutím na spoločenské postavenie a pozíciu v spoločnosti. Je potrebné dodržiavať nasledujúce pravidlá:

najčestnejšie miesto sa považuje na pravej strane hostiteľa, druhé najdôležitejšie - na ľavej strane hostiteľa;
hosť veľmi vysokej úrovne môže byť umiestnený pred hostiteľom, potom sa druhý bude považovať za miesto na pravej strane hostiteľa;
žena nesedí vedľa ženy; muž vedľa manželky;
ženy nesedia na kraji stola;
je potrebné brať do úvahy jazyky, ktorými hovoria ďalší hostia;
počas rokovaní o obede, večeri, obede je možné dohodnúť delegácie oproti sebe;
miesta oproti vchodovým dverám sa považujú za čestné, ale ak sú dvere v jednej časti miestnosti, potom na bočnej strane stola, ktorá je otočená smerom k oknám, ktoré vychádzajú na ulicu;
na každom mieste pri stole je umiestnená karta s menom hosťa;
usporiadanie hostí je na chodbe alebo je pripevnené k pozvánkam.

Potom, čo sa hostia usadia na stôl a uplynie 10 - 15 minút od začiatku obchodného jedla, je prijatý prvý prípitok. Spravidla to robí hostiteľ, potom s prípitkom príde hlavný hosť. Neodporúča sa zneužívať oficiálne prejavy, najmä tie, ktoré trvajú dlho. Štítok poskytuje že tí za stolom vedú diskusiu. Nie je slušné sedieť za stolom a nerozprávať. Francúzi hovoria: „Ticho oddeľuje viac, napríklad vzdialenosť.“ Je potrebné viesť rozhovory s oboma susedmi, ako aj s tými, ktorí nie sú ďaleko. Charakter diskusie pri stole - ľahký, uvoľnený. Nie je prípustné vznášať závažné problémy alebo spory.

Hostina

Neodporúča sa zostať pri pracovnom stole po uplynutí času uvedeného v pozvánke alebo opustiť všetkých hostí ihneď po odchode čestného hosťa. To vytvára nepríjemný dojem. Nie je potrebné sa sústrediť na opustenie podujatia. Ak musíte odísť pred koncom jedla, je potrebné to urobiť, aby si to hostia nevšimli, ale je nevyhnutné sa s hostiteľmi rozlúčiť.

Dôležitým momentom je organizácia večierku hostí. Hostiteľ môže tráviť čestných hostí na mieste, kde ich stretol (schody, auto). Na večierku si môžete dať suveníry. Vizitka sa zvyčajne mení na konci tabuľky podnikania, nie na začiatku.

Pokiaľ je to možné, hostiteľ, bolo by dobré, kým by všetci hostia neodišli byť tam, kde strávil čestných hostí, čím dal možnosť všetkým hosťom rozlúčiť sa.

Pri pracovných stoloch, na ktorých sa zúčastňuje veľa ľudí, trávia hostitelia iba čestných hostí. Ostatných hostí trávia ľudia, ktorí sa s nimi stretli, ktorí sú zvyčajne na rovnakej úrovni v organizačnej štruktúre alebo majú rovnaké postavenie.

Po skončení obchodného jedla je hosť povinný osobne napísať hostiteľovi a poďakovať mu za jedlo (aj keď mu jedlo nechutilo). Listy pozdravov a rukou písané pozdravy sú najvhodnejšie a nikdy by ich nemal podpisovať tajomník. Ale v poslednej dobe bolo povolené posielať ďakovné listy e-mailom.