Konečne uvoľnenejšie Ako sa naučíme odovzdávať úlohy - Business Insider
Nakoniec uvoľnenejšie: Ako sa naučíme odovzdávať úlohy
Každý môže všetko prepracovať iba polovičato v strese. Len veľmi málo ľudí dokáže správne delegovať a organizovať. Ako to nakoniec funguje.
Výtvarné umenie outsourcingu
Deň sa začína prvou dôležitou schôdzkou so zákazníkom, pokračuje vnútorným stretnutím a krátkym odvrátením krízy - a to všetko pred obednou prestávkou. Skutočné úlohy potom možno vyriešiť najskôr popoludní. A potom je hlava zvyčajne taká vyčerpaná, že koncentrácia sa stáva cudzím slovom.
Aby sme počas stresu úplne nestratili prehľad o veciach a nezaostávali za úlohami, mali by sme sa naučiť vzdať sa čo najrýchlejšie. To je však často ťažšie, ako sa očakávalo, a mnoho ľudí nedokáže správne delegovať. Nicole Renard vie, ako zabezpečiť jednoduchšie a produktívnejšie doručovanie. Ako vedúca obsahu v spoločnosti Fiverr, online trhovisku pre služby na voľnej nohe, pravidelne koordinuje zložité projekty. „Súčasťou mojej vedúcej úlohy je tiež uvedomiť si, čo môžu ostatní urobiť lepšie ako ja, a v akom okamihu môžete vziať na palubu odborníkov, ktorí vám pomôžu dosiahnuť dokonalý výsledok práce.“ Expert ukazuje, ako nováčikovia outsourcingu strácajú strach z toho, že sa vzdajú úloh. riadne delegovať.
Prečo sa nemôžeme vzdať
Aj keď by sa mnohí chceli vzdať svojich úloh, ktoré sú niekedy ohromujúce, v každodennej práci nie je organizácia vždy ľahká. Pretože vzdať sa tiež znamená správne porozumieť úlohám, delegovať ich a predovšetkým odovzdať správnym ľuďom. Tieto aspekty nám zvyčajne bránia v uľahčení práce z dlhodobého hľadiska:
Ako sa naučiť správne odovzdávať úlohy
Po prvom kroku už nie je skok taký náročný! To platí aj pre zadávanie úloh. Ak delegáti zažijú prvé pozitívne skúsenosti, budú z ich rozhodnutia vnútorne spokojní. A ešte pred prvými dobrými výsledkami nezávislých pracovníkov a zamestnancov je počiatočný úspech: zoznam úloh sa zmenšuje!
Čo by sa však malo dať a čo nie. Nicole Renard má jasný tip: „Odovzdávam všetko, čo v sebe nie som odborníkom. Samozrejme, že sa môžem oboznámiť s témami a získať nové zručnosti, ale to je nielen časovo náročné, ale tiež mi obvykle neprinesie požadovanú kvalitu. Pokiaľ ide o to, som k sebe úprimný a sústredím sa na svoje silné stránky. Okrem toho sa snažím dať čo najviac z toho, čo môžem, ale niekto iný rovnako dobre - alebo ešte lepšie. To mi umožňuje lepšie sa sústrediť na koordináciu ľudí, s ktorými pracujem a ktorí sú profesionálmi v príslušných odboroch, a tak mať na pamäti celkový obraz. “
Nicole dáva nováčikom outsourcingu tieto tipy:
Správne rozdelenie
"Častou chybou je, že úlohy sa zadávajú ako celok." Mojou úlohou je však zmysluplným spôsobom rozdeliť úlohu na jej súčasti a nájsť pre každú jednotlivú časť správneho odborníka alebo nezávislého pracovníka, “informuje Nicole. Takže nikdy nemá zmysel špecifikovať celý projekt. Ak sa chceme chrániť pred nadmernou stratou kontroly a neočakávanými chybami, mali by sme mať struny vždy v ruke.
Správna inštruktáž
Keď napíšete prvý brief, rýchlo vám bude jasné: Nie je to také ľahké. Pretože práve tu sa vytvárajú pokyny pre nezávislých pracovníkov alebo kolegov. Ak sa vyskytnú chyby, v najhoršom prípade budú zahrnuté do práce. Pri písaní briefingu by ste si preto mali vždy položiť otázku, aké informácie potrebujete na zvládnutie tejto úlohy. Ak je čas, mali by ste o písomnom brífingu vždy znovu ústne diskutovať. V liste môžu byť nielen kladené dôležité otázky, ale má byť tiež vlastnými slovami opísaná úloha. Pretože na ceste od myšlienok, k textu, k rozhovoru sa zvyčajne stratí veľa.
Správni odborníci
Vzdajte sa áno, ale prosím, nie len tak hocikoho! Pretože hlavným bodom outsourcingu je to, že odovzdávame úlohy odborníkom, ktorí v prípade pochybností môžu robiť niečo lepšie ako my sami. Nicole preto radí, že „... je nevyhnutné uznať, kde sú kompetencie mojich kolegov a mňa samých určiť, kto môže čo najlepšie urobiť, a potom sa rozhodnúť, na aké vonkajšie zručnosti sú potrebné. ““ Ak kolegovia nemôžu svietiť svojimi sústredenými vedomosťami, je vhodné spoľahnúť sa na freelancerov, ktorí sú odborníkmi vo svojom odbore.
Správne načasovanie
Práca s kolegami alebo nezávislými pracovníkmi vyžaduje veľa komunikácie a úzkej koordinácie. Tento čas by sa preto mal v každom prípade zohľadniť. Zadávatelia by preto mali celé načasovanie komunikovať jasne a zrozumiteľne a nemali by ich skrývať do dlhého textu v e-maile. Mali by ste si tiež vždy dovoliť rezervu: Dátum predloženia nesmie byť konečným termínom projektu. Môže tiež pomôcť, ak nezávislí pracovníci a kolegovia získajú aspoň približný prehľad o procesoch - to im tiež dáva lepšie pochopenie dohôd.
Správna komunikácia
Správna komunikácia zohráva dôležitú úlohu nielen pri zadávaní úloh. Pochvala a kritika by mali byť v každej situácii jasne formulované a motivujúce. Pretože iba tak sa druhá osoba učí od oboch. Existujú však aj iné pravidlá, najmä pri práci s kolegami alebo nezávislými pracovníkmi. Ak je komunikácia založená iba na e-mailoch a krátkych telefónnych hovoroch, zadávatelia by nemali nechávať žiadne správy bez odpovede. Aj krátky potvrdzovací e-mail by si mal včas nájsť cestu do poštovej schránky adresáta, aby sa zobrazilo „Som tu a nezabudol som na teba“.
Správny stupeň
Keď je práca pred prácou - mali by sme si túto frázu vziať k srdcu pri zadávaní úloh. Pretože až potom, keď diskutujeme o projektoch a zaoberáme sa úspechmi a prekážkami, sa všetci zúčastnení učia pre následné následné objednávky. Týmto spôsobom každý dosiahne požadovaný úspech rýchlejšie a ľahšie v ďalšom projekte a nebude pracovať proti sebe.
Vzdať sa alebo sa vzdať?
Áno, zadávanie úloh môže byť veľkým šetričom času. To by však nemal byť hlavný zámer predkladateľov. Ak úlohy delegujeme, s trochou zručnosti sa dostanú k správnym odborníkom a sú spracované nielen s veľkou vášňou, ale aj s vedomosťami. Ak chceme odovzdať úlohy, mali by sme vždy pamätať na to, že nakoniec by mal byť s výsledkom spokojný zákazník alebo spoločnosť. Naše vlastné ego tu nemá miesto a pri troche smoly nás vrhne do skutočnej stresovej štúdie.