Papierová diétna služba pre sekretárky

Čitateľ napísal redakčnému tímu s otázkou, aké sú možnosti, aby vo vašej vlastnej kancelárii boli hory papiera. Pretože ona sama má od „bezpapierovej“ kancelárie ešte poriadne ďaleko.

Ak sa dôkladne rozhliadnete po spoločnosti, znovu a znovu si všimnete, že je najmä moderné komunikačné prostriedky E-mail a internet sa paradoxne spájajú vyššie požiadavky na papier viesť.

Elektronický archív

Pred vytlačením článku z internetu si položte otázku, či je Aktuálnosť a relevantnosť vlastne také sú, že príspevok Existovali dlhšie obdobie bude mať. Ak je to tak, najlepšie je začať tak, že si nejaký zaobstaráte na vytvorenie elektronického archívu. V najjednoduchšom prípade použite funkciu tlače, ktorú ponúka program ako PDFCreator. Môžete ho použiť na vygenerovanie PDF z ľubovoľnej webovej stránky. Pretože dialógové okno tlače softvéru má tiež pripravené polia pre dokument Priraďte kľúčové slová, neskôr to znova rýchlo nájdete. Problémom niekedy je, že rozloženie stránky je poškodené mnohými reklamnými bannermi a reklama je tiež vytlačená. Otvorte si bezplatný účet u Služba ako čitateľnosť (www.readability.com), zbavte sa aj tohto problému. Aktuálnu stránku môžete odoslať do služby pomocou malého doplnku v prehľadávači. Toto optimalizuje rozloženie na čítanie a odstráni reklamu (* Obr. 10).

papierová

* Obr. 10: Evernote je slobodný softvér, ktorý môžete použiť na vytvorenie elektronického archívu.
V čísle 03/13 sme informovali o Evernote ako o „pomocníkovi pri registrácii“. Stačí sa pozrieť do archívu časopisu na adrese www.sekretaerinnen-service.de

Ak to nie je len na to, aby ste iba uložili súbory PDF na pevný disk, možno to tak je Softvér ako Evernote (www.evernote.com) dobrá voľba. Nielen, že dokáže vyzdvihnúť súbory PDF, ale môže obsahovať aj odkazy alebo e-maily. A vo firmách kde viac ako 200 dokumentov týždenne do úschovy, získanie elektronického archívu (systém správy dokumentov, DMS) ako napr Kancelária ELO tiež stojí za to (* Obr. 11).

* Obr. 11: Služby ako čitateľnosť čistia reklamy od webových stránok a optimalizujú čitateľnosť. Ideálne východisko pre elektronický archív.

Ďalšie opatrenia

Tieto jednoduché opatrenia tiež pomáhajú implementovať papierovú stravu v práci:

  1. E-papier namiesto časopisov: Čoraz viac vydavateľov ponúka špecializované časopisy v čisto digitálnej podobe. Konvertujte predplatné na svoju odbornú literatúru. Nové čísla zvyčajne dostanete pohodlne e-mailom.
  2. Vy si udržiavate svoje archív zaujímavý článok? Všeobecne si nenechávajte celý časopis, ale vystrihnite si iba články, ktoré vás skutočne zaujímajú.
  3. Pri obstarávaní končí veľa katalógov na stoloch (často bez opýtania). Mali by ste tiež následne prejsť na elektronickú trasu tam. Pretože poskytovateľ kancelárskych alebo priemyselných potrieb bez online obchodu je dnes vzácnou výnimkou. Zrušiť odber katalógov!