Písanie formálneho listu S 9 krokmi, 4 tipy na úspech
Nie ste si istí, či máte napísať formálny list, napríklad oficiálny úradný list alebo žiadosť? Máme jednoduchého sprievodcu v 9 krokoch, všetky dôležité informácie o listovom formulári a poskytneme vám ďalšie štyri tipy, ktoré vám pomôžu pri písaní a odosielaní dokonalých listov.
Naša listová kultúra
Písmená sú tu tak dlho, ako sú to ľudia. Vždy sme nechávali správy a chceli sme zachytiť a komunikovať dôležité veci. Odvtedy sa písmená používajú na písomnú komunikáciu medzi ľuďmi a časom sa stávajú čoraz dôležitejšími. Dodnes sa používajú na verejné vyjadrenie názoru (napr. Listy redaktorovi), možno ich nájsť ako štylistické prostriedky vo svetovej literatúre (napr. Goetheho epištolový román „Bolesti mladého Werthera“), slúžia na úradné účely (napr. Sťažnosti) a tiež na súkromné účely (napr. Milostné listy).
Ale listová kultúra, ako ju poznáme dnes, sa začala až v 17. storočí. Listy sa doručovali po celej krajine pešo, na koňoch alebo v dostavníku. Príjemca zaplatil za prijatý list. Vďaka dlhoročnej tradícii pošty sa stala zberateľským predmetom a známky sa stali zberateľským a hodnotným predmetom.
Písanie listu: formálne vs. neformálne
Listy sú písané pri rôznych príležitostiach. Patria sem neformálne príležitosti, ako sú vianočné pozdravy, pozdravy k narodeninám alebo svadby, ako aj formálne príležitosti, ako sústrasť, rezignačný list alebo motivačný list. Vo formálnych situáciách sa vyžaduje určitá forma listu. Je to jedna z oficiálnych foriem zdvorilosti a zaručuje, že váš list bude braný vážne. Ak nebudete postupovať podľa štruktúry listu, môžete zanechať zlý dojem a nepodarí sa vám dosiahnuť váš cieľ, ktorým je napísanie listu. Skôr alebo neskôr bude musieť každý v živote napísať formálny list. Z tohto dôvodu sme pre vás zhromaždili všetky dôležité informácie, aby ste mohli pripraviť formálny list.
Situácie, keď potrebujete napísať formálny list
Pomocou nižšie uvedeného zoznamu uvidíte, že skôr alebo neskôr v živote budete pravdepodobne musieť napísať formálny list. V zozname môžete tiež posúdiť, kedy je vhodné napísať formálny list. Vytvorili sme prehľad najbežnejších situácií.
- Výmena listov medzi nájomcom a prenajímateľom
- Listy polícii a právne listy
- Korešpondencia s poisťovňami a orgánmi
- Politické písanie
- Písanie na cirkevné úrady
- Reklamačné listy alebo storno listy
- List zamestnávateľovi
- Oznámenie o ukončení každého druhu
- Písanie v rozhlase a televízii
- Žiadosť o prácu
- List štátnej a mestskej správe
- Ospravedlňujúci list za dieťa v škole
Pokyny: Napíš list v 9 krokoch
Pokyny: Napíš list v 9 krokoch
Ak chcete napísať formálny list, je dôležité vedieť o jeho štruktúre a štruktúre. Z tohto dôvodu sme vám postupne vysvetlili komponenty oficiálneho formátu listov a poskytli sme im príklady a malé tipy. Pomocou týchto pokynov vám bude písanie listov v budúcnosti jednoduchšie.
Hlavičkový papier
Hlavičkový papier padne do oka príjemcovi ako prvý. Vaše kontaktné údaje by mali byť v pravom hornom rohu: meno a priezvisko, adresa, PSČ, mesto, telefónne číslo, e-mailová adresa. Kontaktné údaje príjemcu patria k ľavému odsadeniu a medzi nimi je medzera. Tu nie je vždy úplne nevyhnutné zahrnúť všetky údaje, pretože príjemca pozná svoje vlastné údaje. Ak si nie ste istí stupňom formality, môžete pre istotu uviesť všetky úplné údaje do hlavičkového papiera. Niekedy ale stačí meno a priezvisko, ako aj úplná adresa. Ak existuje názov spoločnosti, mal by sa vždy uviesť ako prvý.
miesto a dátum
Miesto a dátum by sa mali vždy zhodovať s dňom, kedy ste napísali list. Tieto informácie možno nájsť s prázdnym riadkom na pravej strane listu za kontaktnými údajmi príjemcu. Príklad formálneho označenia miesta a dátumu je: Kolín nad Rýnom, 8. júna 2018.
Predmet
Ak chcete napísať formálny list, nezabudnite na predmet. Najmä ak väčšie spoločnosti alebo úrady dostávajú a musia triediť početné listy denne, je vhodné uviesť predmet správy. Predmet obyčajne sleduje hlavičkový papier a má funkciu hlavičky. Stručne vás informuje, o čom je váš list, a objasňuje ho.
Správny pozdrav
Pozdrav je alfou a omegou listu. Hovorí priamo s príjemcom a nabáda ho k čítaniu. Pre formálne listy by sa mal vždy použiť formálny pozdrav, napríklad „Vážená pani Musterová, ...“. O niečo osobnejší pozdrav „Vážená pani Musterová, ...“ je pre veľmi formálne listy skôr nevhodný. Určite by ste sa mali vyhnúť použitiu svojho krstného mena.
Dôležitá je aj forma adresy v liste. Aj keď ste s danou osobou už predtým komunikovali, bežnou formou zdvorilosti je použitie úradných listov (vy, vaše, vy, vaše). Duzen je vyhradený pre rodinu alebo priateľov.
Text listu: obsah listu
Obsah listu závisí od toho, komu chcete čo povedať. Pre určité písmená môžete použiť určité frázy. Napríklad pri ukončení pracovnej zmluvy môžete napísať:
Týmto ukončujem svoju existujúcu pracovnú zmluvu (platnú od 4. augusta 2012) riadne a včas v najbližší možný termín.
Písomne potvrďte, že som dostal výpoveď, vrátane dátumu, keď sa pracovná zmluva oficiálne končí.
Žiadam vás, aby ste mi vydali kvalifikovanú referenciu o zamestnaní. Ďakujem pekne za doterajšiu spoluprácu.
Ako vidíte z tohto príkladu, text písmena je tiež rozdelený na časti oddelené medzerami. Tieto časti by ste mali robiť vždy, pretože uľahčujú čítanie a trochu uvoľňujú celú formu listu. Môžete sa rozhodnúť sami, keď si myslíte, že niektorá sekcia má zmysel. Nová sekcia je spravidla vhodná vždy, keď nasleduje nová téma alebo informácia. V našom príklade je možné nájsť nasledujúcu štruktúru sekcie: Ukončenie - Žiadosť o potvrdenie - Žiadosť o referenciu na prácu.
O žiadosti o odpoveď
Ak chcete dostať odpoveď na váš list, je obvyklé požiadať o ňu v rámci tela listu. Ak zabudnete požiadať o odpoveď, váš list môže zostať nezodpovedaný. Spravidla by ste žiadosť mali uviesť na koniec textu svojho listu. Buď ako samostatná veta „Žiadam o odpoveď čo najskôr.“ Alebo v kombinácii s pozdravom „S pozdravom a so žiadosťou o odpoveď ...“. Ak chcete zdôrazniť naliehavosť odpovede, môžete ju vložiť do vlastného odseku, aby ste ju zdôraznili.
Záverečný list: pozdrav
Pozdrav je akousi rozlúčkou a mal by byť zdržanlivý a zdvorilý vo formálnom liste. Vyhýbajte sa pozdravom ako „Pozdravy ...“ alebo iba „LG“. Bežné, formálne frázy sú „S pozdravom ...“ alebo osobnejšie „S pozdravom ...“.
Podpis
Napíš úradný list: Nikdy bez podpisu
Pri písaní listov platí zlaté pravidlo: nikdy nesmie chýbať podpis. To platí pre osobné aj formálne listy. Najmä pri záležitostiach, ako je uzatváranie zmlúv alebo výpovede, je nevyhnutné podpisovať rukou, aby bol list platný.
Ak máte nečitateľný rukopis, mali by ste najskôr napísať list do počítača a vytlačiť si tiež svoje celé meno. Nad vytlačeným menom by ste mali nechať nejaké miesto, aby ste mohli stále napísať prázdne miesto. Vytlačený názov slúži len na lepšie pochopenie a je možné ho uviesť aj v zátvorkách.
Investície
Ak k listu pripojíte dôležité prílohy, napríklad osvedčenie o zápise, musíte to uviesť v oblasti pod svojím podpisom. Týmto spôsobom môže príjemca skontrolovať, či sa v obálke skutočne nachádzajú všetky prílohy. Ak existuje viac rastlín, môžete ich ľahko uviesť. Môže to vyzerať takto:
- Osvedčenie o zápise
- Osvedčenie o členstve v zdravotnej poisťovni
- Kópia občianskeho preukazu
Písanie a odosielanie listov: 4 tipy
Okrem listovej formy a formálnej štruktúry je potrebné vziať do úvahy niekoľko ďalších bodov. Ak napíšete list, určite ho tiež budete chcieť poslať. Postupujte podľa našich tipov, aby ste robili všetko správne.
Správne označte obálku
Vždy by ste mali písať iba na prednú stranu obálky (bez plomby), aby ju stroje v stredoch písmen mohli rýchlejšie čítať a odosielať. Odosielateľ patrí do ľavého horného rohu, príjemca vpravo dole. Odosielateľ je dôležitý v prípade, že list nebolo možné doručiť.
Poštová známka a poštovné
Nezabudnite na pečiatku, aby sa váš list nedostal do vašej poštovej schránky. Pokiaľ sa jedná o úradné záležitosti a bola vám zaslaná obálka, ktorú by ste mali použiť, poštovné už pravdepodobne spoločnosť (napr. Poisťovne) zaplatila. Ak je to tak, táto informácia je v malej škatuľke na obálke, kam by ste inak nalepili svoju pečiatku.
Uistite sa tiež, že máte na svojom liste dostatok poštovného. Posielanie listov do zahraničia je podstatne nákladnejšie. Svoju úlohu hrá aj hmotnosť a veľkosť písmena. Ak existujú odchýlky od normy, zistite viac online alebo na najbližšej pošte vo vašej oblasti.
Pravopis a gramatika
Keď je formálny list plný pravopisných chýb, stráca svoju formalitu. Vyžaduje sa správna gramatika a pravopis. Preto by ste určite mali skontrolovať korektúru alebo korektúru vášho listu. Možno máte príbuzných alebo priateľov, ktorí si môžu prezrieť váš list. Ak vo všeobecnosti nemáte veľmi jazykové nadanie, tu sa môžete naučiť zdokonaliť svoju rétoriku. Môže vám pomôcť aj s formulovaním písmen, ak trénujete a zdokonaľujete sa v písaní.
Záverečné preskúmanie
Na záver ešte raz skontrolujte, či sú všetky údaje a informácie správne, aby sa list skutočne dostal k príjemcovi a predovšetkým aby nestratil svoju celistvosť. Napríklad, ak sa uchádzate o stáž v spoločnosti, ale napíšete ju nesprávne, pravdepodobne budete okamžite v dôchodku.
(11 hlasy, priemer: 4,36 z 5)
Aby ste to mohli ohodnotiť, musíte byť registrovaným členom.