Píšte a odpovedajte na obchodné e-maily

Tiež sa vám zdá ťažké odpovedať alebo napísať e-mail? Na začiatku je pre mladých odborníkov obzvlášť ťažké písať správy, ktoré sú formálne správne. Takto správne odpovedáte na e-maily a s dôverou píšete obchodné e-maily.

Všeobecné tipy pre e-mail.

Je potrebná veľká opatrnosť, najmä pokiaľ ide o online aplikácie a kontaktovanie manažérov ľudských zdrojov alebo potenciálnych zamestnávateľov prostredníctvom e-mailu. V prípade obchodných e-mailov vstupuje do hry takzvaná netiketa, ktorú treba dodržiavať pri elektronickej výmene informácií.

Slovo „netikette“ je kombináciou výrazov net pre internet a etiketa pre dobré správanie a obsahuje niektoré pravidlá, ktoré by ste mali dodržiavať pri písaní a odpovedaní na e-maily, najmä v procese podávania žiadostí a obchodných e-mailov.

Nesúkromné e-maily, napríklad listy, musia byť preto zmysluplné, správne a obsahovať jasné správy. Obava by mala byť formulovaná jasne, stručne a v krátkych vetách. To šetrí príjemcovi čas a uľahčuje porozumenie.

načasovanie.

Ak je to možné, na obchodný alebo oficiálny e-mail by ste mali odpovedať do 24 hodín. Víkendy sú tu výnimkou. V prípade dovolenky by mala poznámka mimo kancelárie naznačovať, že odpoveď sa môže oneskoriť.

neprítomnosť.

Ak nemôžete podnikať, mali by ste nastaviť oznámenie mimo kancelárie, aby boli odosielatelia informovaní, že s odpoveďou musia byť trpezliví. Príklad správy mimo kancelárie:

Vážené dámy a páni,

Ďakujem vám za vašu správu.

Od [dátum] do [vrátane] [dátum], bohužiaľ, nie som v kancelárii, a preto nemôžem odpovedať na vašu správu. Vaša správa nie je preposlaná. V naliehavých prípadoch kontaktujte môjho kolegu pána/pani [meno] na [e-mailová adresa].

Ďakujem za pochopenie.

S pozdravom

Dĺžka e-mailu.

Ak vo svojej práci musíte písať a odpovedať na e-maily, je dôležité venovať pozornosť dĺžke vašej správy. Ako základné pravidlo nezabudnite, že celá správa by mala byť viditeľná na obrazovke prenosného počítača bez toho, aby čitateľ musel rolovať nadol.

Štruktúra e-mailov správne.

Správna štruktúra e-mailu:

zmysluplný predmet
zdvorilá forma adresy
krátka úvodná veta
Hlavná časť rozdelená na odseky
priateľská posledná veta na rozlúčku
Pozdrav, nie skrátene ako MfG!
Meno a priezvisko odosielateľa

V prípade obchodného e-mailu nasleduje ďalší podpis ako aj informácie o práve obchodných spoločností.

Prílohy v e-mailoch.

Na to sa samozrejme často používajú e-maily, Dokumenty dopredu. Ale pozor pripútanosť na tom:

Krátko pozrite prílohu v texte a dokument, ktorý obsahuje: V prílohe nájdete zoznam výdavkov v súbore Excel.
Vytvorte prílohu nie väčšiu ako 2 MB a maximálne 5 MB.
Neposielať príliš veľa dokumentov alebo iba skutočne užitočné dokumenty.
Pri e-mailoch mimo spoločnosti používajte formáty ako PDF, JPG alebo ZIP, ktoré si môže otvoriť každý.

E-mail alebo osobný rozhovor?

Najmä pokiaľ ide o ďalekosiahle alebo komplikované záležitosti, mali by ste zvážiť medzi e-mailom a osobným rozhovorom. Vysvetľovať fakty druhej osobe v rozhovore je často efektívnejšie a rýchlejšie ako písomne. Takže skôr ako sa budete pol hodiny trápiť, aby ste si napísali svoje vysvetlenia a potom prechádzali päť správ tam a späť, aby ste objasnili všetky svoje prípadné otázky, má zmysel na chvíľu zdvihnúť telefón alebo si dohodnúť osobné stretnutie. Potom môžete kedykoľvek napísať e-mail, v ktorom preberiete najdôležitejšie body.

Nasledujúca grafika ukazuje veľký podiel e-mailov odoslaných v našej komunikácii, ktorý zobrazuje podiel e-mailov odoslaných ročne (bez spamu!) Len v Nemecku:

zdroj: statista.de (2018): https://de.statista.com/statistik/daten/studie/392576/umfrage/nummer-der-versendeten-e-mails-in-deutschland-pro-jahr/

Ak si nie ste istí, čo musíte zvážiť v jednotlivých profesijných odboroch, ďalšie informácie nájdete tu: