Rozhovor S nami má takmer každé ročné zúčtovanie chyby v bývaní
WiE hovorí s členkou Evou Heckovou o svojich skúsenostiach ako administratívnej poradkyni.
Členka WiE a administratívna poradkyňa Eva Heck z Frankfurtu nad Mohanom WiE poskytuje pohľad na jej predchádzajúcu prácu ako administratívnej poradkyne a ťažkosti, s ktorými sa stretáva. Eva Heck poskytuje cenné tipy pre ďalšie správne rady, najmä pre tých, ktorí ešte len začínajú pracovať ako správna rada. Môžete sa tiež dozvedieť, ako sa Eva Heck zaoberá otázkou zodpovednosti a ktoré témy považuje za najnaliehavejšiu potrebu reformy pre nadchádzajúcu reformu WEGesetz.
WiE: „Pani Hecková, už niekoľko rokov ste administratívnou poradkyňou v dvoch rôznych skupinách WEG. S akými ťažkosťami sa stretávate pri tejto činnosti? “
Eva Heck: „Podľa mojich skúseností je najväčším problémom to, že často nie je jasné, za čo konkrétne manažér zodpovedá. Často je pre nás tiež ťažké presvedčiť správcu, aby vykonal svoju prácu. Niekedy sa správcovia nehlásia mesiace. Ako poradná rada nakoniec robíme prácu, za ktorú WEG v skutočnosti platí správcovi. ““
Ako napríklad? “
WiE: „Ako sa pripravujete na takúto zmenu manažéra?“
Eva Heck: „Predovšetkým je dôležité postarať sa o novú správu v dostatočnom časovom predstihu pred vypršaním zmluvy existujúceho správcu. Začali sme asi o deväť mesiacov skôr, aby sme sa pozreli na iné správy a dostali od nich ponuky. Potom si s vami dohodneme schôdzky, aby sme skontrolovali WEG, zaslali nám zmluvy a dojednali ich. Pokiaľ ide o cenu, venujeme osobitnú pozornosť službám, ktoré sú zahrnuté, a pozorne sledujeme, ktoré ďalšie služby by mali stáť koľko. Potom zasielame vopred dohodnuté návrhy zmlúv ako prílohu s pozvánkou na schôdzu vlastníkov, aby si každý vlastník mohol ponuky v pokoji prezrieť. ““
WiE: „Stáva sa niekedy vo vašej práci, že musíte najskôr zistiť určité veci a kde získate potrebné informácie?“
Eva Heck: „Ako administratívny poradca som neustále vystavený novým témam a výzvam, ktoré o sebe musím najskôr zistiť. Potrebné informácie nájdem na internete a na webových stránkach WiE, prečítam si sprievodcov WiE a zúčastním sa webinárov a stretnutí WiE. Okrem toho som často využíval bezplatné právne poradenstvo týkajúce sa WiE a nechal som nášho WEG sprostredkovať odborníkov, ako sú právnici a architekti. V neposlednom rade hovorím aj s ostatnými vlastníkmi bytov, ktorí sú priateľmi. ““
WiE: „Kontrolujete ročnú účtovnú závierku a ako postupujete?“
Eva Heck: "Prvé tri roky som kontroloval účty sám a nakoniec spolu s ďalším členom správnej rady." Primárne kontrolujeme účtenky, účty rezervácií, výpisy z účtov a jednotlivé výpisy. Máme tiež sprievodcu „Konečne perspektíva! Audit ročnej účtovnej závierky „používaný spoločnosťou Wohnen im Immobilien e.V. Veľa som získal aj z účasti na okrúhlych stoloch na tému „ročné účtovníctvo“ na WiE vo Frankfurte nad Mohanom. organizovaná preto, lebo tu sa okrem príležitosti diskutovať o jednotlivých problémoch s odborníkmi nezabúda ani na výmenu s ostatnými správnymi poradnými výbormi. ““
WiE: „S akými problémami sa stretávate pri kontrole ročnej účtovnej závierky?“
Eva Heck: „Často nie je možné priradiť príjemky k zaúčtovaným položkám, pretože prevody sa často uskutočňujú medzi rôznymi účtami. Požiadavky tiež spôsobujú ťažkosti. Tieto boli jednoducho zaúčtované v celkovej sume pod názvom „Pohľadávky“, ale jednotlivé pohľadávky z nich nebolo možné identifikovať. Aby sme nestratili prehľad o vynikajúcich požiadavkách WEG, musia ich poradné rady za pár minút sledovať. Pretože naša administratíva nesleduje požiadavky sama, ale koná iba „na požiadanie“ prostredníctvom našich poradných rád. To je nepríjemné. Bežný účet navyše nedáva najavo, aké likvidné je WEG alebo či mu vôbec chýbajú peniaze. To všetko nemožno nájsť v ročnom zúčtovaní, takže pre mnohých musíme viesť samostatné zoznamy. Môj záver po niekoľkých rokoch auditu administratívneho poradcu je: Zrejme takmer každé ročné zúčtovanie obsahuje chyby. “
WiE: „Aké závery z toho vyvodzujete?“
Eva Heck: „Teraz sme sa s manažérom dohodli, že odteraz bude sám tvoriť prehľady neuhradených pohľadávok ako súčasť ročného zúčtovania a že pôžičky budú rozdelené podľa rokov, čo je dôležité najmä pre prenajímateľov. Tiež veľmi pozorne kontrolujem fakturáciu a ak je to potrebné, nechám administrátora, aby mi čísla vysvetlil. Náhodná kontrola bohužiaľ nestačí, všetky čísla by mali byť pochopené a mali by byť presvedčivé. ““
WiE: „Ktorú časť svojej práce považujete za najnáročnejšiu?“
Eva Heck: „Určite kontrolu ročnej účtovnej závierky! Stálo ma to už veľa víkendov. ““
WiE: "Otázka zodpovednosti: Viete, čo konkrétne musíte urobiť, a zdržať sa vykonávania svojej práce ako poradcu, aby ste sa nevystavili riziku zodpovednosti?"
Eva Heck: "Ako administratívny poradný výbor by ste sa nemali nechať správou tlačiť, aby ste plnili úlohy, ktoré skutočne musí vykonávať." Správne orgány sa, žiaľ, pokúšajú robiť to znova a znova, aby zodpovedali poradné rady. Ako administratívny poradný výbor sa musíte ubezpečiť, že majiteľom sú k dispozícii všetky potrebné informácie. Pretože Správnemu poradnému výboru samozrejme nie je dovolené nič „zakrývať“. Nie je mi však úplne jasné, kedy ako administratívny poradca nesiem zodpovednosť za čo a v akom rozsahu. ““
WiE: „Pokryli ste svoje riziko zodpovednosti a ak áno, ako?“
Eva Heck: „Hneď na začiatku bolo pre mňa dôležité pokryť riziko zodpovednosti, ktorému ako člen predstavenstva podlieham. Preto z našej iniciatívy náš WEG pred časom uzavrel pre našu administratívnu poradnú radu poistenie zodpovednosti za škodu na majetku. “
WiE: „Kde vidíte najnaliehavejšiu potrebu reformy, pokiaľ ide o nadchádzajúcu reformu zákona o kondomíniu?“
Eva Heck: "Mojím hlavným želaním by bolo, aby boli administratívne úlohy regulované jasnejšie." Odporúčaniu administratívy pre WEG by sa mala venovať oveľa väčšia váha. Udržiavanie hodnoty WEG by sa navyše malo oveľa viac zameriavať na riadiacu činnosť. Správne orgány musia cítiť väčšiu zodpovednosť za komplexné plnenie svojich úloh v zmysle WEG. Často tiež chýba proaktívna práca. Napríklad v našom WEG rozhodla a implementovala administratíva zložitú a nákladnú výsadbu. Toto, bohužiaľ, pravdepodobne nezobralo do úvahy, že rastliny sa musia pravidelne polievať. Rastlinám teraz hrozí, že zahynú, škody majú WEG. Okrem toho by nemalo byť dovolené absolutórium za plnenie ročnej účtovnej závierky. Je neprijateľné, že správu je možné pravidelne ospravedlňovať na schôdzi vlastníkov, a teda niesť zodpovednosť. Okrem toho by malo byť jasne upravené zákonom, ktoré informácie sa musia nachádzať vo výkaze účtov, aby sa uľahčila kontrola ročného zúčtovania pre administratívnych poradcov, ale tiež aby sa ročné zúčtovanie stalo transparentnejším pre všetkých vlastníkov. ““
WiE: „Čo by ste poradili vlastníkom bytov, ktorí po prvýkrát preberajú kanceláriu administratívneho poradného orgánu?“
Eva Heck: „Poradil by som vám, aby ste sa stali členom WiE, aby ste si vymieňali skúsenosti a ťažkosti s inými správnymi poradnými výbormi a aby ste si prečítali početné príručky, ktoré WiE poskytuje. Mali by ste tiež skontrolovať najdôležitejšie dokumenty WEG. Pokiaľ ide o zbierky rezolúcií, musí sa napríklad určiť, či boli všetky rezolúcie implementované, alebo či ešte stále existujú. Vo vyhlásení o rozdelení a spoločenskom poriadku je obzvlášť dôležitá časť, v ktorej sú upravené spôsoby zvolávania schôdze vlastníkov. Dôležité je tiež kvórum WEG, ktoré je tam regulované. Okrem toho je potrebné skontrolovať všetky doklady o poistení vrátane toho, či sú aktuálne. Okrem všetkých spomenutých povinností považujem za dôležité aj to, aby bol správny poradný výbor v neustálom kontakte s ostatnými spoluvlastníkmi. ““
WiE: „Ďakujem pekne za rozhovor!“