Samospráva - Ako správne naplánovať Onpulson

Účelom plánovania je vytvoriť jasnosť, to znamená vedieť, čo treba robiť dennodenne a dlhodobo. Príliš veľa ľudí plánuje veľmi málo, najmä pokiaľ ide o vlastnú prácu

Osobný denník, plánovač alebo organizátor sa dostal na trh v čase, keď bol uvedený na trh v 80. rokoch, okrem iného preto, že ho ľudia vnímali ako nástroj a konečne príležitosť usporiadať si, naplánovať veci vopred a dozvedieť sa viac o aby ste mali prehľad o vykonanej práci.

Niektorí ľudia si mylne myslia, že ich duševná činnosť pri dochádzaní do práce alebo sprchovaní „plánuje“ prácu. Možno sa zamyslíte nad svojou prácou, ale len ťažko ju môžete nazvať plánovaním. Namiesto toho je to neefektívna forma myslenia, ktorá objasňuje málo alebo nič.

Niektorí ľudia tiež veria, že samotné plánovanie je strata času a neprináša veľa výhod. Ak plánujete neefektívne a nerobíte to, čo ste plánovali, plánovanie je samozrejmosťou. Vypracovaný plán je dobrý, iba ak sa uvedie do praxe - a až potom má plánovanie zmysel.

Keď cítite, že ste v práci pod tlakom, že máte príliš veľa práce, máte na to príliš málo času, že sa neovládate alebo že jednoducho nedokážete napraviť najdôležitejšie veci, je to často kvôli zlému alebo nedostatok plánovania. V takom prípade zistíte, že čokoľvek, čo z vašej práce vyjde, sa podobá na nálepku „Rovina vpred“, pričom slovo „vpred“ je vytlačené úplne doprava.

Základy plánovania

Efektívne plánovanie má tri kroky: stanovenie priorít, riadenie času a skutočná implementácia cieľov. V nasledujúcom texte by sme vám chceli ukázať, ako správne stanoviť priority a ako efektívne hospodáriť s časom.

stanoviť priority

Plánovanie bez stanovenia priorít nemá absolútne žiadny zmysel. Nie je nezvyčajné, že hrozí chaos, pretože nie je jasné, či majú dôležité a/alebo urgentné úlohy vyššiu prioritu. Vzhľadom na pracovné zaťaženie, ktoré musíme často robiť pod obrovským časovým tlakom, sa však nedá vyhnúť stanoveniu priorít. Holandský kolega raz povedal: plánovanie neznamená nič iné ako stanovenie priorít a čas na postupné plnenie úloh.

Aby ste mohli uprednostňovať, potrebujete jasnú predstavu o svojich cieľoch a ceste, ktorá vás tam dovedie. Skontrolujte, či je práca, ktorá sa od vás očakáva, v súlade s krokmi potrebnými na to, aby ste sa tam dostali. Rozhodnite sa, či si niektoré úlohy musíte urobiť sami, alebo či by nebolo lepšie ich delegovať. Ak však delegujete úlohy, mali by ste sa ubezpečiť, že sa skutočne splnili.

Správa úloh, známa tiež ako správa úloh, je obzvlášť dôležitá pre tých z nás, ktorí si nemôžu slobodne plánovať svoj pracovný čas. Spomeňte si na všetkých zamestnancov v call centrách, bankách alebo informačných stánkoch: Ťažko môžu plánovať svoje úlohy z časového hľadiska, pretože vždy musia okamžite reagovať na otázky zákazníkov. Čím menej voľného času máte k dispozícii, tým zreteľnejší musí byť rozdiel medzi urgentnými a menej urgentnými úlohami.

Časový manažment

Time management by sa dal definovať ako umenie riadenia seba samého. Keď viete, čo máte robiť a ako to najlepšie dosiahnuť (správa úloh), musíte čo najlepšie využiť čas, ktorý máte. Bez ohľadu na to, či ste zaneprázdnení denným, týždenným alebo ročným plánovaním: Zistite, ktoré úlohy a kedy je potrebné splniť. Vezmite prosím na vedomie nasledujúce tipy:

Denné plánovanie

Existuje všeobecná sťažnosť, že denný harmonogram sa príliš často plní len čiastočne z dôvodu neočakávaných udalostí a potom sa zmení na veľké sklamanie. Niektorým ľuďom sa denné plány zdajú byť iba niečím, čo vám úškľabkom pripomína, čo sa ešte nestalo.

Musíte však pochopiť, že je nesmierne dôležité venovať každý deň nejaký čas plánovaniu svojich aktivít. Niekto to robí radšej na konci svojho pracovného dňa, iný ráno pred čímkoľvek iným. Kedykoľvek - do denníka si môžete zapisovať svoje každodenné úlohy.

Aby ste mohli denné plánovanie vykonávať efektívne a rýchlo, mali by ste si vytvoriť svoj denný plán podľa týždenného plánu. Pomocou tohto väčšieho plánu rozdeľte týždennú prácu na zvládnuteľné kúsky zvládnuteľného každý deň a každý deň budete vedieť, že pracujete na dosiahnutí väčšieho cieľa.

Týždenné plánovanie

Raz týždenne by ste si mali skontrolovať svoje zdroje práce: vaše pracovné súbory vrátane vašich projektov, váš harmonogram, naplánované aktivity a pripomienky, váš systém sledovania vecí, ktoré prídu počas nasledujúceho týždňa, vaše súčasné záležitosti (košík a súbory pre súčasné udalosti - vrátane vašich - Priečinok pošty, v ktorom zhromažďujete všetky e-maily, na ktoré stále nemôžete odpovedať, a knihu úloh, ktorú si môžete ponechať, aby ste si mohli zapísať, čo musíte urobiť.

Predpokladajme napríklad, že v súčasnosti pracujete na ôsmich projektoch, z ktorých dva môžu trvať dlho a zvyšných šesť nemusí vyžadovať toľko pozornosti. V dennom rozvrhu máte ďalšie záležitosti vrátane plánov na služobnú cestu a na tento týždeň máte v kalendári šesť stretnutí s rôznymi vedúcimi oddelenia a zákazníkmi.

Váš priečinok na opätovné odoslanie obsahuje veci, ktoré musíte skontrolovať v určitých dátumoch, aby boli zaručene pripravené včas. Okolo vás je tiež veľa papierov, ktoré vám pripomínajú rôzne veci, ktoré musíte urobiť. (Môžete mať aj počítačový program alebo knihu úloh, ktoré slúžia ako pomôcka pre komprimovanú pamäť, aby ste nemuseli pracovať so všetkými malými kúskami papiera.

Stručne povedané, musíte sa poradiť s poltuctom zdrojov, aby ste držali krok so všetkým, čo musíte urobiť. Všetky tieto zdroje má zmysel absolvovať raz týždenne. Pritom uprednostnite svoju prácu a naplánujte si týždeň.

Skontrolujte svoj kalendár a zistite, koľko času v minulosti strávila neočakávaná neplánovaná práca. Niektoré z nich budú úlohy, ktoré vám váš nadriadený alebo niekto iný vo vyšších pozíciách položil na oko v najnevhodnejšom čase (deň, týždeň, mesiac), iné budú jednoducho nepredvídateľnými úlohami, ktoré si vyžadujú vašu pozornosť a strávia váš čas. že ste sa vlastne chceli venovať inému dielu.

Nech už je príčina akákoľvek, nebudete sa môcť vyhnúť tomu, že budete musieť tráviť časť svojho pracovného dňa alebo týždňa takýmito vecami - možno dvadsaťpäť percent, možno viac ako päťdesiat percent.

Či už je to veľa alebo málo, pracovný týždeň by ste si mali naplánovať na základe priemerného času, ktorý máte k dispozícii. Ak by ste polovicu potrebovali na neočakávané záležitosti, ďalších päťdesiat percent môžete venovať iba vlastnej skutočne produktívnej práci.

Udržiavate si flexibilitu tým, že si necháte čas na tieto neočakávané, ale určite náhle veci (aj keď vopred neviete, čo to bude), a nezaťažujte sa nemožnými harmonogramami. Naplánovali ste si vopred neplánované a môžete jasne a rozumne určiť prácu na zvyšok týždňa.

Denné plánovanie zjednodušíte definovaním úloh, ktoré sa majú vykonať v budúcom týždni, a stanovením priorít. Bude tiež jednoduchšie stanoviť priority. Ak je niečo dôležité, bude to vo vašom týždennom rozvrhu, inak to nebude. Počas týždenného plánovania sa musíte rozhodnúť iba raz, čo treba urobiť skôr.

Mesačné plánovanie

Britský tréner, ktorý roky úspešne pracoval pre vrcholových manažérov v mnohých veľkých anglických spoločnostiach, vyvinul veľmi efektívnu metódu mesačného plánovania, ktorú označuje ako „prispôsobenie kalendára“. V rámci celkového plánovania žiada svojich firemných zákazníkov, aby si upravovali svoje diáre raz mesačne, zhruba v polovici mesiaca, na nasledujúci mesiac. Mesačné plánovanie má pre manažérov oveľa väčší zmysel, pretože schôdzky si plánujú väčšinou v dostatočnom predstihu a majú menej spoločného s každodenným podnikaním a neočakávanými udalosťami. A toto je jeho pokyn:

1. Vezmite prázdny list papiera a vytvorte tabuľku.

2. Teraz zadajte maximálne osem relatívne nešpecifických aktivít, ktoré pokrývajú 100 percent vášho pracovného času. Váš stôl môže napríklad vyzerať takto:

Stretnutie s riadiacim tímom
Príprava správ
Personálne záležitosti
Rozpočty
Firemné prehliadky, návštevy pobočiek, návštevy zákazníkov
Recenzia v košíku
Projektová práca
Ostatné

Teraz sa zamyslite nad tým, koľko času momentálne venujete aktivitám, ktoré ste zadali. Do tabuľky v stĺpci „Teraz“ zadajte čas ako percento z vášho celkového pracovného času. Nie je to príliš tragické, ak pri prvom behu nedosiahnete presne 100 percent, stačí odhadnúť časy podľa pocitu. Keď zadáte emočné percento pracovného času pre každú činnosť, opravte informácie potom, až kým nedosiahnete celkových 100 percent.

4. Spýtajte sa sami seba, či existuje určitá oblasť činnosti, o ktorej si myslíte, že ju zanedbávate, ktorá nie je uvedená v tabuľke (napríklad: čas na premyslenie, revíziu alebo plánovanie). Pridajte tieto body do svojej tabuľky.

5. Zamyslite sa nad tým, ktorým činnostiam by ste najradšej v budúcnosti venovali svoj pracovný čas. Nasledujúci príklad by vám mohol pomôcť:

Boli ste niečo, čo ste pridali v kroku 4? Koľko percent z vášho pracovného času by ste chceli venovať tomu? Túto hodnotu zadajte do tabuľky v stĺpci „Neskôr“.
Teraz urobte to isté s ostatnými oblasťami činnosti a percentami.
Zostaňte pri zemi s faktami! Napríklad ak v súčasnosti trávite 25 percent svojho pracovného času na stretnutiach, bolo by úplne nereálne zadať ako cieľ v stĺpci „Neskôr“ nula percent. Stretnutia s riadiacim tímom sú súčasťou vašej práce a na budúcnosti sa nič nezmení.

6. Vyhraďte si špeciálne časové intervaly na nasledujúci mesiac (alebo na nasledujúci mesiac, ak ste už úplne naplánovaní), aby ste sa mohli venovať výlučne aktivitám, pre ktoré je v stĺpci „Neskôr“ uvedené vyššie percento ako v stĺpci „Teraz“.

Zvyšuje sa pravdepodobnosť, že na tieto činnosti budete mať skutočne čas, čo môže mať skutočný rozdiel. Vyhradzujte si však stanovené časy pre všetky činnosti. Musíte byť dostatočne flexibilní, aby ste dokázali reagovať na nepredvídané udalosti.

Zdroj: Institute for Advice and Training - Get to work with PEP, ISBN: 3593370948