Sedem spôsobov, ako sa stať skutočne produktívnymi uprednostňovaním úloh - Avocatoo

Každý z nás má chvíle, keď sa zapojí do mnohých ďalších projektov, aj keď sme ešte nedokončili ďalšie, a to preto, lebo svoje úlohy nestanovujeme správne. Tomuto problému, respektíve tejto výzve, respektíve stanoveniu priorít pred úlohami, čelia aj podnikatelia, riaditelia alebo zamestnanci. Ak však máte v osobnom zozname úloh toľko úloh, musíte iba vyskúšať niekoľko techník, ktoré vám pomôžu dosiahnuť vyššiu produktivitu.

Len čo si stanovíte svoje priority, odstránite stres, zamerajte sa na to, čo musíte urobiť, a zvyšujte svoju produktivitu vo svojom každodennom živote.

Nie je to tak, že by ste si takmer každý pondelok zakladali nový zoznam úloh, len aby ste boli v stredu úplne sklamaní, keď sa na to pozriete a uvedomíte si, že ste neurobili ani polovicu.?

Aj keď sa môže zdať jednoduché zistiť, ktoré úlohy si vyžadujú vašu úplnú pozornosť, stanovenie priorít pred úlohami je oveľa viac ako cvičenie. Ak sa vaše úlohy spoja a myslíte si, že si s nimi neporadíte, týchto 7 metód vám pomôže urobiť pre ne hodnotenie.

Príspevok zdieľaný Ana-Maria Udriște (@anaudr) 18. februára 2020 o 22:28 PST

1. Vytvorte si zoznam svojich úloh.

Pri stanovovaní priorít pred úlohami nemôžete byť efektívni, iba ak ich máte na pamäti. Najlepší spôsob, ako začať, je zapísať si zoznam úloh. Môžete to urobiť v dokumente Word alebo jednoducho v notebooku alebo denníku, takže môžete ľahko pridávať alebo strihať úlohy.

Tento zoznam vám pomôže zistiť, akú úlohu musíte splniť za deň, týždeň alebo mesiac. Pomáha vám tiež naplánovať si úlohy, ktoré sú súčasťou rovnakého cieľa, na ktorý sa zameriavate z dlhodobého hľadiska.

Jednou z výhod tejto techniky stanovovania priorít je, že sa namiesto menších úloh zameriavate na dokončenie väčších a náročnejších úloh. Vďaka tomu získate pocit, že sa zameriavate na niečo významné, nielen na niečo urgentné.

Naša rada: začnete na tento zoznam dávať všetko, čo musíte vždy urobiť, a dostanete sa na zoznam úloh so 100 bodmi, pretože inak sa zbláznite a úplne znížite produktivitu.

Ďalej máte 4 hotové zoznamy, ktoré podľa stupňov plnenia ešte len čakajú na dokončenie.

2. Pomocou Eisenhowerovej rozhodovacej matice rozlišujte medzi urgentnými a dôležitými úlohami.

Ak Zoznam úloh Umožňuje vám zistiť, ako si naplánovať jednotlivé úlohy, stále môžete byť zmätení, čo robiť teraz a na čo si nechať neskôr. V tejto súvislosti môžete vyskúšať užitočné techniky.

Jednou z týchto techník je Článok 80/20, taktiež známy ako Paretov princíp alebo Zákon niekoľkých, ale kritický. Navrhol to Joseph M. Juran, konzultant pre riadenie, pomenoval ho však podľa ekonóma narodeného v Taliansku Vilfreda Pareta.

Princíp Paredo vyjadruje pravidlo, že pri mnohých udalostiach je asi 80% účinkov spôsobených 20% príčin, pretože Vilfredo Pareto poznamenal, že asi 80% povrchu Talianska vlastní 20% obyvateľstva.

Použiteľný pri určovaní priorít úloh, musíte identifikovať úlohy, ktoré prinášajú najlepšie výsledky, ale s minimálnym úsilím. Princíp je však obmedzený a je založený na skúsenostiach.

Eisenhower Matrix má vyššiu presnosť a dokonca efektivitu. Maticu rozhodovania vytvoril Stephen Coley, aby pomáhal ľuďom a pomáhal im rozlišovať medzi tým, čo je urgentné a dôležité a čo nie.

Matica sa skladá zo 4 číselníkov označených: Naliehavé, Dôležité, Nie je to urgentné a Nie je dôležité.

Naliehavé činnosti sú tie, ktoré si vyžadujú okamžitú pozornosť, ako napríklad: telefónne hovory, e-maily alebo dokončenie projektu. Dôležitými úlohami sú činnosti, ktoré majú vplyv na dlhodobé ciele.

Ako zistiť, ktoré úlohy sú naliehavé a ktoré sú dôležité?

vykonáva úlohy, ktoré sú naliehavé a dôležité okamžite;
objavte termín, do ktorého musíte vyriešiť dôležité, ale nie urgentné úlohy, a (znovu) naplánujte ich;
- deleguje naliehavú, ale nedôležitú úlohu na inú kompetentnú osobu a -
odstráni zo zoznamu činnosti, ktoré nie sú ani urgentné, ani dôležité.

Najnáročnejším aspektom je uvedomiť si, ktorá úloha je naliehavá, ale nie dôležitá, a kto je osoba, ktorej ju poveríte, aby ju splnila. Súčasťou delegovania je aj vyhľadanie kompetentnej osoby pre danú úlohu, vysvetlenie, čo musí urobiť, a poskytnutie jej dostatočného času na to, aby to zvládla správne.

3. Aplikujte metódu Ivy Lee na klasifikáciu denných úloh podľa ich skutočnej dôležitosti

Už ste sa niekedy dostali do situácie, že máte nekonečný zoznam úloh, ktoré musíte splniť, ale neviete, ktoré z nich máte splniť skôr? Ktorá úloha je naliehavejšia, dôležitejšia? A pre túto dilemu, ktorej sme všetci čelili aspoň raz v živote, existuje riešenie. Musíte nájsť spôsob, ako spoznať skutočnú dôležitosť svojich úloh.

Ivy Lee bol odborníkom na vzťahy s verejnosťou a dokázal zefektívniť akúkoľvek činnosť a pred viac ako 100 rokmi vyvinul jednu z najefektívnejších metód na dosiahnutie maximálnej produktivity. Za 15 minút strávených s každým riaditeľom spoločnosti Schwam stanovila nasledujúce pravidlá:

zdôrazňuje šesť najdôležitejších úloh, ktoré musíte splniť nasledujúci deň, na konci každého pracovného dňa;
uprednostňuje týchto šesť úloh podľa dôležitosti;
nasledujúci deň sa sústreďte iba na prvú aktivitu. K ďalšej aktivite prejdete až po dokončení prvej;
používať rovnaké pravidlá na dokončenie úloh v stanovenom poradí. Na konci pracovného dňa preneste nedokončené úlohy do nového zoznamu na nasledujúci deň a
opakujte tento postup každý deň.

Táto pracovná stratégia - vykonať jednu úlohu - vám umožní zostať sústredený a správne stanoviť priority svojich aktivít.

Prihláste sa na odber noviniek a buďte informovaní

4. Použite techniku ABCDE na oddelenie úloh s podobnými prioritami

Ak vám metóda Ivy Lee pomôže naplánovať si denné aktivity, zostáva tu: Ako zistiť skutočný význam úloh? Na vašom zozname môžu byť aktivity, ktorým prikladáte rovnaký stupeň dôležitosti.

Ak stojíte pred zložitými a zložitými úlohami, princíp Paredo alebo Eisenhower Decision Matrix vám nemusia úplne pomôcť.

V tejto súvislosti sa odporúča uprednostniť úlohy ABCDE technika, taktiež známy ako Ellisova metóda. Koncept vytvoril psychológ Dr. Albert Ellis a adaptoval ho Dr. Martin Seligman, ktorý ho verejnosti predstavil vo svojej knihe Learned Optimism z roku 1990. Táto metóda stanovuje namiesto rovnakej hodnoty dva alebo viac prahov pre rovnakú úlohu. udržuje ich na rovnakej úrovni dôležitosti

Ako funguje metóda ABCDE?

urobte si zoznam toho, čo musíte urobiť nasledujúci deň, priraďte čísla od 1 do 5;
pridáva A, B, C, D alebo E pred každú úlohu v zozname („A“ definuje najnaliehavejšiu úlohu, ako napríklad dôležité stretnutie, „B“ vyjadruje úlohu, ktorá by sa mala vykonať, „C „Navrhuje činnosť, ktorej vykonávanie by nebolo na škodu,„ D “je úloha, ktorú môžete delegovať na niekoho kompetentného, a„ E “určuje úlohu, ktorú môžete úplne vylúčiť) a
opakujte postup, kým nepriradíte všetky úlohy v zozname k príslušným číslam a písmenám

Tajomstvo tejto metódy spočíva v tom, že vyžaduje, aby ste okamžite začali úlohu, ktorú ste označili písmenom „A“, preto budete mať väčšiu organizáciu a rýchlejšie dokončíte skutočne dôležité veci.

5. „Jedzte žabu“, aby ste určili produktívne tempo

Aj keď to znie zvláštne, táto technika je veľmi efektívna a jednoduchá. Vyjadruje myšlienku, že ráno musíte vykonať úlohu, ktorá sa vám nepáči, a potom pokračovať s ostatnými. V tejto súvislosti Mark Twain povedal: „Ak máte jesť živú žabu, nemá zmysel sa na ňu pozerať veľmi dlho!“ (n.n. Ak musíte jesť živú žabu, nemá zmysel sa na ňu dlho pozerať! “)

Často máme tendenciu uľahčovať si aktivity na začiatku a komplikované nechávať na koniec dňa, takže „Nikdy nebudeme mať čas robiť to, čo chceme, ale budeme mať čas robiť to, čo je dôležité“. Ak však použijeme reverznú stratégiu - ktorú odporúčajú aj odborníci - tým, že začneme deň prácou s najťažšou misiou, ktorú musíš splniť, spokojnosť bude vyššia, keď ju dokončíš, a počas dňa budeš mať viac energie a budete motivovaní urobiť všetko, čo ste si predsavzali.

Opatrne ale že musíte brať do úvahy aj cirkadiánny rytmus každého človeka. Ak ste človek, ktorý sa v noci lepšie zameriava, márne chcete začať s tvrdou aktivitou v prvej časti dňa. Potom sa odporúča začať deň ľahšími administratívnymi činnosťami a svoje „ťažké“ činnosti nechať skôr, keď budete skutočne produktívni a kreatívni.

A potom si musíte prečítať túto knihu, aby ste zistili, kde žijete.

6. Pomocou metódy 2-zoznamu vytiahnite najdôležitejšie ciele

Ak sledujete nesprávne ciele, nebudete efektívni a produktívni. Stanovenie priorít pred úlohami znamená tiež dobrú definíciu cieľov. Preto musíte posúdiť, či vaše činnosti, ako aj úlohy vedú k úspechu, aby ste dosiahli navrhovaný cieľ.

Warren Buffett vyvinula 3-krokovú metódu produktivity, ktorú používala na zlepšenie výkonu svojich zamestnancov a nazýva sa Metóda 2-zoznamu. Funguje to takto:

zvýraznite na zozname top 25 cieľov, ktoré chcete dosiahnuť (ciele v kariére, živote atď.);
zakrúžkujte 5 najdôležitejších cieľov a zapíšte ich do zoznamu Zoznam A a
pridať na ďalší zoznam, Zoznam B (nazvaný a Za každú cenu sa vyhnúť) ďalších 20 cieľov, .

V tomto okamihu získate 2 zoznamy. Zameriate sa na Zoznam A, na dôležité dlhodobé ciele, a keď ho dokončíte, zameriate svoju pozornosť na Zoznam B.

7. Maximalizujte 24 hodín

Stanovenie priorít pred úlohami znamená aj čas. Pri správnom vykonávaní úloh získate viac času pre seba a svoje potreby. Najlepším spôsobom, ako si uvedomiť, aký vplyv majú vaše voľby na budúce povinnosti, je použitie časových multiplikátorov na maximalizáciu času.

Rory Vaden odporúča objavovať veci, ktoré môžete robiť dnes, a mať pozitívny vplyv na zajtra. Inými slovami, vymyslite najlepší spôsob, ako maximalizovať dnešok, aby ste si zajtra uvoľnili pár hodín, alebo, ľudovo povedané, „Nevzdávajte sa toho, čo dnes môžete urobiť“, a získate tento exkluzívny čas. pre teba.

Bonus: Vykonajte najdôležitejšie úlohy počas obdobia maximálnej produktivity

Nie vždy musíte zostaviť zoznam, aby ste boli produktívni. Svoju výkonnostnú úroveň budete môcť vylepšiť, ak splníte všetky úlohy v stanovenom čase.

Môžu existovať, alebo lepšie povedané, kolísanie energetických a koncentračných parametrov, a tým vytvárať krivka produktivity. Inými slovami to znamená, že v určitú dennú dobu dosiahnete najvyššiu hranicu svojej produktivity. Musíte zistiť, koľko je hodín na vykonávanie náročných a naliehavých úloh počas tejto doby.

Najlepším prístupom k zvýšeniu produktivity po celý deň je určenie obdobia, v ktorom ste najefektívnejší.

Záver:

Stanovenie priorít úloh a činností si vyžaduje lepší čas. Musíte zistiť, ktorá technika je pre vás najlepšia, aby ste dosiahli čo najlepšie výsledky, a keď viete, ktorá z nich je pre vás to pravé, zistíte, na ktoré úlohy sa musíte zamerať, ak sú skutočne dôležité a urgentné a stanete sa produktívnejšími.

Obrázok Polina Zimmerman na Pexels