Tipy na stretnutie 2020

Konferencia efektívnejšie v roku 2020 15 tipov na lepšie stretnutia

Vrcholoví manažéri trávia tri štvrtiny svojho pracovného času na stretnutiach - ale nemusí to tak byť.

tipy

Autor: Michael Scheppe | 2. januára 2020

Obchod nefunguje bez stretnutí. Musia byť však dobre organizované.

Notoricky známi oneskorenci. Desiatky účastníkov demonštratívne pádlovali na svojich mobilných telefónoch. A manažéri, ktorí vôbec netušia, o čom presne sa chcú rozhodnúť. Stretnutia sa konajú rovnakým spôsobom v mnohých konferenčných miestnostiach v Nemecku. „Pre niekoho sú stretnutia rušivým faktorom,“ hovorí konzultant spoločnosti Wuppertal pre riadenie Gunther Wolf, „pre iného vítanou príležitosťou na vypnutie.“

Stretnutia sa zdajú byť len jednou vecou pre veľmi málo ľudí: dobre investovaný pracovný čas.

Stretnutia šialenstva v kancelárii - ale správne

Manažéri trávia na stretnutiach tri až štyri hodiny denne - a mohli by si tým veľa ušetriť. Pretože konferencie sú často príliš dlhé, neprinášajú žiadny merateľný pokrok a spôsobujú viac frustrácie ako motivácie.

Štatisticky vzaté, vrcholoví manažéri trávia takmer tri štvrtiny svojho pracovného času na stretnutiach, ako ukazuje harvardská štúdia. Potom mal každý generálny riaditeľ 37 stretnutí týždenne. A každá tretina z nich trvala viac ako hodinu.

Čísla sú alarmujúce v tom, že riadiaci pracovníci často strácajú svoj obmedzený čas v konferenčných miestnostiach. Takmer 70 percent opýtaných sa sťažovalo, že im kvôli mnohým stretnutiam nezostáva veľa času na ich skutočné úlohy.

Stretnutia pre začiatočníkov: Toto je päť základných pravidiel

Aj keď pozvanie na stretnutie často spôsobuje oprávnené zamračenie zamestnancov: tímy musia diskutovať, prideľovať úlohy a objasňovať postupy, aby mohli spoločnosť posunúť vpred. Je preto zásadné nevnímať stretnutia ako prekážku, ale ako pracovný čas.

Aj z jednoduchých trikov sa dá z ťažkej schôdzky urobiť efektívna:

  • Program vopred pošlite, aby sa účastníci mohli pripraviť.
  • Nastavte časový rozpočet pre každú položku programu a dôsledne ho dodržiavajte, aby ste obmedzili rečnícky čas chatterboxov.
  • Zaznamenajte si úlohy jednotlivých účastníkov v minútach a pošlite ich všetkým okamžite po skončení relácie.
  • Pozvite iba najdôležitejších rozhodujúcich činiteľov.
  • A: začať včas! To mimochodom tiež znamená, že na začiatku relácie nebudete čakať v rade na kávovar.

Tieto základné pravidlá môžu znieť triviálne - napriek tomu sa na väčšine pracovných stretnutí zdajú porušené. Len čo bude ustanovená disciplína stretnutia, nasledujúcich 15 praktických rád poskytne ďalšiu inšpiráciu.

Tip 1: transparentnosť nákladov

Hodiny na schôdzku sú vytriezviacim nástrojom, ktorý ukazuje, ako rýchlo náklady vyletia každou minútou zbytočného stretnutia. Aplikácie s názvami ako Meetime, Abacus alebo Meeting Fee ukazujú v reálnom čase, koľko stojí schôdza.

Používatelia musia za týmto účelom anonymne zadať počet účastníkov a ich hodinovú sadzbu alebo ročný plat do aplikácie na začiatku stretnutia. Časovač sa spustí - a beží a beží a beží.

Tip 2: rozhodnutie alebo diskusia

Pred každým stretnutím si zakladateľ Facebooku Mark Zuckerberg kladie dôležitú otázku: „Diskusia alebo rozhodnutie?“ Takže každý v miestnosti vie, čo sa nakoniec očakáva. Konzultant v oblasti riadenia Bernd Steffens z Mönchengladbachu odporúča svojim klientom, aby pre každý bod programu dokonca sformulovali jasný cieľ. „To musí byť zrejmé v agende, aby mohol každý pracovať cielene.“

Tip 3: stretnutie pred obedom

Pre šéfa Amazonu Jeffa Bezosa je rozhodujúca prvá pracovná doba dňa. „Všetko, čo si vyžaduje moju úplnú duševnú pozornosť, som dal na schôdzku o 10. hodine,“ hovorí.

Stretnutia v pracovnom svete vás ochorejú

Príliš veľa zle naplánovaných stretnutí medzi kolegami je nielen nervóznych a časovo náročných. Je vám z nich zle, tvrdia traja priemyselní psychológovia. Ale tiež radia, ako robiť lepšie.

Čím neskôr v priebehu dňa to bude, tým ťažšie bude pre neho myslieť na dôležité veci. Čo ak sa niečo zasekne? „Skúsme to vyriešiť ďalší deň o 10. hodine.“

Tip 4: Walk the Talk

Mimo kancelárie, do prírody: Stretnutia za behu poskytujú nielen čerstvý vzduch, ale prinášajú aj zmenu perspektívy. Napríklad šéf Telekomu Timotheus Höttges využíva vychádzkové stretnutie na prípravu dôležitých prejavov. Jeho vedúci autor komunikácie a reči vás väčšinou prevedie bonnským Rheinauenom.

Tip 5: Vylúčenie tých, ktorí o to nemajú záujem

Zakladateľ spoločnosti Tesla Elon Musk tiež ukazuje, ako dôsledne je na stretnutiach. Hovorí sa, že účastníka vyhodil z rokovania, pretože ešte nič nepovedal.

"Nie je neslušné odísť." Je neslušné niekoho zastaviť v chôdzi a strácať čas, “napísal Musk v obežníku.

Henning Böhne, výkonný riaditeľ personálneho poradenstva Kienbaum, navrhuje menej prísne a spoločensky kompatibilné prispôsobenie Muskovej metódy: vopred si v agende určte, kto musí byť na ktorých témach prítomný.

Tip 6: Pravidlo dvoch pizze

Dve pizze - musia stačiť na stretnutie. To, čo znie ako rozmar stravovania pre šéfa, má v skutočnosti zabrániť zamestnancom bezdôvodne sa zúčastniť na schôdzi. To znamená: viac pizze by znamenalo, že je zapojených príliš veľa rozhodovacích orgánov.

Čo keď budú pizze hotové? Ukončiť stretnutie!

Tip 7: individuálne stretnutia

Aj malé skupiny sú niekedy príliš veľké. Preto šéf amerického odporúčacieho portálu Yelp Jeremy Stoppelman každý týždeň organizuje osobné stretnutia so svojim najbližším riadiacim tímom. Aj keď to celkovo vedie k väčšiemu počtu stretnutí, osobné diskusie sú často efektívnejšie.

Najmä konflikty sa dajú týmto spôsobom prekonať lepšie ako na skupinových schôdzkach.

Tip 8: Vyhodnotenie kľúčových čísel

Na základe návratnosti investícií - „návratnosti investícií“ - zásielková spoločnosť Otto určuje ROTI pre určité firemné stretnutia, „návratnosť investícií“.

Virtuálna spolupráca Videokonferencie porazia telefón aj sieť

Tímy často spolupracujú na diaľku. Štúdie ukazujú, že výsledky sú lepšie, keď tímy komunikujú prostredníctvom videa, a nie iba telefónom a e-mailom.

Pri tejto metóde je schôdzka hodnotená na stupnici od jednej (zlá) do piatich (vynikajúca) bezprostredne potom. „Priama spätná väzba nám pomáha vyrovnať sa s časom stretnutia lepšie,“ hovorí Kristine Kiwitt, agilná trénerka v spoločnosti Otto Group.

Tip 9: Robte si prestávky na e-maily

E-mail sa považuje za hlavný zdroj rozptýlenia pri stretnutiach. Prečo s agresorom nejednať agresívne a nevytvoriť mu ďalší priestor? Takto to robí Ulrike Wieduwilt, šéfka Nemecka Russella Reynoldsa: Na začiatku jednoducho komunikujte pevné medzery na spracovanie dôležitých e-mailov. To zohľadňuje všetky potreby.

Tip 10: Vypadnite z komfortnej zóny

Hangár v lietadle namiesto pohodlných kožených kresiel - vedenie by malo vymeniť konferenčný stolík za neobvyklé miesta, radí konzultantka v oblasti riadenia v Hamburgu Birte Püttjer-Stoppok. Ak je to príliš náročné na čas: Prerobte konferenčnú miestnosť tak, aby obsahovala sedacie vaky, hojdacie siete, stoly alebo pohybové zóny. Účastníci môžu konferovať v sede, v ľahu, v stoji alebo v chôdzi - podľa toho, ako sa dokážu najlepšie sústrediť.

Tip 11: Vzdelávacie retrospektívy

Poučenie z minulosti na stretnutiach - to robia technologické spoločnosti v Silicon Valley. Cieľ týchto „retrospektív“: Zistiť, ako sa môže spoločnosť v projektoch lepšie presadiť. Týždenný cyklus sa zameriava na tri otázky: Čo dopadlo dobre? Čo mohlo ísť lepšie? Kde by sme mali zdvojnásobiť stávky, aby sme sa zlepšili?

Nakoniec musí každý účastník odísť zo stretnutia s úlohou.

Tip 12: Namiesto prezentácie memorandum

Nespočetné a preťažené prezentačné snímky sú hrôzou každého stretnutia. Inak to nie je ani v prípade Amazonu: Šéfkuchár Bezos zakázal diapozitívy a spolieha sa na „naratívne poznámky“. Zamestnanci musia svoje nápady zapísať do šesťstranových správ. Predtým, ako účastníci stretnutia prediskutujú návrhy, má každý pol hodiny na to, aby si prečítal poznámku v tichosti.

Z Bezosovho pohľadu to má dve výhody: Autori musia úplne preniknúť do svojej myšlienky, aby ju mohli predstaviť v skratke. A osoby s rozhodovacími právomocami majú rýchly prehľad o rôznych iniciatívach.

Tip 13: Steve Jobs ‘DRI

„Mnoho účastníkov stretnutia sa jednoducho príde pozrieť na stretnutie,“ poznamenáva konzultant Steffens. „Je to katastrofický prístup k efektívnemu stretnutiu.“ Nápravu poskytuje metóda, ktorú predstavil bývalý šéf Apple Steve Jobs. V spoločnosti Apple sa za každou položkou programu skrývajú DRI: „Priamo zodpovední jednotlivci“ sú výlučne zodpovední za jednotlivé úlohy.

Pretože keď sa o projekt stará jediný zamestnanec, a nie tím, berie svoju vec vážnejšie a nemôže sa jednoducho zbaviť zodpovednosti.

Ešte viac tipov na stretnutie

Bernd Steffens: Stretnutia - oneskorená praktická príručka: Riešenia pre úspešné stretnutia . Verlag Wiley-VCH, Weinheim 2016, 320 strán, 24,99 eur.

Gunther Wolf: Zefektívnenie a zefektívnenie stretnutí a diskusií. Jednoduché metódy, techniky a kontrolné zoznamy pre efektívne stretnutia. Verlag Dashöfer (3. vydanie), Hamburg 2016, 78 strán, 27,80 eur.

Tip 14: Žiadne „iné“ na programe rokovania

To najotravnejšie na stretnutí príde na konci: Rôzne veci. Veľa sa tu hovorí, ale málo sa vyriešilo. Odborník na Kienbaum Böhne preto odporúča tento bod programu úplne vypustiť. Namiesto toho by sa v rámci spätnej väzby mala kultúra stretnutia systematicky zlepšovať pomocou dvoch otázok: Čo bolo dobré na tomto stretnutí? A: Čo by malo byť nabudúce lepšie?

„Zvyšuje sa to kvalita stretnutí a vytvára sa potrebná disciplína pre efektívne stretnutia,“ hovorí Böhne.

Tip 15: Stretnutie so stravou

Podobne ako pri riešení chudnutia by mali manažéri tiež rýchlo myslieť na stretnutie. Občas to môže byť aj nulová diéta. „Ak nemôžete na schôdzku odviesť veľa produktívnej práce, radšej si počkajte na minúty,“ radí konzultant Russell Reynolds Robert Kämper. Na odovzdanie čistých informácií stačí tímu e-mail.

Iba: Toto prosím nepíšte na schôdzku!