Účtovníctvo 8 chýb, ktoré môžu stáť impulz o skutočné peniaze

Vedenie účtovníctva je pre mnohých podnikateľov drinou - a ak urobia niečo zlé, môže to vyjsť poriadne draho. Najčastejšie chyby a ako sa im vyhnúť.

Chyba 1: Pomýlite si účty

Problém: Ak faktúra nespĺňa zákonné požiadavky, môže vás vyjsť skutočne draho. Napríklad preto, že nie je odpočet dane na vstupe, ak nie je uvedená daň z obratu. Alebo preto, že príjem platby sa oneskorí, ak zákazník požaduje opravu dokumentu.

Ešte nepríjemnejšie: Po zaúčtovaní a vytriedení takejto faktúry si chyby všimne až daňový úradník. V najhoršom prípade nebude faktúra zákazníkovi uznaná ako obchodný náklad - to nie je dobrý predpoklad pre dlhodobú a úspešnú spoluprácu ...

Riešenie: „Zákon v Nemecku presne určuje, čo musí obsahovať platná faktúra,“ hovorí Ute Mascher, prezident Asociácie daňových poradcov v Hamburgu. Podľa § 14 zákona o dani z obratu by na doklade mali byť tieto položky:

Názov a adresa vašej spoločnosti
Meno a adresa príjemcu služby
Vaše identifikačné číslo pre daň alebo daň z obratu
jednorazové po sebe idúce číslo faktúry
dátum vydania
jasný popis poskytovanej služby alebo množstva a typu dodávaných výrobkov
Čas plnenia alebo dodania
čistá suma, príslušná sadzba dane a hrubá suma vyplývajúca z týchto dvoch čísel

Chyba 2: Vytvorte nesprávnu sadzbu dane

Problém: V závislosti od dodávky alebo služby sa účtuje daň z obratu vo výške sedem alebo 19 percent. Niektoré služby (napríklad lekárske) sú oslobodené od dane z obratu. Každý, kto účtuje príliš nízku sadzbu dane z obratu, bude možno musieť zaplatiť rozdiel po daňovej kontrole - plus úroky.

Riešenie: „Nie je ľahké pochopiť najmä zdanenie tovaru,“ hovorí Ute Mascher. „Základné potraviny, ako sú mlieko, chlieb a káva, sa uvádzajú okolo siedmich percent, zatiaľ čo napríklad na minerálne vody a džúsy sa vzťahuje štandardná sadzba dane na úrovni 19 percent.“ Ale: „Ako podnikateľovi musím iba raz objasniť, čo a komu predávam. Potom je potrebné skontrolovať, či príslušná služba nespadá pod štandardnú sadzbu dane - odchylné položky sú uvedené v tabuľke v odseku 12 zákona o dani z obratu. “

Pozor: Každý, kto doručuje napríklad do USA alebo iných európskych krajín, musí dodržiavať špeciálne právne predpisy. Postup prenesenia daňovej povinnosti sa uplatňuje v rámci EÚ.

Chyba 3: Zasielanie faktúr - a nie kontrola príjmu peňazí

Problém: Nie každý zákazník platí rýchlo a spoľahlivo - odchádzajúce faktúry sú napriek tomu zdanené bez ohľadu na to, či peniaze skutočne tiekli alebo nie. Ak teda pracujete podľa hesla „faktúra a odhlásenie“, možno budete musieť okrem chýbajúcich príjmov počítať na konci roka aj so značnými daňovými nárokmi. A tieto sa často nedajú ľahko vyriešiť, aj keď sa darí dobre.

Riešenie: „Stanovte si pravidlo, že prichádzajúce platby budete kontrolovať pravidelne, asi raz za mesiac - a pripomínať vám faktúry po lehote splatnosti.“ Odborník všeobecne odporúča vytvoriť finančnú rezervu pre nepredvídané a akútne úzke miesta. „Každý, kto si v aktuálnom roku odloží 30 percent zo svojich príjmov, by mal mať zvyčajne dobrý spánok,“ hovorí daňový poradca Mascher.

Chyba 4: plytvanie daňovými dohodami

Problém: Ojoj, niečo bolo! Najmä vtedy, keď podnikanie prekvitá alebo sa toho v bežnom živote deje veľa, radi by sme dali na vedľajšiu koľaj nepríjemným povinnostiam, ako sú preddavky na daň z pridanej hodnoty alebo podanie daňového priznania. Škoda: Bez ohľadu na to, či predkladáte dokumenty príliš neskoro, alebo nezaplatíte dlžné sumy včas - daňový úrad nie je vtip. Existuje riziko povinných opatrení, ktoré, najmä v prípade živnostníkov, môžu určite zaťažiť likviditu.

Riešenie: „Stiahnite sa a dodržujte termíny,“ hovorí Ute Mascher. Pozadie: Zamestnanci na daňovom úrade veľmi presne dokumentujú, kto v otázke daní koná spoľahlivo, a preto sa považuje za „rešpektovaného občana dane“ - a kto nie. Ak vás raz klasifikujú ako nedbalého alebo nespoľahlivého, za zneužitie úradnej moci sa niekedy uplatnia vyššie pokuty.

Ute Mascher tiež vie: „Ak by ste niekedy rokovali s daňovým úradom - napríklad z dôvodu vyššej daňovej povinnosti v dôsledku dobrej objednávky - dohodnúť sa napríklad na splátke, vaše šance na ústupok sú výrazne vyššie, ak vás vopred nepríjemne nezaznamenali . “

Chyba 5: snaží sa podvádzať

Problém: Strávte rodinné jedlo v nedeľu a počas štátnych sviatkov ako pracovné obedy, načerpajte benzín do svojho súkromného automobilu a uveďte ich ako obchodné náklady, aj keď firemné auto iba prehĺta naftu, alebo ukážte darčeky priateľom ako darčeky pre zákazníkov: Áno, existuje veľa spôsobov, ako znížiť svoj zisk. Ale tieto triky poznajú aj zamestnanci na daňovom úrade. Ak vás chytia, musíte čakať vysoké pokuty, ktoré zvyčajne ublížia oveľa viac ako tých pár eur, ktoré by vás stáli vyššie daňové výdavky.

Riešenie: Zostaňte čestní! Hľadáte spôsoby, ako znížiť zisk z daňového priznania alebo jednoducho ušetriť dane? Spýtajte sa daňového poradcu. "Sme informovaní o tom, ako to možno urobiť - legálne -." Bez ohľadu na to, či ide o amortizáciu firemného automobilu, ročnú účtovnú závierku alebo strategické poradenstvo, “hovorí Ute Mascher. Získať odborníka na palubu sa rýchlo vypláca - aj preto, že náklady na daňového poradcu sú súčasťou bežných obchodných výdavkov, a sú preto odpočítateľné.

Chyba 6: Pokazenie potvrdení o rezerváciách

Problém: Faktúry, príjmové doklady, kúpno-predajné zmluvy, lístky, potvrdenia o darovaní, parkovacie lístky: počas celého roka sa spája množstvo daňových dokladov a papierikov. Každý, kto ich zhromažďuje bez systému - napríklad v krabici od topánok, riskuje nielen stratu prehľadu. Ak chýbajú príslušné dôkazy, vzniknuté náklady nie je možné uplatniť na daňové účely.

Riešenie: Vedenie účtovníctva chce čas, nerobíte to len tak zboku. „Je užitočné, aby každý podnikateľ uviedol do svojho kalendára pevný dátum - napríklad na týždeň alebo mesiac. A potom sa postarajte o rozumné podanie, “hovorí Ute Mascher. Nasledujúci systém sa osvedčil:

Založte si najmenej dva samostatné účty pre osobné a obchodné výdavky.
Výpisy, ktoré sa zhodujú s príslušným účtom, zhromažďujte v samostatných priečinkoch. Potvrdenia, ktoré neboli vyplatené v hotovosti, priložte k príslušným bankovým výpisom v chronologickom poradí.
Peňažné príjmy triedte a ukladajte osobitne podľa dátumu vystavenia faktúry.
Nezabudnite na výpis z kreditnej karty! Aj tu uložte príslušné dôkazy a potvrdenia.

Chyba 7: Archivácia príjmových dokladov na termálnom papieri

Problém: Termálny papier je vhodný na tlač, hodí sa ako kotúč a je preto rovnako populárny v maloobchode ako v reštauráciách a na čerpacích staniciach. Škoda, že tieto kúsky papiera zvyčajne nie sú svetlostále a časom vyblednú. Ak prebieha daňová kontrola, môžu chýbať dôležité dôkazy, pretože sú jednoducho nečitateľné.

S nečitateľnou faktúrou sa zaobchádza ako s neexistujúcou faktúrou: audítor nemôže pochopiť, či bol odpočet dane na vstupe správny - a zvyčajne odpočet spätne zruší.

Riešenie: Účtenky z termálneho papiera vždy okamžite skopírujte a uschovajte spolu s kópiou. Ale buďte opatrní: môžu tiež vyblednúť bežné fotokópie. Ak chcete mať istotu, naskenujte príslušné potvrdenky a vytvorte digitálny archív.

Chyba 8: Precenenie vlastných účtovníckych schopností

Ako súkromná osoba je takmer nemožné udržať si prehľad o všetkých novinkách a zmenách v účtovnom a daňovom systéme. Ak sa navyše spoločnosť rozrastie, aj ľudia so záujmom o čísla rýchlo stratia prehľad o veciach - a to aj preto, že už jednoducho nemajú čas pravidelne sa zaoberať príjmami a platbami DPH.

Ak to necháte urobiť profesionálovi, vyhnete sa nielen daňovým faux pas, ale tiež často ušetríte čas a peniaze. Tu sú tri najlepšie tipy od spoločnosti Ute Mascher, ako môžu podnikatelia dosiahnuť, aby spolupráca s daňovými poradcami bola čo najplynulejšia a najefektívnejšia:

1. Robte jasné dohody

Pred predložením dokumentov sa porozprávajte so svojím účtovníkom alebo daňovým poradcom, pretože ich vytriedenie tiež stojí čas poradcu, za ktorý musíte v konečnom dôsledku zaplatiť.

2. Uložte triedením

Kľúčové slovo „botník hrôzy“: Každý, kto odovzdáva účtenky netriedené a neperforované svojmu daňovému poradcovi, musí vedieť, že platí čas, ktorý potrebuje na vyriešenie chaosu. Jednoduchým predtriedením podľa prichádzajúcich a odchádzajúcich faktúr (pozri bod 6) ušetríte profesionálnu prácu navyše - a sami sebe veľa nákladov.

3. Dbajte na úplnosť

Váš daňový poradca by tiež chcel viesť vaše účtovníctvo naraz - je preto vhodné zabezpečiť, aby boli doklady úplné hneď od začiatku. Chýbajúce alebo škvrnité dokumenty stoja profesionálny čas a nervy, čo sa odzrkadlí na vašom účte.