Žiadny spam Ako písať e-maily, na ktoré ľudia budú radi odpovedať
Štúdia poskytovateľa e-mailových služieb Boomerang ukazuje, na ktoré typy e-mailov sa odpovedá a ktoré nie.
Foto: TZIDO SUN - shutterstock.com
Pri mnohých obchodných e-mailoch je rozhodujúci iba jeden výsledok: odpovedať osoba, ktorej píšete. Podľa štúdie poskytovateľa e-mailových služieb Boomerang môžete zvýšiť svoje šance, ak budete postupovať podľa týchto tipov. Na rozdiel od nespočetného množstva e-mailovej etikety Boomerang neprišiel iba s touto radou: S nonšalanciou typickou pre americké spoločnosti poskytovateľ e-mailových služieb vyhodnotil 40 miliónov e-mailov od svojich zákazníkov. Softvér na analýzu textu skontroloval, na ktoré typy správ sa odpovedalo a ktoré nie. Zákazníkmi spoločnosti Boomerang sú predovšetkým americké spoločnosti a živnostníci, ktorí využívajú túto službu na správu svojich e-mailov a na ich zasielanie s časovým riadením - takmer všetci súkromní používatelia.
Výsledky sú zaujímavé aj pre nemeckých používateľov, a preto sme sa na výsledky pozreli podrobnejšie.
1. Desaťročnému by malo byť porozumené textu
Ak chcete dostať odpoveď na váš e-mail, výsledky analýzy naznačujú, že text by mal byť ľahko pochopiteľný. Väčšinu reakcií dostali tí odosielatelia, ktorých text bol zrozumiteľný aj pre tretiaka - to znamená, že čítanie s porozumením pre osem až desaťročné deti nebolo ohromené. Naopak, e-mailové dotazy, ktorých slovná zásoba a zložitosť sú na univerzitnej úrovni, dostali o 36 percent menej odpovedí - je lepšie vyhnúť sa cudzím slovám ako „nonšalance“ (sic!) V e-mailoch a používať krátke vety a jednoduchý jazyk.
To však nemá nič spoločné s úrovňou vzdelania príjemcu: Ak nedokážete rýchlo identifikovať význam e-mailu, môžete byť rýchlo netrpezliví. Podľa spoločnosti Boomerang používatelia odstránia okolo 80 percent svojich e-mailov do troch sekúnd od ich otvorenia - e-mailu by preto malo byť lepšie porozumieť. Nemalo by to však byť také jednoduché, e-maily na predškolskej jazykovej úrovni tiež neboli dobre prijaté.
2. Medzi 50 až 125 slovami
Druhý zaujímavý výsledok sa týka dĺžky textu e-mailov - podľa Boomerang je perfektných 50 až 125 slov. Naopak e-maily s menej ako desiatimi slovami textu dostali obzvlášť málo odpovedí, ale 25 slov je stále príliš málo. Na vysvetlenie obáv to zjavne nestačí. Ak existuje viac ako 150 slov, počet odpovedí opäť mierne klesá. Na druhej strane mimoriadne dlhé e-maily vyvolávajú odmietnutie: s viac ako 2 000 slovami akceptovanie dokonca kleslo pod veľmi krátke správy. E-maily, ktoré pozostávajú iba z predmetu správy, nedostávajú takmer žiadnu odpoveď.
3. Nejaké emócie, ale nie príliš
Softvér na analýzu textu meria nielen stupeň náročnosti textu, ale Boomerang meria aj jeho emocionalitu. Tu sa tiež vyskytli rozdiely:
Aby bolo možné odpovedať, texty by mali mať zjavne určitú mieru emocionality - ale iba miernu. Väčšina odpovedí bola zaslaná na e-maily s mierne emotívnym podtónom, či už negatívnym alebo pozitívnym.
Podľa výsledkov napríklad úplne neutrálna požiadavka na kolegu „Ahoj už dlho nevidel. Poďme na kávu. “Nie dokonalé. O niečo viac emócií je lepších: „Ahoj, rád by som ťa opäť videl. Čo tak, ak sa stretneme na káve? “Nemali by ste to však preháňať, s príliš veľa emóciami nebudete úspešní ani vy. Podľa štúdie by bol nasledujúci dopyt rovnako úspešný ako úplne neutrálny dotaz: „Ahoj! Rád by som ťa opäť videl! Stretneme sa na káve? Bol by som naozaj šťastný! “
To samozrejme platí aj pre e-maily zo sťažností: na úplne neutrálnu požiadavku typu „Nie som spokojný s vašou službou“ odpovedajú pracovníci podpory len zriedka ako „Váš špinavý web je len hovno!“. Je dôležité, aby bol jazyk vhodný: hlavne pri komunikácii s kolegami a zákazníkmi je pri e-maile vhodnejšia opatrnosť ako pri komunikácii s priateľmi alebo na Facebooku.