Ako poskytnúť spätnú väzbu vašim zamestnancom

Spätná väzba, jeden z najdôležitejších procesov potrebných na udržanie rovnováhy organizácie, je najpriamejšou cestou na vyjadrenie odôvodneného názoru o kvalitách a chybách práce vykonávanej zamestnancom.

Na rozdiel od procesu hodnotenia sa spätná väzba poskytuje ako výsledok konkrétneho projektu alebo na krátku dobu činnosti. Aby ste sa uistili, že poskytujete konštruktívnu, vyváženú a efektívnu spätnú väzbu, použite tento článok ako príručku a dozviete sa viac čo je spätná väzba, viac sa dočítate tu .

Fáza I - analýza zamestnancov

Zatiaľ čo proces hodnotenia je kolektívny a časové intervaly, v ktorých sa vykonáva, sa oznamujú dlho vopred, spätná väzba sa objaví vždy, keď je potrebná rekalibrácia spôsobu práce. Aj keď často pochádza z HR oddelenia alebo manažmentu, môžu ju ponúknuť aj kolegovia. Ak chcete začať s metódami, pomocou ktorých môžete identifikovať skutočne cenných zamestnancov, môžete absolvovať aj kurzy pre inšpektora ľudských zdrojov .

Aby ste si boli istí, že nestrácate čas a energiu spätnou väzbou, ktorej výsledky nebudú viditeľné až do konca, musíte sa správať správne k zamestnancovi, na ktorého sa zameriavate. Iba po presnom určení, ako najlepšie pristupovať ku každému jednotlivcovi, môžete presne vedieť, ako zasiahnuť.

Krok 1. Akú má osobnosť

Bez ohľadu na plány a priority spoločnosti, ktorú riadite, k rastu dôjde, iba ak prispôsobíte svoj hlas podľa osobnosti každého zo zamestnancov. Ako by ste charakterizovali zamestnanca, ktorému budete dávať spätnú väzbu? Patrí medzi tých, ktorí vystúpili alebo už migrovali do tábora tých, ktorí zažiarili a ktorých činnosť to zradí naplno.?

Ak má zamestnanec tendenciu dominovať alebo ovplyvňovať kolegov, budete musieť pri poskytovaní spätnej väzby dbať na rovnováhu medzi pozitívnym hodnotením a tými, ktoré by mohli spochybniť jeho autoritu. Starší zamestnanci, ktorí sa dlhodobo vyznačujú stabilným správaním, budú na príliš tvrdú kritiku reagovať defenzívne a budú sa cítiť motivovaní, ak ich lojalitu oceníte bez skúposti.

Krok 2. Ako reagujete vo vzťahu so svojimi nadriadenými a kolegami

Vzhľadom na to, že ste dorazili, pripravujete sa na okamih spätnej väzby, už viete nielen meno alebo pozíciu zamestnanca, ale aj niektoré zvláštnosti súvisiace s jeho správaním. Je preto celkom ľahké získať predstavu o tom, ako bude prebiehať diskusia s vyrovnaným človekom, s impulzívnym alebo s iným, ktorého emócie sa často prejavujú.

Neradi by ste začali rozhovor príliš slávnostným tónom a postavili pred účastníka rozhovoru múr. Rušná atmosféra môže viesť k nespokojnosti alebo k frustrácii na oboch stranách. Príliš uvoľnená atmosféra môže vašu správu zriediť. Prispôsobením svojho prejavu a spôsobu, akým budete na tapetu vkladať témy spätnej väzby, k temperamentu každého zamestnanca, budete od začiatku mať šancu na dosiahnutie požadovaného výsledku.

Krok 3. Zistite, ako ste vnímaví k zmene

Je už pravdou tvrdiť, že ľudia sa navzájom líšia, ale možno to je kľúč k úspechu skutočne funkčnej organizácie: v porozumení osobitostí a v spôsobe riešenia každého z nich. Zamestnanec, ktorého ste práve pozvali na diskusiu, aby mu poskytol spätnú väzbu, má svoj vlastný horizont očakávaní, pokiaľ ide o vývoj, ktorý ho v spoločnosti čaká, a svoj zvláštny spôsob pochopenia všetkého, čo sa okolo neho deje.

Ak správa, ktorú chcete povedať, súvisí predovšetkým s zefektívnením činnosti, musí zodpovedať skúsenostiam, ktoré ste so zamestnancom doteraz mali. Tu je niekoľko otázok, ktoré si musíte položiť pred stretnutím so svojím zamestnancom:

Koľko mobility ukazuje v procesoch, do ktorých je zapojený?
Ako rýchlo asimiluje nové pracovné metódy?
Ako sa prispôsobuje moderným technologickým prostriedkom?
Prispieva k rekonfigurácii tímov, v ktorých pôsobí?

Krok 4. Ako reagovať na výzvy

Dokončenie projektu nezriedka vyžaduje viac ako len znalosť povinností uvedených v popise práce. Najvyššie obdobia, kedy môžu klienti a obchodní partneri komplikovať postupy, budú vyžadovať od vášho zamestnanca ďalšie zdroje.

Odolnosť proti stresu, schopnosť nájsť nové riešenia v rekordnom čase alebo odvaha robiť odvážne rozhodnutia v zložitých dobách robia rozdiel medzi jednoduchým zamestnancom a skutočným ľudským zdrojom. Implementácia nových spôsobov práce alebo integrácia do väčšieho oddelenia, ktoré si budú vyžadovať maximálnu schopnosť pracovať v tíme, sú ďalšími výzvami, ktoré odhalia zaslúžilých zamestnancov. Ak sa jeden zo zamestnancov nedokáže prispôsobiť požiadavkám, môžete k problému pristúpiť radikálnym spôsobom pomocou profesionálnych služieb náboru zamestnancov. .

Fáza II - ako poskytnúť skutočnú spätnú väzbu

Viac ako kedykoľvek predtým sme čoraz viac závislí od komunikačných a emocionálnych väzieb medzi kolegami. Podľa harvardskej štúdie dnes trávime o 50% viac času spoluprácou, či už stretnutiami, školeniami alebo týždennými vzdelávacími stretnutiami.

Ak teda chcete, aby sa úspech spoločnosti stal skutočnosťou, budete musieť investovať solídne zdroje času a energie, aby ste pravidelne prenášali pulz tímu na trávnik. Dobre zdôvodnená spätná väzba môže podporiť profesionálny vývoj vášho zamestnanca, zatiaľ čo nedostatočne rozvinutý prehĺbi jeho dilemy a prinesie stav vyčerpania.

Krok 1. Tvárou v tvár alebo písaním?

Pri príprave spätnej väzby, ktorú chcete dať svojmu zamestnancovi, musíte brať do úvahy typ vzťahu, ktorý s ním chcete budovať, aj mieru, do akej chcete medzi sebou nadviazať dialóg. Ak sa spoliehate na to, že zamestnanec dostane otvorenú kritiku aj ocenenie, môžete si ľahko rezervovať zasadaciu miestnosť. Ak si myslíte, že váš partner by bol plachý alebo by po spätnej väzbe potreboval príliš veľa odvahy, môžete prejsť na možnosť poslať mu podrobný e-mail so všetkým, čo by ste chceli komunikovať.

Začnite správu priateľskou poznámkou a potom uveďte dôležitosť príspevku vášho zamestnanca do spoločnosti. Najskôr poskytnite pozitívnu spätnú väzbu a potom diskusiu taktne zamerajte na negatívne, ale z podnetov urobte radu. Negatívnu spätnú väzbu podrobne vysvetlite a objasnite každú problematiku osobitne, v prípade potreby aj s príkladmi. Ponúka riešenia a spôsoby, ako sa dajú veci vylepšiť, a konkrétne, aké dôsledky môže mať pasivita zamestnanca. Na záver ukážte svoju ochotu vysvetliť akékoľvek otázky v diskusii tvárou v tvár.

Krok 2. Vyberte správny čas

Aj keď e-maily lietajú a pracovné záťaže sa hromadia z hodiny na hodinu, niektoré dni v kancelárii môžu byť rušnejšie a iné bohatšie vo chvíľach oddychu. Pred nastavením schôdzky je užitočné skontrolovať dostupnosť zamestnanca. Existuje riziko jej vytiahnutia z polovice riešenia zložitej servisnej úlohy, ktorá si bude vyžadovať všetok čas potrebný na pracovný deň. Diskusia, ktorá sa uskutočnila v prvej časti dňa, s čerstvými silami, bude prijatá s väčšou vnímavosťou.

V neposlednom rade je dôležité, aby ste boli pripravení poskytnúť spätnú väzbu. 44% manažérov, ktorí sa zúčastnili harvardskej štúdie, uznalo, že moment spätnej väzby im spôsobuje stres. Možno vám rušné ráno alebo búrlivý rozhovor v telefóne znepríjemňovali ráno. Nahromadené napätie z dôvodov, ktoré poznáte iba vy, by vás mohlo odchýliť od zásad uvoľnenej diskusie. Namiesto toho, aby ste sa ponáhľali do začatia diskusie, radšej počkajte niekoľko hodín alebo dokonca niekoľko dní.

Krok 3. Ako „zabaliť“ spätnú väzbu

Väčšina zamestnancov vykazuje prirodzenú tendenciu priaznivo reagovať na spätnú väzbu poskytovanú čo najpozitívnejším spôsobom. Cítia teda, že sa vyvíjajú profesionálne a že zo dňa na deň zhromažďujú nové vedomosti alebo čoraz efektívnejšie spôsoby práce. Namiesto takzvanej konštruktívnej kritiky sa rozhodnite chváliť, ale tiež z konštruktívnych dôvodov a iba v priamej súvislosti s určitým úspechom zamestnanca.

Nepovažujte tento prístup za menej dôstojný, ako by ste mohli očakávať od svojich zamestnancov. Aj keď sa niektorí manažéri domnievajú, že pochvala podriadených zahŕňa aj riziko vytvorenia prílišného odstupu, Gallupova štúdia je v rozpore s týmto názorom. 67% zamestnancov, ktorí sa zúčastnili, prejavilo väčšiu oddanosť organizácii, v ktorej pracujú, v dôsledku otvorene ocenených prejavov manažéra.

Kim Scott, jeden z bývalých generálnych riaditeľov spoločnosti Google a autor knihy Radical Candor: Buďte štvancom bez straty ľudskosti, je presvedčený, že kritika zamestnancov nie je súčasťou práce manažéra, ale povinnosťou. Tajomstvo však spočíva v zameraní na profesionálne správanie a nie na osobu samotnú. Táto rada sa môže javiť ako paradoxná pre myšlienku konštruktívnej chvály. Kombinácia pevnosti a relaxácie vás však môže zvýšiť dôveryhodnosť pred zamestnancom, ktorý sa zdráha poskytnúť vám spätnú väzbu.

Je dôležité viesť nepríjemný rozhovor počas prvých 24 hodín po udalostiach, ktoré to spôsobujú. V opačnom prípade sa dôležité podrobnosti realistickej spätnej väzby stratia a príjemca spätnej väzby bude môcť selektívne používať svoju vlastnú verziu udalostí. Podľa názoru Ben Horowitza, slávneho podnikateľa a autora, je absolútne nevhodné dodávať sendvič vyrobený z negatívnej spätnej väzby, umiestnený medzi dvoma „plátkami“ pozitívneho ocenenia. Okrem toho sa vyhýbajte poskytovaniu spätnej väzby zamestnancovi pred kolegami, najmä ak sa diskusia bude vyznačovať hlavne kritikou jeho činnosti.

Používa konkrétne odkazy na úspechy a neúspechy zamestnanca na základe konkrétnych súradníc v priebehu času. Poskytnete tak informované, relevantné a užitočné stanovisko v budúcnosti. Spýtajte sa svojho partnera, či je všetko jasné, a požiadajte ho, aby na konci urobil zhrnutie diskusie a skontroloval, či venoval dostatočnú pozornosť vašim nápadom.

Ak mu chcete dať najavo, že dôverujete jeho budúcim činom, vyzvite ho, aby slobodne vyjadril svoj názor, ak vidí iné spôsoby práce. V neposlednom rade poďakujte zamestnancovi za venovaný čas a ubezpečte ho, že sa na vás môže obrátiť v prípade, že bude mať pochybnosti.

Fáza III - spätná väzba

Aby stretnutie v budúcnosti prinieslo ovocie, bolo by lepšie nespoliehať sa na jednoduché poskytnutie spätnej väzby. Kontrola toho, ako zamestnanec pochopil vaše nápady, zvyšuje pravdepodobnosť, že sa uplatnia rýchlejšie.

Krok 1. Čo zamestnanec pochopil zo spätnej väzby

Hneď ako budete so zamestnancom diskutovať, informácie a reakcie oboch pracovníkov sú stále čerstvé, požiadajte ho, aby vám povedal, ako všetko dostal. Či už reakcia zamestnanca príde prostredníctvom e-mailu alebo jednoducho v následnej diskusii, je dôležité zistiť, čo si o konverzácii myslel a aké má plány na zlepšenie svojho podnikania. Aj pri tejto príležitosti môžete prejaviť ochotu pomôcť zamestnancovi dosiahnuť jeho ciele alebo určiť najvhodnejšiu pomoc medzi jeho kolegami.

Krok 2. Skontrolujte, ako sa implementujú vaše návrhy

Vychádzajúc z predpokladu, že vzťah medzi vami a vašim zamestnancom sa vyznačuje vzájomnou dôverou, ihneď po spätnej väzbe môžete prejsť k najrealistickejšiemu hodnoteniu činnosti zamestnanca. Zoznam cieľov a očakávaní, s ktorými sa dohodol, musí byť pravidelne konfrontovaný so spôsobom práce a so správami pochádzajúcimi od hierarchických nadriadených zamestnanca.

Pre realistickejší obraz môžete použiť 360-stupňový alebo viaczdrojový proces hodnotenia, jeden z najrozšírenejších a najkomplexnejších spôsobov, ako môže zamestnávateľ získať spätnú väzbu o zamestnancovi. To môžu na žiadosť vedenia urobiť vy, kolegovia alebo klienti, a dokonca aj zamestnanec. Táto metóda charakterizovaná anonymitou je dosť kontroverzná, ale napriek niektorým názorom ju nemožno považovať za špionáž.

Krok 3. Pripravte sa na ďalšiu spätnú väzbu

Spätná väzba, ktorá je formulovaná správnym a profesionálnym spôsobom, možno považovať za úspešnú, keď dosiahne svoj cieľ.

Ak to vedie k zlepšeniu alebo zmene správania zamestnancov, ako aj k zvýšeniu efektívnosti a zlepšeniu komunikácie, môžete si byť istí, že ste postupovali správnym spôsobom. Sleduje vývoj zamestnanca a vytvára nasledujúcu spätnú väzbu buď k pevnému dátumu, alebo po splnení alebo neúspechu niektorých výkonnostných indexov stanovených spolu so zamestnancom.

Poskytnutie vyváženej spätnej väzby sa môže ukázať ako dôležitá výzva aj pre manažérov, ktorí majú za sebou dlhoročné skúsenosti. Ľudská povaha má tendenciu ovplyvňovať objektivitu správy a nedostatok času pri príprave prejavu vôbec nepomáha. Akokoľvek je tento prístup vážny, zmeny v činnosti vašich zamestnancov na seba nenechajú dlho čakať.

Držte krok s najnovšími informáciami v odbore Business a HR!

Ak ste podnikateľom, manažérom alebo personalistom, nemali by vám chýbať najužitočnejšie informácie pre rast produktívneho a spokojného tímu.!