Metóda „5 Prečo“ Lean Blog Romania

Zdá sa, že je to najjednoduchšia možná metóda analýzy - ako naznačuje jej názov, metódou je položiť otázku päťkrát za sebou “Prečo?”, S cieľom dosiahnuť zásadnú príčinu situácie, ktorá sa nás v určitom okamihu týka.

Táto metóda nás môže okamžite prinútiť myslieť na skúsenosť z nášho detstva alebo zo života našich detí - v tom veku detí, v ktorom sa neustále bombardujú otázky, ktoré začínajú slovami „Prečo?“. Mal som také skúsenosti so synovcom. V tom čase som bol študentom a matka dieťaťa ma poslala s ním na prechádzku. V okne hračkárstva objavil auto, na ktorom bola satelitná anténa. A tak sa začal dialóg, ktorý som neviedol dostatočne dobre, takže koniec nebol presne taký, aký som chcel. Bolo to asi takto:

On: „Prečo auto potrebuje anténu?“
Ja: „Na príjem informácií zo satelitu.“
On: „Prečo prichádzajú satelitné informácie?“
Ja: "Pretože satelit sleduje to, čo sa deje na Zemi, aby mohol prenášať získané údaje."
On: „Prečo potrebujeme vedieť, čo sa deje na Zemi?“
Ja: „Pretože niektorým nežiaducim udalostiam sa treba vyhnúť.“
On: „Prečo sú nežiaduce?“
Ja:

A tak to bolo dostať sa k rozhovoru s 5-ročným dieťaťom o zložitých konšpiračných teóriách alebo k vysvetleniu niektorých globálnych bezpečnostných stratégií, ktoré nie sú práve predmetom mojich obáv v živote.!

„Dieťa môže klásť otázky, na ktoré múdry muž nevie odpovedať.“ (Anonymný)

Metódu „5 Prečo?“ Prvýkrát použil Sakichi Toyoda (jeden zo zakladateľov spoločnosti Toyota) okolo roku 1930, potom ju vyvinul Taiichi Ohno a do TPS bola zahrnutá v 70. rokoch. túžba porozumieť situácii čo najobjektívnejšie a najrýchlejšie, hľadať vysvetlenia od tých, ktorí sa priamo podieľajú na činnostiach, ktoré k situácii viedli, opakovane používať otázku “Prečo sa niečo (alebo nie) deje?„alebo“Prečo sa pozorovaný príznak vyskytol?„.

Pretože vysvetlenia sú na začiatku väčšinou povrchné (týkajú sa pozorovaných symptómov/účinkov, nie príčin súčasnej situácie), otázka „Prečo?“ Sa opakuje niekoľkokrát s cieľom podrobnejšie vysvetliť pôvodne prijaté vysvetlenie. Považuje sa za uspokojivé číslo 5, ktoré je postačujúce na prechod od symptómu k príčine vo väčšine situácií, ale nie je povinné, aby zakaždým zabral (iba) 5 otázok „Prečo?“. Niekedy sa otázky môžu končiť pri treťom „Prečo?“, Inokedy môžu dosiahnuť 7 opakovaní. Séria otázok sa zvyčajne zastaví, keď sa dosiahne odpoveď, ktorá vedie priamo k možnému a vhodnému riešeniu na odstránenie základnej príčiny.

Výzvou pre tých, ktorí používajú túto metódu, je vedieť, ako viesť reláciu otázok a odpovedí, pretože tajomstvo úspechu opakujúcich sa otázok „Prečo?“ spočíva v úspechu pri prechode z povrchnejšej úrovne na hlbšiu. V podstate po každom opakovaní otázky „Prečo?“ musí sa získať logická odpoveď, ktorá nadväzuje na predchádzajúcu, podrobnejšia a čoraz konkrétnejšia, ktorá nám umožní nájsť podstatnú príčinu, ktorá určila problém, ktorý si v danom okamihu vyžaduje našu pozornosť.

„Akákoľvek odpoveď sa týka otázky, otázky vyvolanej odpoveďou.“ (Constantin Noica)

Princíp použitý v metóde „5 Why?“ Je podobný princípu lievika, ako je znázornené na obrázku nižšie:

Z vyššie uvedeného obrázku je zrejmé, že metóda „5 Why“ sa uplatňuje iteratívne pre každý z pozorovaných účinkov a pre každú potenciálnu príčinu identifikovanú v diagrame príčina - následok.

Tu je zjednodušený príklad použitia metódy „5 Prečo?“. (Stalo sa mi to doma a diskutovalo sa medzi mnou a remeselníkom, ktorý volal po oprave):

Pozorovaná situácia: Práčka sa zastavila uprostred pracieho cyklu.

Prečo auto zastavilo? Pretože už nečerpá vodu.
Prečo už nečerpá vodu? Pretože vodné čerpadlo už nefunguje.
Prečo vodné čerpadlo už nefunguje? Pretože čerpadlo uviazlo.
Prečo je vodné čerpadlo zablokované? Pretože som nečistil filter v intervale uvedenom v technickej knihe.
Prečo som nevyčistil filter v intervale uvedenom v technickej knihe? Pretože som nevenoval pozornosť odporúčaniam na údržbu.

Riešenie na odstránenie problému: Prečítajte si technickú knihu a postupujte podľa odporúčaní výrobcu týkajúcich sa údržby!

Vyššie uvedený príklad sa môže javiť ako príliš zjednodušujúci, ale aspoň zdôrazňuje logický smer, ktorým sa nasledujú položené otázky, pri hľadaní najpravdepodobnejšej príčiny a potrebných nápravných a preventívnych opatrení. Ak sa nedosiahne hlavná príčina, problém sa nedá dlhodobo vyriešiť (nie je možné stanoviť nápravné alebo preventívne opatrenia). Napríklad, ak by sa muž zastavil na 3. „Prečo?“, Nájdeným riešením by bola pravidelná oprava alebo výmena vodného čerpadla - pri každom zistení poruchy (nevyhnutná krátkodobá oprava, čo by mu prinieslo vyšší objem činnosti a vyšší príjem), čím sa zaobchádza iba s následkom, nie so skutočnou príčinou (nedostatok údržbárskych zásahov pre správnu činnosť čerpadla, aby sa neopakoval výskyt poruchy).

„Otázky múdreho človeka sú polovičnou odpoveďou.“ (Solomon Ibn Gabirol)

Aj keď ide o intuitívnu, jednoduchú a na prvý pohľad detinskú metódu - na prvý pohľad musí byť jej aplikácia v súlade s mnohými krokov, špecifické pre každú metodiku riešenia problémov:

Zostavenie pracovného tímu

Na Toyote sa objavilo „5 Prečo?“ je založený na zásade, že najlepšie riešenia možno nájsť iba tak, že sa do procesu riešenia problému zapoja tí, ktorí priamo čelia viditeľným účinkom a príznakom nepriaznivej situácie. Za riešenie všetkých problémov však nemôžu niesť výhradnú zodpovednosť prevádzkovatelia, rovnako ako nemožno považovať za to, že by kancelárski špecialisti mali všetky údaje potrebné na nájdenie najlepšieho riešenia. Všetky empirické nástroje obvyklé na riešenie problémov teda obvykle vychádzajú z úsilia tímu zloženého z členov, ktorí poznajú skutočnú pracovnú situáciu a budú pracovať na nájdenom riešení, ale aj ľudí, ktorí vedia tieto nástroje aplikovať na zlepšenie. a mať zručnosti na uľahčenie tímovej práce.

Definovanie problému

Nebudem sa tu podrobne zaoberať tým, ako identifikovať problémy, ako určiť priority, ako si zvoliť problém, ktorý treba preštudovať, ako zhromaždiť údaje potrebné na jeho definovanie - prípadne môžete použiť otázku na objasnenie definujúcich aspektov problému, ktorý sa má vyriešiť. Dôležité je, že táto etapa definovania problému končí krátkym konkrétnym vyhlásením, ktoré jasne stanoví hranice a je pre členov pracovného tímu dostatočne sugestívne a prijateľné.

Spravidla sa používa vo forme, ale rovnako užitočné je použiť tabuľu, na ktorej sa objaví problém a nájdené odpovede na nasledujúce otázky „Prečo?“.

Tu je príklad formulár na uplatnenie metódy „5 Prečo?“:

„Pokrok sa dosahuje v dôsledku odpovedí na otázky. Zistenia sa vyskytujú spochybňovaním odpovedí. ““ (Bernhard Haisch)

3. Správa správy „5 Prečo?“

V praxi otázka, ktorá sa kladie, nie je len „Prečo?“, Ale je to personalizovaná otázka, ktorá vychádza z pôvodne pozorovaného príznaku. Napríklad, ak nás znepokojuje problém v tom, že určitá kategória zamestnancov mešká do práce každý pondelok, potom prvá otázka znie: „Prečo je väčšina zamestnancov v pondelok neskoro ráno?“.

Facilitátor tímu by sa nemal uspokojiť s prvou odpoveďou navrhnutou členmi tímu, ale mal by viesť diskusie inteligentne, aby si udržal prvú odpoveď, ktorá je s najväčšou pravdepodobnosťou založená na poznaní skutočnej situácie, nie nevyhnutne na predpokladoch alebo predpojatých nápadoch. účastník.

„Pozorujte, čo sa deje vo výrobnej dielni, bez predpojatých nápadov a s otvorenou mysľou. Opýtajte sa „Prečo?“ Päťkrát na čokoľvek. “ (Taiichi Ohno)

Je však dobré stručne poznamenať všetky hodnoverné dôvody, ak jednoznačne neexistuje jediný platný, aby ste sa k nim v prípade potreby mohli vrátiť. S cieľom pokračovať v slede ďalších otázok „Prečo?“ Je zvolená najpravdepodobnejšia odpoveď a v súlade s tým je prispôsobená aj nasledujúca otázka.

Keď sa vrátim k predchádzajúcemu príkladu, ak k otázke „Prečo je väčšina zamestnancov neskoro v pondelok ráno?“ účastníci začnú vyjadrovať svoj názor bez toho, aby skutočne vedeli, čo by oneskorenci odpovedali na túto otázku, potom je užitočné pred aplikáciou tejto metódy im položiť otázku. Ak je potom odpoveď: „Pretože nepočuli hodiny, keď zazvonili.“, Potom by mala nasledovať ďalšia otázka: „Prečo nepočuli hodiny, keď zazvonili?“ a tak ďalej, až kým neprídeme k odpovedi, ktorá sa javí ako pravá príčina oneskorení pravidelne, pre ktoré je možné uplatniť príslušné nápravné opatrenia.

Hlavným problémom v tejto fáze je rozhodnutie, kedy prestať trvať na otázkach „Prečo?“. Cieľom nie je držať sa počtu piatich otázok (niekedy potrebujeme viac, niekedy menej otázok). Pred výberom životaschopného riešenia je však dôležité mať všetky potrebné odpovede, ale tiež nerozdeľovať priadzu príliš na štyri, aby sa nedosiahli opatrenia, ktoré v analyzovanom kontexte nemôžu byť účinné.

Napríklad ak 5. „Prečo?“ niekto prichádza s odpoveďou „Pretože toto je mentalita rumunských pracovníkov.“ a nikto nemá inú predstavu, potom je to znamenie, že sme prekročili optimálny počet otázok „Prečo?“ (pretože pre manažéra neexistuje životaschopné riešenie, ako včas zmeniť mentalitu Rumunov). V tejto situácii sa zvyčajne vrátime k predchádzajúcej odpovedi a hľadáme na tejto úrovni schodné riešenie, a ak neexistuje, hľadáme inú vierohodnejšiu odpoveď. Okrem toho je potrebné pripomenúť, že táto metóda sa nepoužíva na hľadanie vinníkov, ale na zisťovanie príčin, ktoré je potrebné eliminovať, aby sa zabránilo opakovaniu problému.

Nájdenie, uplatnenie a sledovanie účinnosti vhodného riešenia na odstránenie základnej príčiny identifikovanej v predchádzajúcom kroku

„5 Prečo?“ je to praktická metóda používaná na riešenie problémov, nie metóda zhromažďovania vedomostí. Jeho skutočným účelom je preto odstránenie príčiny a zabránenie opakovaniu problému.

„Nie je jediný obrovský krok k tomu, aby sa niečo stalo. Je veľa malých krokov. “ (Peter A. Cohen)

Je toho dosť zvýhody „5 Prečo?“, ak vezmeme do úvahy, že dosiahol úctyhodný vek:

Je to praktický, rýchly a jednoduchý spôsob, ako preskúmať príčiny problému - nevyžaduje špeciálne pokročilé znalosti, nemá dlhé trvanie, nevyžaduje špeciálne softvérové aplikácie ani iné investície.
Pri správnom použití je ľahké sa dostať k hlavnej príčine a potom k nápravnému opatreniu aedcvata - čo je forma eliminácie rizika preskočenia priamo zo symptómu na riešenie.
Je doplnkom k iným vylepšovacím nástrojom - diagram príčin a následkov, metóda otázok, strom porúch atď.
Ako každá metóda špecifická pre systém Lean, aj „5 Prečo?“ sa objavili vo výrobe, ale v skutočnosti sa dajú použiť v ktorejkoľvek oblasti činnosti, s rovnakým úspechom.

Môže sa napríklad použiť na zistenie príčiny zníženia predaja - za predpokladu, že problém nedosahuje cieľ 5% predaja za predchádzajúci mesiac, môžeme si predstaviť nasledujúci dialóg:

Q1: Prečo tržby minulý mesiac klesli o 5%?
A1: Mal som menej kontaktov s potenciálnymi novými zákazníkmi.
Otázka 2: Prečo bolo nadviazaných menej kontaktov?
A2: Mal som menej času na kontaktovanie nových zákazníkov.
Otázka 3: Prečo už nebol k dispozícii čas na kontaktovanie nových zákazníkov?
A3: Pretože od zákazníkov bolo vyriešených niekoľko sťažností.
Otázka 4: Prečo bolo viac sťažností?
A4: Boli prekročené niektoré dodacie lehoty u objednávok naplánovaných na dodanie v prvý týždeň v mesiaci a niekoľko objednávok bolo potom odložených.
Otázka 5: Prečo boli termíny prekročené na začiatku mesiaca?
Odpoveď 5: Bol to týždeň 1. mája a deň voľna pred prvým víkendom a niektoré výrobné objednávky sa odložili a potom sa dodávky prekrývali a nastalo určité oneskorenie.

Riešenie? Revízia postupu stanovovania dodacích lehôt s ohľadom na štátne sviatky.

Alebo môžeme premýšľať o použití metódy „5 Prečo?“ súkromne. Ak vychádzame z predstavy, že jednou z hlavných príčin nášho neuspokojivého správania v určitých situáciách sú naše zvyky alebo predsudky, potom si poctivým uplatnením tejto metódy analýzy môžeme uvedomiť, čo nám bráni v prijateľných situáciách konať. . Tu je príklad takejto situácie: nemôžeme sa zdržať určitého správania, ktoré považujeme za škodlivé pre naše zdravie (napríklad keď držíme diétu, ale nevzdávame sa zmrzliny, alebo každé ráno vyhlásime, že prestaneme fajčiť, ale vyvolávajúc každodenný stres, na pravé poludnie pokračujeme v fajčení). Aplikácia otázky „5 Prečo?“ by zahŕňalo nasledujúcu analýzu:

Otázka 1: Prečo som konzumoval nelegálny produkt?
A1: Celé ráno som bol nervózny a vystresovaný a potreboval som pauzu a niečo dobré na zotavenie.
Otázka 2: Prečo som bol nervózny a vystresovaný?
A2: Mal som veľa práce a nemohol som sa sústrediť, pretože som vedel, že nemôžem dokončiť svoje úlohy včas.
Otázka 3: Prečo som sa nemohol sústrediť?
A3: Pretože pracovné úlohy patrili k tým, ktoré sa mi nepáčia a všetky sa zišli presne dnes.
Otázka 4: Prečo sa dnes všetci zhromaždili?
A4: Pretože som ich stále odkladal, pretože som sa na ne necítil, ale teraz prišiel termín a už som ich nemohol odkladať.

Riešenie? V závislosti od konkrétnej situácie buď zmena zamestnania, alebo delegovanie nepríjemných úloh (ak niekoho mám!), Alebo vytvorenie vhodnejšieho plánovania - aby sa zabránilo hromadeniu najnepríjemnejšieho soľného roztoku.

Je zrejmé, že prvé dve odpovede odkazujú na niektoré dôvody, ktoré sa vždy javia ako mimoriadne dôveryhodné, ale aby sme sa dostali hlbšie a dosiahli skutočné príčiny, potrebujeme viac otázok a odpovedí, ktoré sú najúprimnejšie a najpresnejšie. včas. (Viac informácií o účinkoch nájdete tu. Príčiny, základné príčiny, dôvody.)

„Jednou z odpovedí je vždy otec veľkej rodiny nových otázok.“ (John Steinbeck)

Avšak ako každú obojstrannú mincu, každý spôsob práce je možné vidieť z dvoch pohľadov, takže je zrejmé, že „5 Prečo?“ je metóda, ktorá má limity nielen výhody:

„Akokoľvek to môže znieť čudne, niektoré otázky neobsahujú odpovede, čo je veľmi ťažké sa naučiť.“ (Katherine Graham)

Na každé „Prečo?“ Môže byť niekoľko odpovedí.
Ďalšou nevýhodou je, že tí, ktorí používajú „5 Prečo?“ radšej sa zastaví na vlastnej úrovni pohodlia:
- Ak je riešenie zrejmé a okamžité, aj keď z dlhodobého hľadiska nie je jasné, či bude účinné
- Pri hľadaní vinníka, namiesto hľadania riešenia
- Obmedzenie na zistenie technickej chyby výrobku alebo zariadenia
- Outsourcing prípadu - dodávateľom, zákazníkom, tretím stranám atď.

"Autá sa nezničia; ľudia im spôsobujú zlyhanie. “ (Taiichi Ohno)

Nebezpečenstvo samozrejme existuje na druhej strane - mimoriadne analytickí a perfekcionistickí ľudia, ktorí sa po prijateľnom počte opakovaní zdráhajú prestať, sú ochotní odpovedať na 10, 11 alebo dokonca viac otázok typu „Prečo?“.

„Odborník nie je osoba, ktorá vám dá odpoveď, ale niekto, kto vám položí správnu otázku.“ (Eliyahu M. Goldratt)

Na zníženie nevýhod metódy „5 Prečo?“ Existuje niekoľko odporúčania na použitie:

„Kritické myslenie znamená klásť správne otázky; systémové myslenie znamená vidieť celkový obraz. Týmto spôsobom budete mať súbor zručností, ktoré presahujú akýkoľvek súbor špecifických technických zručností, ktoré môžu alebo nemusia morálne zastarať. “ (Michael Hammer)

Do záver, Pred prechodom na komplexné metódy analýzy, ak nám súčasná situácia nevyhovuje, môžeme použiť metódu „5 Prečo?“, Aby sme mali rýchly prístup k najpravdepodobnejšej príčine nežiaducich účinkov, ale spôsobom, ktorý umožňuje nám vyhnúť sa nebezpečenstvu viery, že vždy máme absolútnu pravdu. Trvalo udržateľné riešenie problému je teda možné len vtedy, ak sa dokážeme vyhnúť nástrahám uvažovania a chýb v úsudku, ktoré robíme pri identifikácii skutočných príčin, ktoré určujú pozorovateľné vedľajšie účinky.

„Hlavná príčina problému je kľúčom k trvalému riešeniu.“ (Taiichi Ohno)

Poznámka: Nezamieňajte túto metódu, ktorá je klasickou analytickou metódou, s metóda otázok, ktorá sa nemusí nevyhnutne usilovať o identifikáciu príčiny, ale o jasné vymedzenie problému, čo umožní následné pochopenie a analýzu možných príčin. Tu je príklad použitia metódy otázok v kombinácii s metódou „5 Prečo?“: