Pravidlá, formulácie a metódy poskytujú spätnú väzbu

Pojem „spätná väzba“ (alebo: „poskytnutie spätnej väzby“) označuje spätnú väzbu alebo hodnotenie inou osobou. Spätná väzba dopĺňa sebaponímanie alebo sebahodnotenie - pokiaľ je to možné - „objektívnym“ vonkajším hodnotením a vonkajším vnímaním. Tí, ktorí poskytnú spätnú väzbu, môžu druhému povedať, ako jeho správanie funguje alebo ako sa prijíma, ako hodnotí situáciu alebo výkonnosť alebo aký je potenciál zlepšenia. Pri správnom použití môže byť spätná väzba mimoriadne cenná. V skutočnosti je vo vašej práci nevyhnutné ďalej sa rozvíjať. Spätná väzba nie je vždy vítaná a vyžaduje jasné pravidlá ...

metódy

Čo je spätná väzba?

Nemusí to byť vždy príjemné, niekedy až trápne. Spätná väzba sa ale v zásade skladá z dvoch zložiek:

  • dať spätnú väzbu
  • Vezmite spätnú väzbu
      Spätná väzba je jedným zo základov bezkonfliktnej a konštruktívnej komunikácie. Slúžia na objasnenie nedorozumení, elimináciu slabých miest a formuláciu tvrdení a očakávaní.

    Stručne povedané: profesionálna spätná väzba vytvára príjemnú atmosféru, posilňuje vzájomné porozumenie, pomáha budovať dôveru a zlepšuje výsledok:

    Spätná väzba ako nástroj riadenia

    Ako nástroj personálneho riadenia a personálneho rozvoja sa využíva profesionálna spätná väzba na zlepšenie výkonu a motiváciu zamestnancov. Richard Conniff z Yale University napríklad ukázal, že konštruktívna spätná väzba môže zvýšiť motiváciu a výkon zamestnancov o 10 percent. Ak sa zhodnotia dobré výsledky a toto sa oznámi, motivácia sa dokonca zvýši o 17 percent.

    Pozitívna spätná väzba má na náladu a motiváciu zamestnancov lepší vplyv ako čisto peňažné stimuly, ako sú bonusy alebo zvýšenie platu.

    Predpokladom toho je však to, aby spätná väzba nebola poskytovaná spontánne alebo impulzívne, ale aby bola pripravená a vykonávaná profesionálne v dostatočnom rámci (z hľadiska priestoru a času). Napríklad vo forme takzvanej spätnej diskusie.

    Rozhodujúce sú však aj konkrétne ciele sledované spätnou väzbou. Možné sú nasledujúce ciele a funkcie spätnej väzby:

    Funkcie spätnej väzby

    • Určiť a posúdiť úroveň výkonnosti
    • Pomenujte a vyhodnotte dosiahnuté úspechy
    • Definujte nové ciele a formulujte budúce požiadavky
    • Analyzujte požadované zručnosti
    • Naplánujte si ďalší rozvoj zamestnanca
    • Vyriešte nedorozumenia alebo (osobné) konflikty
    • Dosiahnuť dohodu o ďalšej spolupráci
    • Zmena (nežiaduceho) správania
    • Zlepšiť alebo podporiť budúce rozhodnutia
    • Vytvorte väčšiu identifikáciu s prácou a pracovným prostredím

    Niet pochýb o tom, že takáto rozsiahla spätná väzba je obrovskou výzvou pre obe strany - pre poskytovateľa spätnej väzby aj pre príjemcu spätnej väzby.

    Profesionálna spätná väzba nie je koniec koncov len chvála, je to aj kritika a vždy zahŕňa citlivé oblasti, ako je osobný rozvoj, a zároveň zahŕňa pozitívne a negatívne správanie.

    Povedať to nie je jednoduchšie ako prijať takúto spätnú väzbu. O to dôležitejšie je, aby poskytovateľ spätnej väzby vytvoril pre toto neformálnu a pokojnú atmosféru a venoval pozornosť uskutočniteľnosti spätnej väzby.

    Tí, ktorí bezdôvodne premáhajú svojich kolegov, iba zvyšujú svoju frustráciu.

    Pravidlá spätnej väzby: 6 tipov

    Aby profesionálna spätná väzba fungovala, potrebujete jasné pravidlá spätnej väzby. Spätná väzba môže naplno rozvinúť svoj potenciál, iba ak je rada vítaná a poradca dbá na to (chce pre vás naozaj len to najlepšie). Za týmto účelom by obe strany mali dodržiavať týchto šesť základných pravidiel:

    1. Získajte prehľad

    Zvonku vyzerajú veci často oveľa jednoduchšie. Predtým, ako podľahnete pokušeniu potešiť ostatných svojou jasnosťou, je dôležité vec posúdiť skutočne kompetentne: Sú skutočne známe všetky premenné - aj čo sa týka situácie dotknutej osoby? Inými slovami, ostatným by ste mali dobre radiť, iba ak môžete.

    2. Počkajte na bod v čase

    Nikdy by ste nemali nikomu radiť nevyžiadané. Ochota poskytnúť spätnú väzbu tu musí byť. Inak nadobúda charakter pokynu. Dobrá rada je v najlepšom prípade ponuka, ktorú môže niekto rovnako ľahko odmietnuť bez toho, aby sa urazil. Spätná väzba je v najlepšom prípade odpoveďou na otázku. Spätná väzba by sa napriek tomu mala poskytnúť čo najskôr, inak sa vzťah k situácii bude stále zhoršovať.

    Formulácie spätnej väzby: V práci sú mysliteľné nasledujúce formulácie spätnej väzby:

    • „Mám dojem, že ...“
    • „Nedávno som si všimol ...“
    • „Aj keď si _________ veľmi vážim, tentokrát sa mi nepáčilo ...“
    • „Myslím si, že v porovnaní s ...“
    • „Prial by som si viac, aby ...“
    • „Myslím, že by bolo lepšie, keby si nabudúce ...“
    • „Bol by som rád, keby si v budúcnosti ...“

    3. Vytvorte rámec

    Pokiaľ je to možné, poskytujte spätnú väzbu iba súkromne, aby si druhý mohol zachrániť svoju tvár - najmä ak je spätná väzba kritická.

    4. Formulujte I-správy

    Konštruktívna kritika nie je nikdy vágna, je vždy konkrétna. Zovšeobecňovanie a všeobecné vyhlásenia nikomu nepomáhajú, nedajú sa z nich odvodiť nijaké zmysluplné kroky. Aby bola spätná väzba zrozumiteľná, mala by čo najkonkrétnejšie vysvetľovať, ako je možné ju vylepšiť. Vďaka tomu je poskytovateľ spätnej väzby zodpovedný aj za preukázanie toho, aké dobré sú jeho rady. Takáto spätná väzba je však o to lepšie akceptovaná, o koľko je subjektívnejšie formulovaná (technický žargón: správy I). Hovorte teda o svojich osobných pozorovaniach a dojmoch a povedzte, čo by ste robili VY - a nie to, čo robíte „vy“. Napríklad: „Pani Musterová, mala som dojem, že nie ste optimálne pripravení na svoju najnovšiu prezentáciu. Na otázky ste mohli odpovedať iba vyhýbavo. Čo to bolo? "

    Poskytnutie spätnej väzby: 3 kroky

    • Ukážte svoj uhol pohľadu
      V prvom rade ide o vaše osobné a individuálne vnímanie. Nehovorte za seba pravdu, ale hláste, čo vidíte, cítite a pozorujete.
    • Vysvetlite svoj uhol pohľadu
      V druhom kroku by ste mali vysvetliť, aké závery vyvodíte z vášho vnímania a aký vplyv na vás má. Jedna z možných formulácií je: „Pre mňa je to ako ...“
    • Uveďte svoje očakávania
      Na záver sformulujete odvolanie (nová nemčina: „Výzva na akciu“): Čo čakáte od druhej osoby? Čo by mal v budúcnosti robiť inak?

    5. Ukážte perspektívy

    Ale nezasahujte! Dobrý poradca nikdy nevytvára tlak, podporuje iba podozrenie. Rovnako tabu: Nútiť ostatných, aby sa ospravedlňovali. Ide o konštruktívne ukázanie ďalších nových, odlišných pohľadov; opísať situáciu objektívne neutrálne bez toho, aby ste druhého súdili alebo urážali. Aj keď musíte niektorých nútiť, aby boli šťastní - tu je to zakázané!

    6. Prijmite spätnú väzbu

    Múdry poskytovateľ spätnej väzby nikdy nebude formulovať svoje odporúčania absolútne, akoby išlo o konečnú múdrosť a nenapadnuteľné pravdy. Skôr by mal nechať toho druhého prehovoriť a signalizovať otvorenosť, nechať svoje otázky spochybniť sám a samozrejme prijať aj spätnú väzbu z jeho strany. Iba tak sa dá vytvoriť niečo ako dialóg na úrovni očí.

    Prijímanie spätnej väzby: 3 kroky

    • súhlasiť
      Prijmite navzájom pozorovania toho, kým ste: JEHO vnímanie vecí.
    • Dotazy
      Uistite sa, že máte správnu spätnú väzbu. Ak je niečo nejasné: opýtajte sa!
    • Zhrnúť
      Zvážte, čo dorazilo k vášmu náprotivku, a zhrňte zistenia a spätnú väzbu vlastnými slovami.

    4 chyby spätnej väzby

    Ťažko je niečo horšie ako nevyžiadaná rada. Iste, druhý to môže myslieť len dobre, chce pomôcť. Ak je ale spätná väzba nesprávne formulovaná a poskytnutá v nesprávnom čase, spätná väzba môže rýchlo pôsobiť ako paternalizmus, útok alebo poníženie. Zo spätnej väzby nezostáva nič viac ako kritika, dotieravosť a odsúdenie.

    Tiež preto, že za určitou spätnou väzbou stojí pokrytectvo alebo skutočná profilová neuróza: Títo poradcovia sa chcú prostredníctvom spätnej väzby zdokonaliť tým, že ostatným ukážu, že majú výhodu svojich vlastných vedomostí. zlé!

    Rozpoznajte otrávenú spätnú väzbu

    Nešťastie: otrávenú spätnú väzbu je ľahké spoznať. Napríklad o nasledujúcich indíciách:

    • Zlá spätná väzba je zraňujúca (formulovaná) a robí druhého malým.
    • Zlá spätná väzba útočí na druhého osobne.
    • Zlá spätná väzba namiesto súdenia odsudzuje.
    • Zlá spätná väzba prepukne - bez empatie pre daný okamih alebo aktuálnych pocitov.
    • Zlá spätná väzba sleduje vaše vlastné záujmy - nie to, čo ten druhý potrebuje.

    Pri poskytovaní spätnej väzby sa tiež pravidelne robia ďalšie chyby. Typické úskalia sú väčšinou v detailoch a už majú diskvalifikovaných poradcov.

    Najhoršie chyby spätnej väzby

    Pretože by ste mali vždy postupovať podľa vlastných rád, nasledujúce štyri chyby spätnej väzby (majú tendenciu) sú formulované pozitívne:

    Reakcie spätnej väzby: Model SARA

    Kdekoľvek existuje kritika a negatívna spätná väzba, reakcie zamestnancov siahajú od prijatia a prijatia až po odmietnutie a hnev. Pomerne veľa vedúcich pracovníkov zažije skutočnú jazdu emócií na horskej dráhe, ktorá je typická aj pre životné krízy. Najmä ak je spätná väzba spojená s vážnymi následkami alebo zmenami pre zamestnanca.

    Vo vede sa toto spektrum odozvy označuje aj ako model SARA. Za týmto je skratka zložená zo štyroch fáz - Šok, Hnev, Odpor a Prijatie. Manažéri, ktorí poskytujú zamestnancom spätnú väzbu napríklad na základe 360-stupňovej spätnej väzby, by mali byť pripravení a pripravení na:

    Fáza 1: Šok

    Každý, kto dostane negatívnu spätnú väzbu, reaguje najskôr najskôr šokovane: „To nemôže byť! Určite sa stala chyba ... „Dôvodom je náhly zlom medzi ja a vonkajším vnímaním. Najskôr to musí dotknutá osoba spracovať.

    Fáza 2: Hnev (hnev)

    V druhej fáze väčšina reaguje akousi obranou dopredu: pretože čo nemôže byť, čo nemôže byť, vina musí byť na iných. Namiesto čestného vypytovania sa a zamyslenia sa nad sebou (čo je nepríjemnejšie) sa zodpovednosť deleguje: na mizerné okolnosti, odporných kolegov, závistlivých ľudí, hlúpe prieskumy.

    Fáza 3: Odpor

    Pretože spätná väzba je spojená s (niekedy bolestivými, niekedy časovo náročnými) zmenami, odpor rastie vo fáze 3: „To som len ja ... To je príliš veľa, nikto to odo mňa nemôže chcieť!“ vždy nájsť nové dôvody a argumenty. Toto je najťažšia fáza pre manažérov.

    Fáza 4: Prijatie

    V určitom okamihu - dúfajme - bude nasledovať posledná fáza emotívnej jazdy na horskej dráhe: Dotknutý zamestnanec prijíma spätnú väzbu a tiež jeho podiel na situácii. Teraz je jasná cesta k zmenám a konštruktívnemu vývoju. Ale iba vo fáze štyri.

    Všetky tieto reakcie sa môžu vyskytnúť aj s časovým oneskorením a iba pár dní po rozhovore. Pri samotnom hodnotiacom pohovore zostávajú kolegovia spočiatku navonok pokojní. Možno sa nechcete obnažiť a najskôr stráviť.

    Mali by ste preto pozorne sledovať svojich zamestnancov a v prípade potreby absolvovať druhý pohovor.

    Mimochodom, psychológ Art Markmann sa obzvlášť intenzívne zaoberal otázkou, prečo spätná väzba zlyháva a rady nie sú akceptované. Problém vidí v rôznych úrovniach abstrakcie medzi poskytovateľom spätnej väzby a jej príjemcom.

    Presné vysvetlenie sme pre vás zhrnuli do PDF, ktoré si môžete zadarmo stiahnuť TU.

    Požiadajte o spätnú väzbu

    Ruku na srdce: Kedy ste naposledy požiadali kolegov alebo svojho nadriadeného o spätnú väzbu? Je to už nejaký čas? Potom sa cítite ako mnoho ďalších zamestnancov. Väčšina z nich si dobre uvedomuje dôležitosť spätnej väzby:

    Žiadny cielený vývoj bez spätnej väzby.

    Problém: Spätná väzba sa často rovná kritike.

    Kritika môže byť súčasťou diskusie o spätnej väzbe. Ale iba jeden z mnohých. Súčasťou sú aj chvály, hodnotenia, tipy a návrhy na zlepšenie.

    Presne z tohto dôvodu je spätná väzba taká dôležitá: Bez reflexie ostatných pracujeme len pred sebou a rozvíjame sa ďalej. Ešte horšie: možno úplne nesprávnym smerom.

    Ak požadujete spätnú väzbu, nepýtajte sa všetkých. KTO sa pýtate, je takmer dôležitejšie ako AKO ...

    Kritériá výberu poradcov

    Starostlivo si vyberte, kto by vám mal poskytnúť spätnú väzbu. Nasledujúce kritériá sú užitočné:

    • kompetencie
      Osoba by mala byť dostatočne technicky spôsobilá na to, aby mohla posúdiť vašu prácu a tiež vám poskytnúť kvalifikovanú spätnú väzbu.
    • čestnosť
      Musíte sa vedieť spoľahnúť na úprimnú spätnú väzbu. Inak je to celé zbytočné.
    • neutralita
      Poskytovateľ spätnej väzby nemusí so spätnou väzbou sledovať žiadne svoje vlastné ciele. Inak spätná väzba mutuje do manipulácie.

    Teraz AKO: Môžete viac či menej každý deň požiadať o spätnú väzbu od svojich kolegov. S vašim nadriadeným to môže byť zložitejšie - v závislosti od štruktúry spoločnosti a tímu.

    Tu by ste mali použiť hodnotenie zamestnancov alebo ročné hodnotenie a získať konkrétnu spätnú väzbu od svojho nadriadeného.

    Pomôže vám, ak pri prijímaní spätnej väzby budete postupovať podľa týchto pravidiel:

    • čas
      Mali by ste si nájsť čas a získať kvalitnú spätnú väzbu. To nejde ani medzi dvere a pánt.
    • Počúvať
      Nechajte poskytovateľa spätnej väzby úplne rozprávať a pozorne ho počúvajte. Aj keď sa to stane nepríjemným. To je nielen zdvorilé, ale aj inteligentné. To je jediný spôsob, ako využiť potenciál spätnej väzby.
    • Vďaka
      Ďakujeme vám na konci spätnej väzby. Vždy. To ukazuje, že si ceníte čas a myšlienky svojho partnera. Mimochodom, v budúcnosti zvyšujete šancu na získanie spätnej väzby.
    • analýza
      Po spätnej väzbe by ste mali pokojne prejsť a analyzovať uvedené body. Skontrolujte, ktoré návrhy môžete a chcete implementovať a ktoré pre vás hrajú podradnú úlohu.
    • spätná väzba
      Na oplátku dajte svojmu poradcovi neskôr spätnú väzbu o zmenách a implementácii jeho odporúčaní. Urobíte to aj tak so svojím nadriadeným. Nemali by ste však zabúdať ani na svojich kolegov. To ukazuje, že spätnú väzbu beriete vážne.

    Poskytovanie a prijímanie spätnej väzby je trvalý proces, nie jednorazový proces!

    Ak požiadate o spätnú väzbu, budete kreatívnejší

    Nie tí, ktorí pomáhajú iným - tí, ktorí žiadajú ostatných o spätnú väzbu, sa stávajú kreatívnejšími. Vyplýva to z výskumného dua Jennifer Mueller a Dishan Kamdar z University of Pennsylvania, respektíve z Indian School of Business. Dôvod: Tí, ktorí hľadali radu, dostávali nové a lepšie informácie - a preto častejšie našli kreatívnejšie riešenie. Tí, ktorí hľadajú radu, pripustili, že by to nedokázali sami - a preto boli otvorenejší novým, odlišným perspektívam.