Prečo je popis práce dôležitý a ako by mal vyzerať! Sme HR
Či už pracujete v HR alebo chcete rozvíjať kariéru v oblasti ľudských zdrojov, informácie o popise práce vám budú užitočné. Tento článok môžete použiť kedykoľvek, keď si chcete vytvoriť novú pozíciu vo svojej spoločnosti. A pretože vieme, koľko času investujete do hľadania správnych kandidátov a ich školenia, mysleli sme si, že vám pomôžeme. Vytvorili sme pre vás dokumentáciu a poskytli sme vám všetky informácie. Ako by to malo byť napísané, čo by mal obsahovať popis práce alebo ako vyzerá model štruktúry? Odpovede na tieto otázky nájdete v tomto článku.
Aká je náplň práce?
Popis práce je nástroj pripravený náborovou spoločnosťou. To musí zahŕňať povinnosti a práva zamestnanca v budúcom zamestnaní. A nielen to, ale aj to, ako ich splniť, pokiaľ je zamestnaný na určitej pozícii. Popis práce by mal obsahovať aj požiadavky na prácu, ale aj úlohy, ktoré bude zamestnanec vykonávať.
Aj keď ide o prílohu k individuálnej pracovnej zmluve, popis práce je rovnako dôležitý. A prvky, ktoré musia byť zahrnuté, sú: požiadavky na rolu, pracovné podmienky, skutočná zodpovednosť zamestnanca a výkonové štandardy. Každému z nich sa budeme venovať ďalej.
Prečo je dôležitý popis práce?
Najskôr je dobré vedieť, že popis práce je rovnako dôležitý ako pracovná zmluva, hoci je prílohou. Prečo? Pretože ide o dôkaz pred súdom, ak sa nerešpektuje jeho obsah alebo ak medzi oboma stranami dôjde ku konfliktom alebo nedorozumeniam. Dôležitosť popisu práce by preto nikdy nemala byť ignorovaná!
Potom je popis práce základom niekoľkých procesov ľudských zdrojov. Patria sem nábor a výber, zamestnanie, školenie, ale aj rozvoj budúcich zamestnancov. Bez popisu práce by sa tieto procesy nerealizovali efektívne.
Pre budúceho zamestnanca je tiež dôležité zaujať pozíciu. Pretože popis práce je sprievodcom, v ktorom dostane zamestnanec podrobný popis práce z hľadiska zodpovednosti, ktorú musí prevziať na úrovni organizácie.
Pred popisom práce bude zamestnanec vedieť od prvého dňa všetko, čo naznačuje jeho pozíciu v spoločnosti. Pozná svoje povinnosti, úlohy, prostredie a pracovný harmonogram.
Pre zamestnávateľa to môže byť tiež východisko pri správnom hodnotení výkonu a tiež zabezpečuje podmienky pre postup a vzdelávanie budúceho zamestnanca.
Komu je určená náplň práce?
Popis práce nie je adresovaný výlučne zamestnancovi, ktorý zastáva určitú rolu. Toto je v skutočnosti opis úloh, ktoré spadajú pod každú osobu, ktorá bude hrať určitú rolu, ktorú napadne zamestnávateľ.
Čo by mal obsahovať popis práce
Popis práce musí obsahovať určité povinné prvky. Tie obsahujú:
- oficiálny názov príspevku
- miesto, ktoré budúci zamestnanec obsadí v organizačnej schéme
- požiadavky na zamestnanie
- definovanie zodpovednosti
- ukazovatele výkonnosti
- dátum, kedy bol vypracovaný a podpísaný zamestnancom aj zamestnávateľom.
Tu je potrebné začať!
VŠEOBECNÉ INFORMÁCIE
Oficiálny názov je to povinný prvok v popise práce a je prevzatý z národnej nomenklatúry povolaní (COR). K tomu musí byť priložený kód COR spojený s danou úlohou.
Aj tu je povinné určiť útvar, v ktorom bude budúci zamestnanec pracovať, ale aj priamy vedúci alebo osoba, ktorej bude v budúcnosti hlásiť výsledky a výkony.
Rovnako dôležitá je integrácia tejto pozície do organizačnej schémy spoločnosti. Presnejšie, prezentácia hierarchií: pozície podriadenosti a koordinácie, ktoré budúci zamestnanec bude alebo nebude mať vo vzťahu k ostatným zamestnancom.
Tu sú informácie, ktoré by mala obsahovať prvá časť popisu práce!
PRACOVNÉ PODMIENKY
Táto časť popisu práce obsahuje rozvrh a pracovné dni, počet dní voľna, ale aj to, či zamestnanec bude alebo nebude cestovať na výlety.
Ďalšie informácie o životnom prostredí a pracovnom priestore
Budúci zamestnanec sa z tejto časti popisu práce dozvie, kde je pracovný priestor, či jeho činnosť zahŕňa prácu v teréne alebo iba v kancelárii, ale aj to, aké vybavenie bude musieť používať. V našom príklade ako poštár bude budúci zamestnávateľ potrebovať notebook, tlačiareň a telefón. Dajú sa však diverzifikovať podľa každej roly.
ÚČEL PRÁCE
Tento bod sa líši od jednej polohy k druhej. V zásade treba určiť účel, pre ktorý bola táto pozícia vytvorená. V našom príklade máme pozíciu fakturátora vytvorenú na nábor osoby, ktorá sa bude zaoberať prípravou a prenosom faktúr podľa metód fakturácie stanovených pre každú kategóriu zákazníkov. Spravidla ich stanoví vedúci oddelenia, v ktorom má uchádzač pracovať.
HLAVNÉ ÚLOHY A ZODPOVEDNOSŤ
Povinnosti zamestnanca vytvára zamestnávateľ a najdôležitejšie je, aby boli čo najjasnejšie a aby boli sprevádzané podrobnosťami každého z nich. Väčšinou atribúty píše budúci manažér, ktorý najlepšie vie, čo presne bude musieť zamestnanec urobiť.
STREDNÉ ÚLOHY
V tejto časti manažér určuje, aké ďalšie úlohy musí budúci zamestnanec okrem hlavných úloh vykonávať. Možno spomenúť aj informácie týkajúce sa pracovnej disciplíny.
E1. ZDRAVIE A BEZPEČNOSŤ PRÁCE
Táto časť je jednou z voliteľných informácií v popise práce. Tu sa zamestnávateľ rozhodne, či tieto informácie uvedie v popise práce alebo nie. Pri zamestnaní je však prijatý uchádzač povinný zúčastniť sa skúšky z pracovného lekárstva, ale neskôr aj riadnych.
ORGÁN ROZHODOVAŤ
Ak ide o riadiacu pozíciu, budúci zamestnanec bude musieť urobiť určité rozhodnutia týkajúce sa spoločnosti. Je teda povinné pridať tento bod do popisu práce.
PRACOVNÝ PROFIL
V pracovnom profile sú uvedené potrebné požiadavky e obsadzovanie otvorenej pozície a najčastejšie sa týka úrovne vzdelania budúceho zamestnanca, odpracovaných rokov na trhu práce alebo technických zručností. Napríklad pre pozíciu v call centre je dôležité určiť komunikačné schopnosti alebo znalosti cudzieho jazyka, najmä ak zamestnávateľ poskytuje služby v cudzom jazyku. Aj tu sa spravidla stanovujú potrebné technické zručnosti.
KRITÉRIÁ HODNOTENIA
V poslednej časti popisu práce je povinné určiť kritériá pre hodnotenie budúceho zamestnanca. Toto uľahčí prácu manažéra, keď chce zamestnanca ohodnotiť. Tu sú uvedené štandardy pozície, ktorú si budúci zamestnanec bude musieť udržať.
Nasleduje dátum, kedy bol podpísaný popis práce, ako aj podpis zamestnanca a zamestnávateľa.
Tu je šablóna pre štruktúru popisu úlohy:
Právne predpisy týkajúce sa popisu práce
V Zákonníku práce je niekoľko článkov, ktoré sa týkajú popisu práce. Odvolávajú sa na povinnosti a zodpovednosti budúceho zamestnanca a zamestnávateľa. Niektoré z položiek nájdených v Zákonník práce:
- Zamestnanec je povinný vykonávať pracovnú normu a plniť si svoje povinnosti podľa popisu práce.
- Zamestnávateľ má zase povinnosť informovať zamestnancov o pracovných podmienkach. Ale tiež trvale zabezpečovať technické a organizačné podmienky zohľadnené pri vypracovaní pracovných noriem.
- Zamestnávateľom, ktorí nedodržiavajú požiadavky popisu práce, môže pokutovať územný inšpektorát práce.
Kto podpisuje popis práce?
Popis práce podpisuje zamestnanec v deň uzavretia pracovnej zmluvy, ako aj zamestnávateľ.
Popis práce sa dá časom zmeniť?
Často sa stáva, že sa povinnosti znásobia v porovnaní so zamestnaním. Zároveň existujú zamestnávatelia, ktorí požadujú vykonávanie úloh, ktoré nespadajú do povinností, ktoré má z roly, ktorú zamestnanec plní. Preto je dôležité, aby obe strany podpísali svoje dohodnuté zodpovednosti.
Ak však chce zamestnávateľ drasticky zmeniť popis práce, a tým zmeniť špecifiká práce, musí požiadať o súhlas zamestnanca.
Akákoľvek zmena formy alebo obsahu popisu práce musí byť ďalej oznámená zamestnancovi. Znova ju podpíše a nová pracovná náplň bude tiež pripojená k individuálnej pracovnej zmluve.
Podľa informácií v Zákonníku práce má zamestnávateľ právo na dočasnú zmenu druhu práce a pracovných povinností, a to bez vyžiadania súhlasu zamestnanca, iba v prípadoch vyššej moci.
Kedy treba napísať popis práce?
Existuje niekoľko prípadov, v ktorých je potrebné vytvoriť popis práce. Môže to byť napríklad spoločnosť, ktorá rastie a na určitých pozíciách potrebuje nových zamestnancov.
Iná situácia je, keď je spoločnosť v reorganizácii a potrebuje technologické zmeny, a zamestnanec potrebuje novú kvalifikáciu alebo zručnosti.
To isté sa zároveň stane, ak spoločnosť zmení svoju činnosť úplne alebo čiastočne. Je to iba niekoľko príkladov situácií, keď je potrebné aktualizovať popis práce.
Kto je zodpovedný za napísanie popisu práce?
O náplň práce sa väčšinou starajú ľudia v oddelení ľudských zdrojov. Nielen, že ho pripravujú a sú si vedomí všetkých legislatívnych zmien, ale ho aj zachovávajú.
Ale nie je vylúčená situácia, v ktorej je manažér zapojený do písania popisu práce, najmä ak hovoríme o novej pozícii. Priamy manažér najlepšie vie, čo bude budúci zamestnanec robiť a aké sú jeho aktivity.
V neposlednom rade predstavitelia vrcholového manažmentu schvaľujú náplň práce, majú však aj konečné rozhodnutie týkajúce sa náboru kandidátov.
Môže sa tiež stať, že do písania popisu práce sú zapojení súčasní zamestnanci. Napríklad keď je to potrebné prepracovať alebo obohatiť o nové úlohy alebo aj keď je popis práce napísaný úplne od začiatku. Zamestnanci, ktorí už túto úlohu zastávajú, sú často tí, ktorí najlepšie poznajú skutočné a konkrétne údaje o úlohách a činnostiach, ktoré vykonávajú.
Ako napísať popis práce?
Najskôr by mal byť komunikačný štýl celkom jasný a stručný. Používajte slová, ktoré sú čo najjednoduchšie, a vyhýbajte sa príliš technickým výrazom. Je tiež dobré vyhnúť sa konkrétnemu použitiu pre mužské alebo ženské pohlavie.
Snažte sa jasne zdôrazniť úroveň podriadenosti, ale aj úrovne zastúpenia vo vzťahu k vonkajšej strane oddelenia alebo organizácie.
Ak sa nemôžete vyhnúť technickému jazyku, nie je to problém, pokiaľ ide o pozíciu, ktorá ho zahŕňa. Uchádzač, ktorý sa chce zamestnať, bude tiež poznať technické výrazy z popisu práce.
Kto dodržiava náplň práce
Keď zamestnanec prijme svoju novú rolu, podpíše kontakt spolu s popisom práce. Jedna z kópií zostáva na oddelení ľudských zdrojov a druhá patrí zamestnancovi.