Máš poštu! „- Ako môžete zastaviť príliv e-mailov“
„Stále je možné dosiahnuť iba otrokov“ - toto príslovie ste už možno počuli. Pokiaľ ide o závislosť na mobilných telefónoch a e-mailových účtoch, je aktuálnejšia ako kedykoľvek predtým.
Alebo nepatríte k ľuďom, ktorí neustále kontrolujú smartphone alebo prichádzajúci e-mail, takpovediac s každým signálnym tónom „Puška na nohe“? Ak nechcete, aby vás terorizovala záplava e-mailov, prečítajte si naše tipy, ako môžete pomocou niekoľkých kliknutí minimalizovať počet testov typu ping a stať sa výrazne slobodnejšou osobou.
E-mail odvádza pozornosť od práce
Po prečítaní e-mailu alebo zavolaní trvá asi 15 minút, kým sa budete môcť plne sústrediť na svoju pôvodnú prácu. Môžete podniknúť protiopatrenia - jednoduchými prostriedkami.
V zásade by sme mali skutočne predpokladať, že našu prácu je možné zefektívniť, pretože máme e-maily a online nástroje, ako napríklad wiki. Prieskum, ktorý uskutočnila americká trénerská spoločnosť Apex Performance, je v rozpore s týmto očakávaním. Výsledok ukazuje, že mnoho zamestnancov sa necháva odvrátiť od iných úloh početnými prerušeniami na pracovisku. Dôležitým faktorom sa tu stal e-mail
Znovu usporiadajte svoj e-mailový prenos
Objektívne povedané, existuje rozdiel medzi „precíteným“ objemom e-mailov, vrátane času, ktorý im venujete, a skutočnými číslami.
Ak pracujete v oblasti riadenia, možno nájdete 300 e-mailov denne úplne normálne. Niektorí z vašich zamestnancov však považujú za bežné dostávať a odpovedať medzi 20 a 30 e-mailmi denne.
Autori vyššie uvedeného prieskumu zastávajú názor, že niekto, kto dostane viac ako 100 e-mailov denne, „Je to určite nad prijateľnú hranicu“. Žiadna manažérska práca nevyžaduje, aby boli každý deň informovaní o viac ako 100 faktoch. Ak tomu neveríte, robíte niečo zle.
1. Ak naozaj chcete urobiť niečo pre minimalizáciu svojej dennej kvóty e-mailov, skontrolujte, v koľkých zoznamoch adries sa nachádzate. Nechajte sa vymazať vo všetkých tých, ktoré urgentne nepotrebujete. Napríklad, ak vás kolega bez opýtania zaradí do zoznamu adries, hovorte s ním o tom.
2. Použite funkciu „Odstrániť automaticky“ - napr. B. pre e-maily od konkrétnych ľudí alebo definované kľúčové slová. Váš e-mailový klient môže byť naprogramovaný tak, aby sa prichádzajúce správy buď okamžite odstránili, alebo dostali do konkrétneho priečinka.
3. Aj informačné vestníky, ktoré sa oplatí prečítať, zvyčajne prichádzajú v nesprávnom čase - najlepšie je dať tieto informácie do konkrétneho priečinka a prečítať si ich, keď máte čas. Mali by ste sa odhlásiť z odberu noviniek, ktoré iba archivujete, ale nikdy si ich nepozeráte.
4. V niektorých spoločnostiach tvoria potvrdenia o prijatí a prečítaní 30 percent z celkového objemu e-mailov. Zbavte sa týchto nástrojov, nie sú skutočne spoľahlivé a otravujú väčšinu príjemcov.
5. Stále dostávate spam? Potom informujte svoje IT oddelenie - už dlho je možné pracovať bez spamu.
6. Sledujte svoje kľúčové úlohy, ktoré sú obzvlášť dôležité na manažérskych pozíciách. Skontrolujte svoju e-mailovú schránku - nie viac ako 40 percent správ sa týka vašich základných úloh.
7. Funkcia CC sa môže stať skutočnou záťažou. Ak ste nadriadeným, môžete požiadať svojich zamestnancov, aby neboli vždy odoslaní do CC, pretože nemôžete prečítať všetky z mnohých kópií. Ak používate funkciu CC sami, nezabudnite, že žiadny e-mail by nemal mať viac ako dvoch príjemcov.
Ďalším aspektom je hierarchia vo vašej spoločnosti: Kým predtým museli zamestnanci tráviť veľa času prípravou informácií pre svojich nadriadených, kópia CC teraz znamená pre zamestnanca nulové úsilie, pre šéfa však veľa. Okrem toho nie každý automaticky uchováva v hlave kópiu obsahu e-mailu. To znie trochu jednoducho, ale v mnohých spoločnostiach sa očakáva, že každá kópia bude prečítaná a pochopená - nepredpokladajte, že ani vaši kolegovia, ani váš šéf.
Ale to nie je všetko: Takmer každý e-mail CC generuje nové e-maily, pretože príjemcovia znova píšu príjemcovi CC. Jediným spôsobom, ako problém vyriešiť, je objasniť si, ako chcete byť informovaní. Ak požiadate o ušetrenie pred kópiami CC, neznamená to, že sa chcete týchto informácií vzdať. Môžete to urobiť, iba ak nastavíte systém podávania správ, požiadate o anotované kópie informácií a demotivujete externých nastavovateľov CC ich postúpením zodpovedným zamestnancom.
8. Okrem svojich hlavných úloh musia zamestnanci na riadiacich pozíciách robiť aj veci, ktoré zodpovedajú pojmu nevyhnutné zlo. Mnohé z nich prichádzajú elektronicky. Pravdepodobne sa tomu nevyhnete úplne, ale môžete to znížiť. Rozlišujte medzi nevyhnutnými zlými e-mailmi a tými, ktoré sú stratou času. Budete sa diviť, aký vysoký je ich podiel.
9. Niektorí zamestnanci majú vo zvyku priťahovať riadiacich pracovníkov do každodenného podnikania pomocou e-mailu. Môže to byť znamenie, že ste ohromení, chýbajú vám dôležité informácie alebo sa chcete chrániť. Vyriešte tieto problémy a zaručene dostanete o desiatky e-mailov menej.
Minimalizujte rušenie e-mailov
Späť k prieskumu výkonnosti spoločnosti Apex: z 300 respondentov, zhruba 70 percent dostane najmenej 21 e-mailov denne. Viac ako 50 percent kontroluje svoju doručenú poštu najmenej jedenásťkrát denne a každý tretí kontroluje svoju doručenú poštu po každom upozornení. 21 e-mailov nie je veľa v porovnaní so 100 až 300 správami za deň, ktoré dostane každý tretí vedúci pracovník s rozhodovacími právomocami. Ale aj pri 21 e-mailoch je požadovaný čas značný - koniec koncov, svoju prácu necháte za sebou 21-krát. Dve tretiny respondentov uviedli, že boli prerušovaní každých 20 minút.
Tieto neustále prestávky majú podľa prieskumu spoločnosti Microsoft obrovský vplyv na produktivitu pracovníkov. Tam sa určilo, koľko času zamestnanci potrebujú, než sa môžu sústrediť na svoju skutočnú prácu po e-mailoch, hovoroch alebo chatovacích správach. Trvá to v priemere 15 minút. To nezahŕňa skutočnosť, že zamestnanci už v prípade potreby poslali e-mailovú odpoveď. Muži odpovedajú na obchodný e-mail po jednej až štyroch hodinách, ženy to zvyčajne urobia do hodiny od prijatia.
Neustály e-mail nielen rozptyľuje, ale aj spôsobuje stres. Vedci z Kalifornskej univerzity a americkej armády odrezali zamestnancov od ich e-mailových účtov. Potom bol ich srdcový rytmus prirodzenejší a pracovali sústredenejšie a produktívnejšie.
Produktivitu na PC je možné ľahko zvýšiť - napríklad deaktiváciou upozornenia na nové e-maily alebo pomocou špeciálnych nástrojov, ako je JediConcentrate, ktoré vám pomôžu.
Nerobte zo seba otroka svojho e-mailového účtu
Ruku na srdce: Aj vy budete každý deň dostávať kopu e-mailov, ktoré svet nepotrebuje - a vy určite nie. Autorka a „digitálna terapeutka“ Anitra Eggler vysvetľuje na SPIEGEL ONLINE, ako môže digitálna strava fungovať. Tvrdí, že vďaka e-mailu ste hlúpy, chorý a chudobný. Aj to je názov jednej z jej kníh, ďalšia sa volá „Facebook vás robí hlúpymi, slepými a neúspešnými“
Dozvedeli sme sa, že autorka vo svojom e-mailovom podpise špecifikuje pevné časy prepínania a dôsledne ignoruje tlačidlo prijatia vo svojom e-mailovom programe. "Zvykla som si na to." Robil som to vždy, keď som nevedel, čo ďalej ... “
Má tiež veľmi tvrdý názor na ľudí, ktorí neustále pozerajú do svojich poštových schránok, a vyjadrí sa to takto: „Úprimne povedané, myslím si, že kliknete iba na to, či ešte nie je zobrazený e-mail. už otázne. Musíte si len predstaviť, ako by to vyzeralo analogicky: Ak niekto chodí každých 15 minút do schránky alebo vždy stojí dole, aby zachytil poštára, skončí v pasci. V minulosti by žiadna spoločnosť nepožadovala, aby si zamestnanci strážili doručenú poštu od 7. do 21. hodiny. ““
Anitra Eggler tiež zdôrazňuje, že priemerný človek má počas 75-ročného života dvanásť hodín orgazmu, ale osem mesiacov strávi mazaním nevyžiadaných e-mailov. Urobila matematiku: Z 12 rokov „poslala e-mailom“ jeden a pol a „surfovala“ dva a pol, následne štyri roky nežila v skutočnom svete. Považuje to za „mizerný záznam“. A to vedie k otázke: „Čo sa mi vráti z času, keď investujem do e-mailov?“
Dnes číta svoje e-mailové správy dvakrát denne - o 10:00 a 16:00. Kritizuje ľudí, ktorí vždy očakávajú okamžitú spätnú väzbu a ktorí po piatich minútach volajú, aby zavolali na e-mailovú odpoveď. Okrem pohotovostného lekára nie je nikto povinný byť stále k dispozícii, hovorí Anitra Egglerová.
Radí aj firmám a občas tam nájde čudné praktiky - napr. Napríklad zamestnanci napíšu e-mail o 17:00 a nedovolia, aby ho program poslal až o 23:00. Šéf by si mal myslieť, že pracujú tak dlho. Celkovo zaznamenala pokles efektívnosti a pokles produktivity. Čo dokazuje ich téza, že z e-mailov urobíte chudobných a chorých.
Prečo vás však e-maily robia hlúpymi? S týmto kľúčovým slovom Anitra Eggler tiež odkazuje na neustále prerušenia, ktoré poškodzujú koncentráciu. Robí výpočet, že každých jedenásť minút sme v práci vyrušovaní - z e-mailov, z mobilných telefónov, od kolegov. Hovorí sa, že vedci v oblasti mozgu zistili, že náš mozog je na ňom závislý.
Záver: Namiesto premýšľania iba hľadáme nový stimul a klikneme na tlačidlo prijatia.