Užitočné tipy na organizáciu kancelárie a archiváciu dokumentov - 9. – 6

Produktivita, efektívnosť a tvorivosť pri práci do veľkej miery závisia od organizácie kancelárie. Prostredie, v ktorom vykonávate svoju činnosť, sa rozhodne podpisuje na výsledkoch vašej práce a ak chcete dokončiť všetky projekty, organizácia je určite kľúčom.

V závislosti od práce, ktorú máte, môže byť organizovanie jednoduché alebo môže zahŕňať komplikovanejšie veci. Aj keď sa potreby líšia, princípy sú približne rovnaké bez ohľadu na vašu činnosť. Ukážeme vám, čo máte robiť a čo potrebujete pre svoju kanceláriu, aby ste sa stali skutočne efektívnym strojom.

Ako sa vám darí udržiavať čistú a upratanú kanceláriu?

Ak chcete mať čistú a upratanú kanceláriu, musíte si zaobstarať kancelárske potreby a kancelárske potreby, ale tiež musíte mať v tejto súvislosti určité pravidlá a návyky. Organizovaná kancelária znamená, že pre všetko máte vždy miesto a každý objekt po použití vrátite na miesto.

Prvá vec, ktorú by ste mali urobiť, je vyhodiť všetky predmety, ktoré vás už nepoužívajú a ktoré zbytočne zaberajú priestor. Pamätajte, že nestačí objednávať dokumenty, spisy a kancelárske potreby raz týždenne alebo raz mesačne. Malo by to byť každodenným zvykom, od ktorého by ste sa nikdy nemali odchýliť.

Ďalšou dôležitou vecou pre upratanú a čistú kanceláriu je tá, ktorá sa týka starostlivo vykonaných nákupov. Pred zakúpením si premyslite, či skutočne potrebujete určité veci, aby vám nakoniec nezabrali miesto na stole bez toho, aby vám priniesli nejaké výhody. Nie všetky kancelárske vychytávky sú skutočne užitočné, takže je najlepšie zvážiť každý nákup, ušetríte tak miesto, ale aj finančné zdroje.

Organizácia vašej kancelárie určuje váš pracovný deň. Čím je to čistejšie, tým rýchlejšie budete pracovať. Potrebné veci budete mať vždy po ruke, budete presne vedieť, kde sa určité dokumenty nachádzajú, a nebudete strácať čas ich hľadaním a nebudete sa cítiť nahromadený v mysli kvôli hromadám papierov na stole.

Aké predmety by nemali na stole chýbať?

Vybavte svoju kanceláriu úložnými priestormi - rollbox so zásuvkami, policami, priečinkami, priečinkami, ale aj zásobníkmi na organizáciu. Je len niekoľko vecí, ktoré musíte urobiť, ale všetko závisí od práce, ktorú máte, a od vecí, ktoré momentálne potrebujete. Aj keď programátorovi stačí notebook, napríklad architekt bude potrebovať na pracovnej ploche oveľa viac objektov.

Existuje len málo pracovných miest, ktoré nevyžadujú počítač, takže prvá vec, ktorá by na stole nemala chýbať, je tento objekt - počítač alebo notebook. Je tiež bezpodmienečne potrebné vypracovať program, ktorý napíše, čo sa má urobiť v určitý deň, a urobí poriadok v činnostiach. Príspevky sú tiež veľmi užitočné na pripomenutie detailov, ktoré by vám mohli uniknúť.

Kancelária musí byť usporiadaná tak, aby sa v nej našli iba veci, ktoré momentálne používate. To, čo používate menej často, môže byť v skrinke na kolieskach alebo v skrini, aby to zbytočne nehromadilo váš stôl. Zásadou, ktorou sa musíte riadiť, je, že na stole je iba to, čo je nevyhnutne potrebné.

Ako organizovať dôležité dokumenty?

Dôsledná organizácia dokumentov vám pomôže nájsť ich v rekordnom čase, keď ich potrebujete. Tu je to, čo potrebujete a aké pravidlá by ste mali dodržiavať:

Pilníky s koľajnicami alebo obálkami a plastovými fóliami - pre každú kategóriu dokumentov použite pilník, napíšte na neho, aké dokumenty tam sú - zmluva a ďalšie dokumenty pre zákazníkov, dodávateľov, faktúry za rôzne služby atď.
Knižnice - veľmi užitočné, pretože vám pomôžu uchovať a ľahko nájsť dôležité dokumenty. Napríklad ak máte dokumenty v archíve na jeden rok, umiestnite ich do knižnice a máte istotu, že tam nájdete všetky dokumenty a informácie o určitom zákazníkovi, dodávateľovi alebo inom type partnera.
Úložné priestory - musia byť zahrnuté v policiach a sú nevyhnutné na dobre usporiadanom pracovnom priestore.

Na usporiadanie dôležitých dokumentov potrebujete aj zošívačku, perforátor, kancelárske spony, aby sa zmluvy, ktoré obsahujú viac ako jednu stránku, zošili a až potom sa umiestnili na ich miesto.

Ďalším aspektom, ktorý je potrebné zvážiť, je výber miesta pre každú kategóriu dokumentov - na jednej polici sú zmluvy so zákazníkmi, na druhej polici tie s dodávateľmi, na druhej polici faktúry atď.

Ako udržiavame v pamäti dôležité dokumenty alebo veci, ktoré musíme urgentne vyriešiť?

Niektoré dokumenty sú potrebné pravidelne, preto by ste ich mali mať po ruke, aby ste nimi nestrácali čas hľadaním. Než sa teda pustíte do organizovania, zvážte, čo momentálne potrebujete, aby ste ich mali čo najbližšie k sebe.

V takom prípade bude veľmi užitočná skriňa umiestnená priamo v susedstve kancelárie. Zásobníky na dokumenty sú tiež pravdepodobne najužitočnejšie, pokiaľ ide o uchovávanie dokumentov, ktoré musíme urgentne vybaviť. Užitočné sú aj kancelárske podpery so zásuvkami, ktoré nezaberajú príliš veľa miesta na stole, ale ktoré vám pomôžu mať po ruke dokumenty, ktoré vždy potrebujete.

Tam, kde ukladáme dokumenty, neustále nepotrebujeme?

V každej kancelárii existujú dokumenty, ktoré sa nie vždy používajú. Nemali by sa skladovať v blízkosti pracovného priestoru, aby nevznikali pocity preťaženia a zaťaženia. Ideálne by pre takéto veci mala byť špeciálna miestnosť, archív. V ňom by mali byť skrinky starostlivo označené, police očíslované a mali by byť usporiadané aj tam uvedené dokumenty, a to abecedne alebo podľa iného definujúceho kritéria - roku, od ktorého sa datuje zmluvný vzťah, ak ide o zmluvy, vzťah medzi spoločnosťami - zákazníkmi/dodávatelia/zamestnanci atď.

Kde si môžeme všimnúť dôležité veci?

Programy, zošity, repertoár a poznámky po ňom sú na stole nepostrádateľné, takže si môžete zapisovať dôležité veci, na ktoré by ste nemali zabudnúť. Pre konferenčné miestnosti sú flipcharty a biele tabule tiež veľmi užitočné pri klasifikácii, organizovaní stratégií a navrhovaní životne dôležitých procesov pre spoločnosť.

Aké produkty používame na efektívnu archiváciu dokumentov?

Efektívna organizácia tiež zahŕňa použitie produktov špeciálne navrhnutých na archiváciu. Tu sú najužitočnejšie produkty na efektívnu archiváciu dokumentov:

Pravidlá pre efektívnu archiváciu dokumentov

Spoločnosť zamestnáva veľa ľudí a niektorí zamestnanci sa môžu časom zmeniť. Preto je pre hladký priebeh vecí nevyhnutné poznať pravidlá pre efektívnu archiváciu dokumentov. Tieto pravidlá sa používajú vo väčšine spoločností a inštitúcií a dodržiavajú sa presne preto, že uľahčujú organizáciu a hľadanie dokumentov. Tu sú tieto pravidlá:

Prvým krokom je klasifikácia dokumentov nájdením určujúceho prvku, po ktorom je možné dokumenty objednať:

názov vydávajúcej organizácie
mená zodpovedných osôb a pozícií
dátum (vydanie alebo prijatie s prvkami: rok, mesiac, deň, registračné číslo (u emitenta alebo príjemcu)
miesto (vydavateľ alebo príjemca)
názov alebo typ dokumentu (potvrdenie, zápisnica, rozhodnutie atď.)
problémy alebo témy

Druhým krokom je výber typu klasifikácie - abecednej alebo chronologickej - tu platí pravidlo, ktorým by sa mal každý riadiť - zostupné alebo vzostupné chronologické, abecedné v závislosti od iniciály priezviska atď.

Každá spoločnosť by mala mať tieto pravidlá zreteľne napísané na paneli priamo v podateľni, aby pri príchode nových zamestnancov nedochádzalo k činnosti synkopov. Samozrejme, každá inštitúcia môže mať v závislosti od profilu, ktorý má, odlišné pravidlá archivácie, je však nevyhnutné, aby existovali a aby ich dodržiaval každý, kto má prístup do archívu.

Ako organizujete a archivujete svoje dokumenty v kancelárii? Myslíte si, že táto organizácia ovplyvňuje vašu produktivitu?