Kaizenova metóda - rozumne využívať silu malých krokov, ale ako na to
Každý, kto sa užšie zaoberá manažmentom nápadov, CIP alebo štíhlou metodológiou, skôr či neskôr prekoná japonský výraz kaizen. Metóda Kaizen - umenie robiť veľké zmeny malými krokmi - sa úspešne praktizuje na celom svete. Čo presne sa skrýva za „mäkkou“ technológiou z Ďalekého východu - a ako ju môžeme na Západe ešte lepšie využiť?
Mnohí poznajú Kaizen ako koncept „neustáleho zlepšovania“ zo sveta práce. Názov je zložený z japonských výrazov „Kai“ („zmena“) a „Zen“ („pre lepšie“). Cieľom metódy Kaizen je, aby sa spoločnosti zlepšovali každý deň - pomocou mnohých malých krokov. Kaizen na to ponúka množstvo užitočných nástrojov. Kaizen je však oveľa viac: filozofia života a práce.
Nápad ide okolo sveta
Kaizen vyvinula japonská automobilka Toyota po druhej svetovej vojne ako koncepciu riadenia na stimuláciu domácej ekonomiky ležiacej ladom. Tento princíp sa stal známym na celom svete v 80. rokoch 20. storočia prostredníctvom Masaakiho Imaiho, ktorý zhrnul úspešné stratégie japonských manažérov pod heslom „Kaizen“ a ktorý v roku 1985 založil aj vlastný Kaizen Institute. Vďaka svojej knihe „Kaizen: Kľúč k úspechu Japoncov v súťaži“ sa princíp Ďalekého východu stal od roku 1986 náhle medzinárodne populárnym, najmä v USA a Európe.
Na západe sa metóda Kaizen stala jednou z hlavných praktík štíhlej správy pre zefektívnenie a zjednodušenie procesov. A v 90. rokoch sme vyvinuli koncept CIP (proces neustáleho zlepšovania) ako adaptáciu tejto myšlienky. Dnes sa kaizen a CIP často používajú ako synonymá pri správe nápadov. CIP je tiež o „procesoch neustáleho zlepšovania“ a o malých krokoch o neustálom zlepšovaní konkurencieschopnosti spoločností. Ale sú CIP a Kaizen skutočne identické?
Nie deň bez zlepšenia
Vráťme sa k „Mr. Kaizen “: Masaaki Imai formuloval jadro myšlienky takto:„ Posolstvom spoločnosti Kaizen je, že žiadny deň by nemal obísť bez zlepšenia spoločnosti. “A na webovej stránke jeho inštitútu Kaizen sa píše:„ Zlepšovanie sveta s každým, kdekoľvek „Každý deň - Kaizenova cesta.“ „Ak na nás necháme pracovať nasledujúce citáty, bude to jasnejšie:
„Kaizen je nekonečný proces.“ - Akio Toyoda, generálny riaditeľ spoločnosti Toyota
„Na otázku, čo Toyota odlišuje od iných spoločností, je odpoveď: Každý chápe, Kaizen nemá konca.“ - Fujio Cho, bývalý šéf spoločnosti Toyota
„Kaizen nie je cieľ, ale cesta; nie je šprint, ale maratón; nie je úloha, ale postoj; je jednoduchý a ťažko vykonateľný. “- Zdroj: neznámy
S Kaizenom by sme mali rozlišovať medzi metodológiou („ako“) a prístupom („prečo“). A tiež sa bližšie pozrite na rôzne kultúry, ktoré spolupracujú s Kaizen alebo CIP.
Pozrime sa na metodiku. Cieľom oboch prístupov je pomalé, ale udržateľné zlepšovanie. Pozornosť sa nezameriava na náhle zmeny prostredníctvom inovácií, nie na rýchly finančný zisk, ale na postupnú optimalizáciu produktov a procesov. Aby bolo možné rozvinúť ich plný a úspešný efekt, musí Kaizen alebo CIP žiť v spoločnosti na všetkých (hierarchických) úrovniach. Každý zamestnanec - od najvyššieho manažéra po pracovníka - by mal predložiť návrhy na zlepšenie problémov, ktoré sleduje pri svojej každodennej práci: či už ide o oblasť zodpovednosti, určitý proces, technológiu alebo pracovné podmienky. Akýkoľvek nápad, nech je akýkoľvek, môže mať veľký vplyv. Nasledujúce základné kamene tvoria základ „ako“.
Kaizen: 5 centrálnych stĺpov
Vyriešte problémy pomocou PDCA: PLÁN - DO - KONTROLA - ČIN
(1) Orientácia na proces: Kaizen sa nezameriava na výsledky, ale na procesy. Orientácia na proces znamená predovšetkým precízne zdokumentovanie procesu a ďalšie zlepšenie štandardu procesu.
(2) Orientácia na zákazníka: Kaizen hovorí „Zákazník je kráľom“ a je rozdelený na interných a externých zákazníkov: externý zákazník je konečný spotrebiteľ, interný zákazník je kolega (napr. V pobočke). Spoločným riešením problémov so všetkými oddeleniami získava jednotlivý zamestnanec porozumenie procesov a potrieb svojich interných zákazníkov - kvalita sa neustále zlepšuje.
(3) Orientácia na kvalitu: Kaizen pracuje s neustálymi kontrolami kvality a vysokými štandardmi kvality. Na tento účel sa pre každý výrobok používajú presné ukazovatele kvality a zložité metódy merania.
(4) Orientácia na kritiku: Kaizen považuje kritiku za príležitosť neustáleho zlepšovania - je nielen povolená, ale aj výslovne požadovaná. Každý zamestnanec môže podať návrh na zlepšenie, ktorý sa potom skontroluje z hľadiska použiteľnosti. Ak bude celkové hodnotenie kladné, bude sa táto myšlienka integrovať alebo implementovať do firemných procesov. Výsledkom je nekonečný cyklus s opakujúcimi sa úlohami: Plán → Vykonať → Skontrolovať → Konať alebo skrátene PDCA. Všetky aktivity sú neustále analyzované a vylepšované pomocou PDCA (viď obrázok vyššie).
(5) Normalizácia: Ak sa implementuje zlepšenie, ktoré sa ukázalo ako vhodné, definuje sa ako nový štandard a integruje sa do procesu pomocou takzvaného cyklu SDCA: Normalizovať → Vykonať → Skontrolovať → Zákon. Až po dokončení štandardizácie sa všetko začne odznova.
Na podporu každodennej práce ponúka metóda Kaizen akýsi súbor nástrojov - sériu užitočných nástrojov a praktických pravidiel správania, ktoré by mal každý zamestnanec používať a dodržiavať. Medzi najznámejšie metódy - tiež v rámci CIP - patrí 3-Mu:
- 3-Mu: slúži na zabránenie plytvaniu (Muda), preťaženiu (Muri) a odchýlkam (Mura)
- 5S: slúži na štandardizáciu a organizáciu pracovísk pre efektívnejšiu prácu bez stresu
- TQM: (Total Quality Management) sa používa na kontrolu a dokumentáciu všetkých procesov týkajúcich sa plánovania kvality (viac o tom neskôr)
Kaizen a CIP: Filozofia vs. metodológia
Myšlienka Kaizen je prirodzene úzko spojená s japonskou mentalitou a kultúrou: komunita, okrem iného neotrasiteľná pracovná morálka, snaha o dokonalosť. stelesnené „zenom“ - všetky tieto hodnoty hrajú v japonskej kultúre kľúčovú úlohu a sú pevne zakotvené v myslení každého Japonca.
Japonci už od útleho detstva internalizovali trvalé zmeny a zlepšenia vo všetkých oblastiach - ani na to nemyslia, ale žijú Kaizen ako samozrejmosť. V japonskej praxi Kaizen nie je metóda, ale životná a pracovná filozofia. Pre nás to vyzerá trochu inak - kvôli kultúre - ako ukazuje nasledujúca grafika:
„Máte podozrenie, že ide o Kaizenovu myšlienku„ každý s každým “, je ťažko možný. Podľa Kaizena zlepšenie prichádza odkiaľkoľvek vo firme a prispieva k tomu každý zamestnanec - výkonný riaditeľ, ako aj vedúci tímu alebo pracovník vo výrobe. Aj u nás sa zameriavame na ľudí - na rozdiel od Japonska však nie všetci zamestnanci sú zvyčajne zapojení do celkového procesu. Tam prebieha proces „zdola nahor“: zdola nahor, u nás „zhora nadol“: iniciovaný zhora a iba „zdola“. Obrovský rozdiel! Alebo sa vo vašej spoločnosti CIP praktizuje „japonsky“? Ako to funguje?
Zakladateľ spoločnosti Kaizen Masaaki Imai vidí v japonských spoločnostiach ďalší dôležitý rozdiel: „Súvisiaci procesný spôsob myslenia v porovnaní so západnými inováciami a myslením zameraným na výsledky.“ V mnohých spoločnostiach preto zostáva Kaizen čistou teóriou. Kaizen Blitz alebo najlepšia prax spoločnosti Kaizen „predpísané“ zhora. V povedomí zamestnancov iba uviazlo: Kaizen je technika, ktorú sa dá rýchlo naučiť za niekoľko hodín alebo 1 alebo 2 dní. Holistický prístup, základný vodiaci princíp spoločnosti Kaizen, ktoré by sa mali používať aj v CIP, nie sú ani pochopené, ani praktizované každý deň.
"Počúvanie a porozumenie nestačí." Kaizen musíte cvičiť každý deň. Musí sa to stať vašou schopnosťou, filozofiou a porozumením. Toto vytvára a rozvíja vašu vlastnú cestu. ““ - Chihiro Nakao
Vedenie musí zakotviť a (pred) žiť metódou Kaizen
Faktom je, že európska kultúra sa zásadne líši od japonskej. Ale veľa návrhov z Kaizenu môže mať na nás tiež úspešný a trvalý vplyv. Aby to však bolo možné urobiť, musí sa najskôr prehodnotiť výkonná rada: Je tiež potrebné „každý deň robiť niečo lepšie“ a sama si skontrolovať, či existuje ochota zmeniť spolupracovníkov na skutočných spolupracovníkov. A: Manažéri musia z dlhodobého hľadiska vydržať, že úlohy sa robia inak, ako sú zvyknutí. Spravidla to sprevádza kultúrna zmena - iba tak môžu všetci zamestnanci získať nový prístup k svojej práci a zvnútorniť princíp Kaizen. To si vyžaduje čas, trpezlivosť a disciplínu.
Ako to však presne funguje: zakotviť Kaizen ako univerzálny spôsob myslenia v spoločnosti a žiť „európskym spôsobom“? Tu je prehľad najdôležitejších krokov:
Príprava - začnite s Kaizenom:
Kaizen vyžaduje kooperatívny štýl vedenia. Dôležitá je spoločná, jasná formulácia cieľov a transparentný konsenzus namiesto izolovaných individuálnych rozhodnutí „zhora“. Na úvod sa odporúča strategický seminár s celým manažérskym tímom, na ktorom sú najskôr definované ciele a cestovná mapa Kaizen a vedenie sa písomne zaviaže implementovať Kaizen. Na spoločnom podujatí s (vrcholovým) vedením, zamestnaneckou radou a celou pracovnou silou sa potom predstaví základný princíp spoločnosti Kaizen a prediskutuje sa myšlienka, stratégia a ciele spoločnosti. Môžu byť zvolení alebo vymenovaní aj koordinátori a moderátori.
Integrácia - aplikácia Kaizen:
Naše odporúčanie: Pravidelné školenie na pracovisku s paralelnými pilotnými projektmi. Sprievodné opatrenia, napr. Akcie 5S (s vedením); Základné školenie alebo hĺbkové ďalšie školenie/semináre, školenie koordinátorov a moderátorov
Implementácia - žiť Kaizen v každodennom živote:
Pravidelné školenie pre všetkých zamestnancov a ďalšie školenie pre moderátorov (aj externé)
Prenos vedomostí prostredníctvom interdisciplinárnych stretnutí a výmeny medzi miestami
Transparentnosť, dokumentácia, informácie: o všetkých prebiehajúcich činnostiach, výsledkoch a úspechoch
Neustála kontrola úspechu, vylepšenia štruktúry a organizácie procesov
Osvedčené postupy dodávateľa automobilového priemyslu ukazujú, ako môže kultivácia Kaizen uspieť v praxi: Na zvýšenie konkurencieschopnosti bol v roku 2018 na obdobie 2 rokov zriadený Program transformácie Kaizen, ktorého cestovná mapa je založená na štyroch pilieroch: Kaizen pre tímy v každodennom podnikaní, Kaizen pre riadiacich pracovníkov, Kaizen v projektoch a Kaizen v oblasti infraštruktúry a riadenia. V každodennom podnikaní poskytujú podporu napríklad praktické opatrenia na rozvoj zamestnancov, ako napríklad ranné stretnutia, tímové rady, vizualizácia a ukazovatele výkonu. V projektoch boli z pohľadu zákazníka odvodené rôzne projekty Kaizen založené na analýze hodnotových tokov a optimalizácii centrálnych hodnotových tokov a realizované metódou PDCA. Program pozitívneho ukotvenia myslenia Kaizen v celej organizácii bol ohromným úspechom: za iba šesť mesiacov sa nemecký závod vyšplhal z posledného na prvé miesto v zmysle transformácie Kaizen.
Jedna vec je jasná: Kaizen je trvalý proces, proces, ktorý nikdy nekončí. Organizácie, ktoré implementujú tento princíp so záväzkom a dôsledne v celej spoločnosti každý deň, môžu tieto výhody využívať naplno. Tu sú hlavné výhody zavedenej kultúry Kaizen:
- Úspora nákladov: Neustála postupná optimalizácia, predchádzanie vzniku odpadu atď.
- Lepšia pracovná atmosféra: Všetci zamestnanci sú súčasťou procesu, prispievajú k rozvoju a zlepšovaniu. Myslenie sa zásadne mení. Spoločenstvo výsledkov sa stáva spoločenstvom významov!
- Lepšia spolupráca: Prostredníctvom skupinovej práce medzi odborníkmi/miestami, spoločných stretnutí a workshopov. Každý je automaticky na rovnakej úrovni vedomostí a hovorí rovnakým jazykom.
- Vyššia motivácia zamestnancov: Zamestnanci môžu pracovať samostatne a vidieť, že sú dôležité aj ich malé nápady a kroky na zlepšenie. Sú oveľa ochotnejší zapojiť sa.
- Zvýšená produktivita: menej zmetkov, zníženie zásob, kratšie doby priechodu
- Vyššia kvalita produktu = vyššia spokojnosť zákazníka
Čo nám môže dať Kaizen
Metódou Kaizen zlepšujeme nielen pracovné procesy - automaticky zlepšujeme aj seba. Môže vzniknúť DNA udržateľnosti. Vynikajúco to funguje aj v každodennom živote, napríklad pri princípe 5S:
• Seiri (triedenie): Sústreďte sa na skutočne dôležité pracovné zariadenie a odstráňte všetko, čo vás trápi alebo odvádza od skutočnej práce.
• Seiton (systematizovať): usporiadajte svoje veci rozumne (napr. Označovaním priečinkov)
• Seiso (čistota): Vždy udržiavajte svoje pracovisko pekné a čisté!
• Seiketsu (štandardizácia): Urobte poriadok na pracovisku a vyčistite ho stanovením noriem. V ideálnom prípade by ste si na to mali naplánovať každý deň päť minút.
• Shitsuke (sebadisciplína): Spravte zo seba 5 S osobným záujmom, zostaňte na lopte!
Zle optimalizované procesy a nedostatok organizácie pracoviska v kancelárii sú obrovskou stratou času. V dôsledku toho sa stratí viac ako štvrtina denného pracovného času. Zamestnanci strávia 12 dní v roku samotným hľadaním informácií alebo materiálov. Metóda 5S tiež zvyšuje bezpečnosť práce, pretože - podľa japonskej filozofie, ktorá za tým stojí - poriadok a čistota automaticky vedú k väčšej bezpečnosti. 5S samozrejme pomáha aj v súkromnej sfére - stačí myslieť na preplnené oblečenie a skrinky na topánky. Ďalším užitočným nástrojom Kaizen alebo CIP sú 3 Mu:
• Muda (waste): Muda obsahuje 7 základných procesných odpadov: nadprodukcia, zásoby, preprava, čakacie doby, príliš zložité procesy, zbytočný pohyb, chyby
• Muri (preťaženie) zamestnancov alebo strojov
• Mura (odchýlka) od štandardov alebo pravidiel
Sústredenie sa na skutočne dôležité veci, menšiu záťaž - je tu veľa priestoru pre zlepšenie. Či už v práci alebo v každodennom živote: Kaizen je možné použiť takmer kedykoľvek a kdekoľvek - s minimálnym úsilím. Športujte viac, lepšie sa stravujte, naučte sa nový jazyk, optimalizujte svoje financie, redukujte plasty: Každý deň urobte iba jeden malý krok a stane sa z neho nový zvyk. Každý môže dosiahnuť svoje ciele „šetrným“ spôsobom. Kaizen sa nikdy nezastaví. Stačí začať.
Chceli by ste sa dozvedieť viac o tom, ako zákazníci HYPE krok za krokom zvyšujú svoju inovatívnu a konkurenčnú silu pomocou nových nápadov a vylepšení? Stačí si trochu prezrieť naše prípadové štúdie alebo blog o správe nápadov.
Mimochodom: od 13. do 14. novembra sa idea 2019 uskutoční v Bonne, našom veľkom jesennom fóre pre idea manažérov. Stretnite sa s ďalšími odborníkmi a diskutujte o súčasnom vývoji a budúcnosti riadenia nápadov!