Lexoffice Legálne bezpečné ukladanie dokumentov IT kozmopolitné
Moja otázka na podporu spoločnosti Lexoffice (5. mája 2018 o 9:01):
Doteraz som svoje príjmy uložil aj na svojom notebooku. Rád by som si toto ďalšie úsilie v budúcnosti zachránil. Môžem si byť istý, že moje dokumenty budú v Lexoffice k dispozícii aj o 10 rokov a vydrží to aj prípadnú daňovú kontrolu?
Odpoveď z podpory (8. mája 2018 9:24 hod.)
Vďaka lexoffice sú vaše potvrdenia stále zabezpečené aj po upozornení a vždy máte k dispozícii režim čítania, pomocou ktorého k nim môžete získať prístup.
S lexoffice môžete všeobecne skenovať papierové dokumenty vyhovujúce GoBD a potom ich zničiť (náhradné skenovanie).
Je však potrebné vziať do úvahy niekoľko vecí.
1. Vytvorte písomnú procesnú dokumentáciu pre svoje vlastné ukladanie dokumentov
Na ukladanie dokumentov musíte pre svoju spoločnosť vytvoriť písomnú procedurálnu dokumentáciu.
To musí ukazovať, kto vo vašej spoločnosti spracováva ktoré dokumenty a ako. Ďalej musíte opísať kontrolné mechanizmy (napr. Princíp štyroch očí), ktoré používate na zabezpečenie toho, aby skenované dokumenty zodpovedali originálu.
Tip: Arbeitsgemeinschaft für Wirtschaftsverwaltung e.V. poskytuje vzorovú dokumentáciu postupu, ktorú môžete ľahko prispôsobiť svojej vlastnej spoločnosti.
2. Okamžite po naskenovaní dokladu skontrolujte elektronický obrázok
Úplnosť: Zhodujú sa čísla strán pri skenovaní a origináli? Zaznamenáva sa všetok obsah stránky?
Správnosť: Sú všetky čísla a text správne?
Čitateľnosť: je sken ostrý? Je kontrast dostatočný? Sú dôležité informácie o farbe (napr. Červený text pre mínusové množstvá) čitateľné?
3. Okamžite zaznamenajte a zaznamenajte tržby v lexoffice
Po nahraní naskenovaného dokumentu do lexoffice by ste ho mali čo najskôr zaznamenať a čo najskôr si zapísať svoje príjmové doklady - najneskôr pri podaní predbežného daňového priznania k DPH.
4. Originál niektorých dokumentov si musíte vždy uchovať
Potvrdenia o dare, (notársky overené) zmluvy, daňové certifikáty a dokumenty s dôkaznou hodnotou v právnych konaniach musia byť vždy uchované v origináli. Tieto dokumenty môžete samozrejme tiež naskenovať a uložiť ich v lexoffice, aby ste ich mohli kedykoľvek sledovať.
5. Ako užívateľ nesiete zodpovednosť za vedenie účtovníctva a ukladanie dokumentov
Ako užívateľ lexoffice alebo ako právny zástupca svojej spoločnosti ste a zostanete osobou zodpovednou za vaše účtovníctvo a súvisiace zaznamenávanie a archiváciu vašich dokumentov. Spoločnosť lexoffice ani váš daňový poradca vás nemôžu zbaviť tejto zodpovednosti.
Inými slovami, bez ohľadu na to, či používate lexoffice alebo inú technológiu a bez ohľadu na to, aký postup použijete pri organizácii účtovníctva a ukladania dokumentov, ste ako právny zástupca zodpovedný za dodržiavanie právnych požiadaviek na zabezpečenie súladu.
Musíte podrobne splniť tieto požiadavky:
dodržiavanie zásad správneho účtovníctva (§ 239 ods. 4 HGB)
zohľadnenie súvisiacich požiadaviek na bezpečnosť účtovníctva založeného na IT
vysledovateľnosť postupov vedenia účtovníctva a účtovníctva (§ 238 ods. 1 veta druhá HGB)
vysledovateľnosť mapovania jednotlivých obchodných transakcií pri ich vytváraní a spracovaní (§ 238 ods. 1 veta 3 HGB)
súlad s požiadavkami na uchovanie (§ 239 ods. 4, § 257 HGB)