Telefonovanie Správne odpovedanie na hovory v kancelárii -
Tipy na pozdrav
Na prvý dojem neexistuje druhá šanca. Zamerajte svoju plnú pozornosť na rozhovor a buďte priateľskí.
Prosím usmievaj sa
Pred zdvihnutím telefónu sa usmievajte. Vďaka úsmevu je váš hlas prívetivejší.
Nechajte zvonček zvoniť dvakrát
Pred zdvihnutím slúchadla nechajte telefón dvakrát zvoniť. Volajúci neočakáva, že odpoviete okamžite.
Spoločnosť, vaše meno a priezvisko, pozdrav
Najprv uveďte názov svojej spoločnosti, potom svoje meno a priezvisko. Volajúci často nechápe prvých pár slov správne. Pretože konkrétne volá vašu spoločnosť, očakáva, že bude uvedený názov spoločnosti. Uvedenie vášho krstného mena je osobné a prijateľné. Konverzáciu otvoríte „Ahoj!“ Alebo obvyklým pozdravom.
Žiadne prázdne frázy
Na konci pozdravu nepoužívajte prázdne frázy ako „Čo pre vás môžem urobiť?“ To nemá význam a znie to ako ústredňa.
Zlepšite hlas a jazyk
- Posaďte sa a relaxujte, keď hovoríte. Vďaka tomu bude hlas znieť plnšie a hlbšie.
- Počas hovoru pokojne gestikulujte. Volajúci vás nevidí, ale vaša reč bude znieť živšie.
- Keď ste unavení, postavte sa a telefonujte. Takto znie váš hlas živo.
- Hovorte štandardnou nemčinou čo najlepšie. Nárečie nie je problém, ak sa dá dobre pochopiť.
Tipy na rozhovor
Keď sa predstavíte, nechajte hovoriaceho hovoriť. Volajúci sa predstaví a vysvetlí dôvod hovoru. Pozorne počúvajte, pýtajte sa, ak niečomu nerozumiete, a opakujte dôležité informácie.
písať si poznámky
Počas konverzácie si robte poznámky. Vaše poznámky sú správne vytvorené, ak odpovedajú na nasledujúce otázky: Kto volal? O čom to bolo? Čo bolo dohodnuté?
Pamätajte si meno volajúceho
Poznačte si meno aj priezvisko volajúceho. To funguje dobre aj v neskoršej korešpondencii. Ak ste meno nepochopili, použite súčasný čas na otázku: „Ako sa voláš?“ Požiadajte volajúceho, aby vyhláskoval meno, ktoré nie je každodenné.
Akademický titul
Ak má volajúci akademický titul, oslovte ho: „Herr Doktor Hinz“, „Frau Professor Kunz“.
Oslovte volajúceho menom
Oslovte volajúceho menom. Názov však nepoužívajte príliš často, bude sa zdať rušivý. Postačujú dva krát: na začiatku a pri lúčení. Na koniec vety dajte meno: „Zajtra vám pošlem informačný materiál, pán Schuster!“
Pripojte sa
Ak sa pripájate ku kolegovi, dajte volajúcemu meno a priezvisko kolegu, ktorého prepájate. „Teraz vás spojím s Michaelou Klein, našou HR manažérkou“.
Formulujte pozitívne
Vyvarujte sa negatívnych fráz a hovorte to pozitívne. Namiesto výrazu „Bohužiaľ neviem“, radšej „Zistím viac a zavolám vám späť“. Namiesto „Tento týždeň už nie“, radšej „Pravdepodobne budúci týždeň“.
Ukončenie konverzácie
Po ukončení obsahu telefónneho hovoru môžete hovor zdvorilo ukončiť. Máte niekoľko možností:
Zhrnúť
Zhrňte obsah konverzácie znova: „Môžem znova stručne zhrnúť: ...“
Poďakovať
Ďakujem osobe, s ktorou hovoríte, za telefonát: „Ďakujem, že ste sa s nami rozprávali, všetko som si poznačil.“
opýtať sa
Položte uzavretú otázku, na ktorú môže volajúci odpovedať iba áno alebo nie: „Môžeme takto zostať?“
Uistiť sa
Volajúcemu sľúbte, že sa o jeho žiadosť postaráte: „Dobre, vybavím to okamžite!“